Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что работодатель должен возмещать при командировочных расходах». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для обоснования и списания расходов вернувшийся из поездки сотрудник обязан сдать авансовый отчёт по утверждённой в компании форме. К нему прилагаются оригиналы квитанций, билетов и чеков, подтверждающие произведённые траты. На подготовку и сдачу отчёта отводится 3 рабочих дня.
Суточные и авансовые платежи
Сумма суточных считается по формуле:
ЛС х КДК
- ЛС — установленный лимит суточных,
- КДК — количество дней командировки.
Расходы на проезд определяются исходя из стоимости билетов туда и обратно. Можно приобрести их заранее, тогда в заявку на аванс включается их фактическая стоимость. Если используется транспортное средство предприятия или личный автомобиль сотрудника, считается пробег туда — обратно и перемножается на норму расхода ГСМ.
Лимит стоимости проживания в командировках определяется отдельным приказом по предприятию. Он может варьироваться в зависимости от должности командируемого и места командировки. Например:
- 2500 рублей в день для специалистов во всех городах РФ кроме Москвы и Санкт-Петербурга, и 3000 рублей в день для специалистов при проживании в Москве и в Санкт-Петербурге;
- 3000 рублей и 4000 рублей соответственно — для руководителей.
Сумма превышения может быть компенсирована (с учётом удержания НДФЛ и страховых взносов).
В командировочных расходах счёт бухгалтерского учёта на аванс и суточные используется один и тот же — 71:
- Дт 71 — Кт 51 если аванс перечислен на карту сотрудника;
- Дт 71 — Кт 50 если деньги получены наличными из кассы.
В период командировки работнику продолжает начисляться средняя заработная плата, рассчитанная за предыдущие 12 месяцев. Если в это время попадаются выходные или праздничные дни, они рассчитываются по двойной тарифной ставке. Другой вариант (если есть договорённость с работодателем) — оплатить стандартный тариф, но предоставить дополнительные дни отгула после командировки.
Командировочные расходы и зарплата — какой счёт использовать? Начисление заработной платы, удержание НДФЛ и начисление страховых взносов происходит по стандартным проводкам:
- Дт 20 (23, 25, 26, 08, 44, 91) — Кт 70 начислена зарплата;
- Дт 70 — Кт 51 перечислена зарплата;
- Дт 70 — Кт 68 удержан НДФЛ;
- Дт 68 — Кт 51 перечислен НДФЛ;
- Дт 20 (23, 25, 26, 08, 44, 91) — Кт 69 начислены страховые взносы;
- Дт 69 — Кт 51 перечислены страховые взносы.
Учет расходов на командировки за границей
Учет расходов по загранкомандировкам имеет свои особенности:
- лимит суточных по командировкам заграницу составляет: 700 руб. при перемещении по территории РФ и 2 500 руб. – при пересечении границы России;
- суточные, выданные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему в день выдачи средств сотруднику;
- если суточные выданы в рублях, а расходы произведены в валюте, они пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на день покупки валюты. Если документ о покупке валюты утерян, берется курс, действовавший на день выдачи сотруднику аванса;
- остаток аванса, возвращенный в кассу, пересчитывается в рубли на дату возврата средств;
- перерасход, оплаченный в валюте, возмещается сотруднику в рублях с пересчетом на дату утверждения авансового отчета;
- если первичные документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский;
- часть суточных, превышающая лимит, для целей уплаты НДФЛ должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.
Изменения по командировочным с 2020 года
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.
Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.
Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.
Командировки за границы России положено оплачивать в повышенном размере. Лимиты на 2020 год отсутствуют. Единственное ограничение — лимит в части налогообложения суточных. Статья 217 НК РФ устанавливает норму в 2500 рублей в сутки. Но работодатель вправе выплачивать больше, в зависимости от финансовых возможностей учреждения.
Если в организации утвержден больший лимит, например 3000 рублей в сутки, то с разницы в 500 рублей (3000 — 2500) необходимо удержать НДФЛ в размере 13 %, а также начислить страховые взносы по действующим тарифам.
Допустимо предусмотреть лимиты отдельно для каждой страны пребывания. Например, отдельно для поездок в Европу, страны СНГ, Азии, Америки. Например, ограничения действуют для федеральных бюджетников (Постановление Правительства № 812).
