Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Предусмотреть детали: на каких документах стоит ставить апостиль при переезде». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Апостиль — это форма подтверждения, что некий документ — законный и действующий, а не просто бумажка.
Проще всего понять, что это и как работает, на примере. В разных странах документы, которые выдаются на ребёнка, выглядят по-разному. Если приехать в другое государство с российским свидетельством о рождении, у местных чиновников могут возникнуть вопросы: это вообще легальный документ? у вас в стране правда такие выдают или вы его распечатали на цветном принтере? Но бумагу можно апостилировать — поставить на неё стандартизированный штамп, в котором официальное ведомство укажет: да, это легальный документ, мы такие и выдаём. Тогда чиновник за границей уже воспримет бумагу всерьёз.
Правда, есть нюанс: апостилированные документы признают не во всех странах, а только в тех, которые присоединились к Гаагской конвенции. С другой стороны, список государств, где апостиль работает, немаленький. Так что имеет смысл задуматься, не поставить ли вам нужные штампы на ваши бумаги.
Причём, возможно, сделать это стоит, даже если вы никуда не собираетесь. Апостильный штамп не имеет срока годности, а потому это одноразовое мероприятие. Так что есть смысл разобраться с бумагами прямо сейчас, чтобы было проще, если всё же надумаете переехать. При этом важно понимать: хотя апостиль и ставится бессрочно, сам документ, на который он нанесён, может потерять юридическую значимость. Например, если апостилировать свидетельство о браке и развестись, то потребуется апостилировать уже свидетельство о разводе.
Как выглядит апостиль, можно посмотреть в соответствующем нормативном документеКонвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов. Шаблон штампа будет в самом конце. Заполняют его на русском языкеФедеральный закон от 28 ноября 2015 года № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации», хотя могут также сделать это на английском и/или французском (но вряд ли будут).
Единого места, где можно было бы поставить штамп, нет. Обращаться нужно в ведомство, которое выдавало документ. Вот где ставят апостили на самые распространённые документы.
На свидетельства о рождении, смерти, заключении брака, разводе
В загсе. Причём в отношении них буквально работает правило «где свидетельство получали, туда и идите». Впрочем, ехать в регион, где вам выдали бумагу, необязательно. Можно просто «потерять» старое свидетельство и обратиться за выдачей нового по месту пребывания. А потом уже его отдать на апостиль. С загсом может быть удобнее иметь дело не напрямую, а через МФЦ.
На документы об образовании
Этим занимается орган, отвечающий за образование. Так, в Москве это департамент образования и науки, в Петербурге — комитет по науке и высшей школе. При этом уточните: иногда заявление ведомство готово принять онлайн. Специалисты рассмотрят его, потом уже нужно будет отнести диплом, а после забрать его со штампом.
На справку о несудимости
Этим занимаются органы МВД. Обратиться в них можно лично или через МФЦ. Также справку уже с апостилем можно заказать через «Госуслуги» и потом забрать её бумажную версию.
На остальные документы
Принцип в целом ясен: какое ведомство выдало документ, то его и апостилирует. Если речь идёт о других бумагах — например, о нотариально заверенном переводе, то обращаться нужно в территориальный орган Минюста.
Для каких документов нужен апостиль
Апостиль ставят на оригинале документа или на его нотариальной копии. При выборе варианта заверения учитывайте требования получателя в стране назначения.
Документы, для которых потребуется апостиль:
- справка об отсутствии судимости;
- свидетельство о рождении;
- документы об образовании (аттестаты, дипломы);
- документы о браке или разводе;
- выписки из ЕГРЮЛ;
- нотариальные документы;
- судебные акты и решения;
- судебные переводы;
- документы, выданные исполнительными органами власти;
- иные документы государственного значения.
Какие сведения содержит апостиль
Апостилирование оригинала документа или копии возможно только для стран, подписавших в октябре 1961 года Гаагскую конвенцию об использовании апостиля (Apostile) – специального штампа единого размера, подтверждающего юридическую силу документов, выданных в иной стране.
Требования легализации важных свидетельств и справок при помощи апостилирования регламентируются Конвенцией. Согласно требованиям, штамп должен содержать в себе:
-
Наименование государства, в котором проводится процедура.
-
Число, месяц, год совершения операции.