Учитывайте следующие нюансы:
- день пребывания в иностранное государство должен быть оплачен по норме, утвержденной для заграничных поездок;
- день возвращения в Россию оплатите по норме для поездок по России.
Размер выплат за командировку за границу
В этом случае предельный размер, не облагаемый налогом, составляет 2500 рублей за один день.
Важно! Если для командировки за границу требуется оформление визы, оплата сборов, оформление дополнительных документов, эти расходы тоже берет на себя компания. Они засчитываются как командировочные.
Какие дни обязан оплачивать работодатель
Отправляя сотрудника в командировку, работодатель оплачивает:
- Все дни, проведенные в рабочей поездке.
- Выходные, которые выпадают на период командировки.
- Государственные праздники, которые выпадают на период командировки.
- Дни, которые (пусть даже частично) были потрачены на дорогу к месту командировки.
Как оплачивают суточные при однодневных командировках
Для начала стоит отметить, что суточной считается командировка, которая целиком от отправления до прибытия укладывается в один день. Если работник уезжает из города проживания, например, в 23:55, а возвращается в следующие календарные сутки, такая командировка уже считается двухдневной. Перестанет быть однодневной и командировка, которая была продлена по необходимости и после согласования с руководством. Если работник задерживается, то и оплату он получит за большее количество дней.
Если же удается уложиться в сутки, такая командировка считается однодневной. Она оплачивается не так, как остальные рабочие дни в месяце (по окладу), а по среднему заработку. Если же эта командировка выпадает на выходной или праздник, требуется либо оплатить ее в двойном размере, либо предоставить сотруднику отгул.
Что же касается командировочных и суточных, то проживание в однодневной командировке не оплачивается (так как нет нужды снимать гостиницу), компенсируются расходы на проезд и иные расходы, которые нужны для выполнения обязанностей. Суточные при однодневной командировке по России не выплачиваются, а если нужно уехать за границу, то выплачиваются 50% от установленной в компании суммы для заграничных поездок сотрудников.
Работнику могут быть компенсированы «иные расходы» (ст. 168 ТК РФ). Под ними подразумеваются, например:
- расходы на мобильную связь;
- расходы на парковку, если работник едет в командировку на личном транспорте;
- расходы на хранение багажа в камерах хранения на вокзалах или в аэропортах.
Как списание командировочных расходов с подотчетных лиц учитывается на счетах
После окончания командировки сотрудник отчитывается за полученные подотчетные суммы. Для этого он составляет авансовый отчет либо другой документ, самостоятельно доработанный и утвержденный в учетной политике.
С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно. Прежнее требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.
Все об авансовых отчетах прочитайте в статье «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».
При наличии неиспользованного остатка командировочных сумм остаток следует вернуть в кассу и отразить записью Дт 50 Кт 71.
Неизрасходованный остаток можно перевести с карты сотрудника на расчетный счет организации: Дт 51 Кт 71.
Возврат остатка на специальный карточный счет отражается проводкой Дт 55 Кт 71.
Списание командировочных расходов может происходить следующим образом:
- Дт 08 (10, 41…) Кт 71 — приобретены внеоборотные средства, ТМЦ;
- Дт 19 Кт 71 — отражена сумма входного НДС;
- Дт 20 (23, 26…) Кт 71 — расходы отнесены на себестоимость продукции (услуг, работ);
- Дт 44 Кт 71 — расходы признаны коммерческими расходами или расходами по основной деятельности торговой организации;
- Дт 91 Кт 71 — утверждены и списаны непроизводственные расходы.
Более подробно эту тему вы можете изучить в статье «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».
Как учесть командировочные расходы при УСН, узнайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.
Отражение расчетов по загранкомандировкам
Расчеты по оплате и возмещению расходов работника, связанных с командировкой за пределы РФ, в том числе выплата аванса и погашение неизрасходованных средств, могут осуществляться в иностранной валюте (п. 16 Положения о командировках, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).
Порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов и расчетов с работником, связанных с зарубежными командировками, зависит от валюты, в которой выдавался аванс на командировку, и от наличия документов, подтверждающих конвертацию валюты.
На практике возможны следующие варианты выдачи аванса работнику:
-
аванс выдан в иностранной валюте (наличными или путем перечисления денежных средств на личную банковскую карту работника в валюте);
-
выдана корпоративная банковская карта в валюте;
-
аванс выдан в рублях (наличными или перечислением денежных средств на личную банковскую карту работника);
-
выдана корпоративная банковская карта в рублях.