-
Наименование города, в котором осуществляется удостоверение.
-
Название ведомства, осуществляющего проставление апостиля на документах.
-
Фамилия и инициалы должностного лица, осуществляющего процедуру.
-
Должность, которую занимает ответственное лицо.
-
Полное наименование органа, скрепившего справки печатью перед удостоверением штампом Apostile.
-
Номер операции.
-
Подпись человека, являющегося ответственным лицом.
-
Печать организации.
Причины отказа в проставлении апостиля
Не во всех случаях ведомства проставляют штамп Apostile. Организация имеет право отказать в предоставлении услуги, если:
-
Бланк заполнен или оформлен неверно.
-
Предоставлен неполный пакет документов, запрашиваемый ведомством.
-
Принимающее государство не признает легализацию документов способом апостилирования.
-
Гражданин обратился не в ту инстанцию.
-
На бланке отсутствует дата, подпись или печать лица или органа, выдавшего бумагу.
-
Свидетельство/справка/сертификат не подлежит вывозу за пределы государства.
-
Бумага подписана неуполномоченным лицом.
-
Предоставляется оригинал паспорта, военного/профсоюзного билетов, трудовой книжки, пенсионного удостоверения, водительских прав.
-
Документ сильно потрепан, присутствуют опечатки, исправления.
-
Бумага может раскрыть государственную тайну.
-
Документ дипломатический или консульский.
-
На медицинской справке присутствуют треугольные печати.
-
Бумаги содержат в себе таможенные/коммерческие операции.
На каких документах проставляется апостиль
К документам, на которых может проставляться апостиль, относятся:
-
справки о наличии или отсутствии судимости;
-
справки наличие ли отсутствие уголовного преследования;
-
архивные документы МВД РФ или ОВД РФ;
-
официальные архивные документы о военной службе;
-
документы в иностранные государства, выданные органами прокуратуры;
-
архивные справки и иные документы, выданные Федеральным архивным агентством;
-
официальные документы, подтверждающие факт государственной регистрации актов гражданского состояния;
-
документы об образовании.
Что понимают под апостилированной доверенностью
Это документ, который выдается одному лицу с целью предоставления полномочий от имени другого лица. На основании данной бумаги представитель от имени своего доверителя имеет право без него заключать всевозможные сделки, совершать разные действия, которые по закону предполагают личное участие доверителя.
Если человек выезжает за границу, документы необходимо заверить. Для этого и нужна печать апостиля на доверенности. Его обычно ставят в следующих вариантах:
- на оригинале документа;
- на переводе документа (нужно заверить у нотариуса и подшить к оригиналу);
- на копии документа (заверяется у юриста).
В зависимости от документа, его проставляют в разных учреждениях. Мы поможем с получением апостилированной доверенности в:
- Министерстве юстиции (цена 3500 руб./документ, если срочно – 9500 руб./документ);
- Министерстве образования (5500 руб./док.);
- Министерстве внутренних дел (3500 руб./док.).
Апостилирование проводится в несколько этапов:
| Перевод | Требуется обратиться к специалистам, которые имеют дипломы, сертификаты, подтверждающие переводческую деятельность. Данное требование прописано на законодательном уровне. |
|---|---|
| Заверение у нотариуса | Сотрудник нотариальной конторы должен подтвердить, что переводчик официально имеет квалификацию. Также удостоверяется подлинность его подписи. |
| Постановка апостиля на доверенность | Подтверждение легальности документации проводится органами Министерства юстиции РФ. Для проставления отметки нужно обратиться в Главное управление, расположенное в месте расположения организации, а также составления доверенности. Например, при оформлении бумаги в Краснодарском крае, в Санкт-Петербурге заверить ее не удастся. |
Понятие легализации документации
Легализация документов дает возможность подтвердить, что бумаги, имеющиеся у россиянина, являются законными, поэтому могут использоваться при взаимодействии с представителями других стран. Она может быть упрощенной или консульской.
Упрощенный вариант используется при посещении государств, присоединившихся к конвенции об Апостиле. Если же приходится посещать страны, которые отказались от использования апостилирования, то оформляется консульская легализация, для чего приходится обращаться в несколько государственных инстанций, представленных консульством, МИД и Минюстом. Апостиль документов можно оформить в одной вышеуказанной организации или других учреждениях, обладающих соответствующими полномочиями.