Состав командировочных расходов
Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан оплатить работнику связанные с этим расходы, а именно:
— выплатить заработную плату за все время командировки (т.е. оплатить все рабочие дни, когда сотрудник находился в командировке и в пути);
— оплатить проезд к месту прибытия и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров);
— оплатить расходы работника на жилье (стоимость гостиничного номера или аренды квартиры);
— оплатить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути. Исключение составляет случай, когда у работника однодневная командировка или у работника есть возможность возвращаться домой ежедневно);
— компенсировать дополнительные расходы, которые командированный сотрудник произвел по согласованию с руководством.
Например, стоимость участия в деловых мероприятиях (представительские расходы), добровольного личного страхования на время командировки, аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах, стоимость проезда на аэроэкспрессе и такси, расходов на оформление визы при загранкомандировках.
Если все эти расходы подтверждены документами, их можно учесть при исчислении налога на прибыль и налога при УСН.
Учет командировочных расходов для целей налогообложения
|
Виды командировочных расходов |
Для целей налогообложения |
|
|
НДФЛ |
Налог на прибыль |
|
|
Суточные |
Принимаются в размере не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке в пределах РФ и не более 2 500 руб. за каждый нахождения в заграничной командировке |
Принимаются в полном размере, утвержденном коллективным договором или локальным нормативным актом |
|
Расходы по найму жилого помещения |
При отсутствии документального подтверждения расходов по найму жилья принимаются в размере не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке в пределах РФ и не более 2 500 руб. за каждый нахождения в заграничной командировке |
Принимаются в полном размере фактически произведенных и документально подтвержденных затрат |
Определение в соответствии с законодательством
Понятие командировки установлено в ст. 166 ТК РФ. Согласно ему, это поездка в отличное от основной работы место для выполнения различных служебных задач.
Если работа сотрудника носит разъездной характер или по ней он постоянно находится в пути, то такая поездка не считается командировкой.
В ст. 168 этого же законодательного акта приведены виды расходов, которые обязан компенсировать наниматель.
Важно! За сотрудником сохраняется на время служебной поездки рабочее место, а также и средняя заработная плата.
К числу расходов, подлежащих компенсации, относятся:
| Расходы на проживание | Сотрудник во время поездки может жить в гостинице или на съемной квартире в соответствии с регламентом работодателя |
| Расходы на транспорт | Наниматель может установить в локальных нормативных актах точный перечень видов транспорта, траты на поездки на котором будут компенсироваться человеку |
| Дополнительные траты на себя лично, связанные с проживание не по месту постоянного жительства | Выплата компенсации за данную категорию расходов и называется суточными |
| Иные расходы | Согласованные и разрешенные нанимателем |
Положены ли выходные после командировки
4 Постановления 749. Приказ об отгуле Когда план проведения мероприятий в командировке заранее известен, получено согласие работника на сверхурочную работу и его письменное пожелание о форме компенсации такого труда (отдых или двойная среднедневная ставка), приказ о направлении в служебную поездку составляется уже с учетом даты отгула за работу в командировке. Если все произошло не по предварительной схеме, то, после возвращения специалиста, издается приказ о компенсации труда сверх месячной нормы лишними днями отдыха. Особенности работы в командировках для женщин Трудовой кодекс хоть и запрещает дискриминацию работников по половому признаку, все же выделяет дам с особыми потребностями в отдельную группу.
Правило действует, если человек фактически работал. ТК РФ ТК РФ не содержит понятие «отгул». На практике под определением понимают время, которое предоставляется гражданину для отдыха за ранее отработанный промежуток времени. В статье 167 ТК РФ описывается ситуация, когда выходной день совпадает с периодом нахождения в служебной поездке.
Рекомендуем прочесть: Ндс 2020 при переуступке прав требования
Что гарантирует закон при направлении сотрудника в командировку?
Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом если постоянная работа сотрудников осуществляется в пути или имеет разъездной характер, то их служебные поездки не признаются служебными командировками (ст. 166 ТК РФ).
Согласно статьям 167, 168 ТК РФ работникам, направляемым в служебную командировку, предоставляются следующие гарантии:
- сохранение места работы (должности);
- среднего заработка;
- возмещение расходов по проезду;
- возмещение расходов по найму жилого помещения;
- возмещение дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- возмещение иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.