Понятие апостилирования
Основное его предназначение заключается в возможности использования российской документации в других странах, так как после этого процесса бумаги приобретают юридическую значимость. Без заверения документы, например, аттестаты, не обладают юридической силой, поэтому отсутствует возможность для трудоустройства или взаимодействия с партнерами по бизнесу.
Наличие апостиля на документе подтверждает, что бумага действительно существует, а также обладает юридической значимостью.
Упрощенно апостиль – это уникальная форма заполнения документации, которая подтверждает ее законность. Она принята между разными странами, а также предназначена для упрощения оформления документации. Она используется при вывозе какой-либо бумаги в иную страну.
Как заверить документы для стран, которые не признают апостиль
Некоторые государства не присоединились к конвенции в Гааге. В их числе, например, Китай. Документы для неподписантов нужно заверить через консульство или посольство соответствующей страны.
Второе, что необходимо уточнить до передачи документов, это нет ли между указанной страной и РФ дополнительного соглашения, которое отменяет эту необходимость.
Рассмотрим порядок легализации документа для страны, не принимающей апостиль, на примере Китая. Для этого необходимо пройти следующие шаги:
Данная процедура занимает около двух недель.
Для легализации документа, полученного в Китае, на территории России так же потребуется пройти аналогичную процедуру. Легализовать можно дипломы об образовании, справки об отсутствии судимости, брачные свидетельства и пр.
Для легализации документ нужно перевести на русский, заверить его нотариально и передать в Отдел легализации Канцелярии иностранных дел (КИД) КНР. Затем этот документ нужно принести с печатью КИД в Генконсульство.
Документы от юрлица подаются либо его законным представителем, либо по нотариально заверенной доверенности. Документы физлица принимаются непосредственно от владельца либо от посредника с нотариальной доверенностью.
На каком языке составляется
Жестких требований на этот счет нет. Допускается использование как официальных языков Конвенции (английского и французского), так и оригинального языка страны-подписанта. Как правило, составляется на языке подписанта и дублируется на одном из языков Конвенции).
Лишь одно должно оставаться неизменным на апостиле любой из 135 стран — язык заголовка. Допускается только французский вариант написания: «APOSTILLE (CONVENTION DE LA HAYE DU 5 OCTOBRE 1961)»
Где проставляется:
В РФ док-ты апостилируются в таких госструктурах, как:
? Минюст РФ: на документы, выданные госорганами федерального уровня, нотариально заверенные документы, нотариальные копии, переводы;
? его подразделения: на документы, выданные в регионах;
? ЗАГС: на оригиналы актов гражданского состояния;
? Минобороны: на док-ты, касаемые воинской служб.;
? Рособрнадзор: на док-ты гособразца об образовании, учен. степенях и т.п.;
? Росархиве: на справки из архивов.
За каждый апостилированный документ выплачивается госпошлина. На сегодня она составляет 2, 5 тыс. рублей. Причем она выплачивается до оказания услуги.
Чтобы не нести лишние финансовые расходы, рекомендуется заранее уточнить в иностранном учреждении, куда требуется предоставить документы, что именно необходимо апостилировать: оригинал, копию или перевод. Порой достаточно лишь одного документа из списка.
По закону услуга апостилирования оказывается в течение 5 дней. В случае необходимости (дополнительная проверка, уточнение деталей), срок может быть продлен до месяца.
Как выглядит апостиль
Апостиль проставляют либо на самом документе (в конце текста, на свободном от него месте или на оборотной стороне), либо на отдельном листе, который затем скрепляют с первоначальным документом.
Разрешается составлять апостиль на официальном языке выдающего органа (в случае РФ это русский язык), а отдельные пункты могут быть изложены на втором языке (чаще это английский или французский).
“
Заголовок Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961) обязательно должен быть написан на французском языке без изменений.
Также апостиль должен соответствовать образцу, который приложен к Конвенции. Согласно документу, апостиль имеет форму квадрата со стороной минимум 9 см.
В какие организации можно обратиться, чтобы легализовать документы?
В России апостиль на документы можно проставить в следующих госорганах:
- Министерство юстиции РФ легализует документы, выданные госорганами федерального значения, нотариально удостоверенные документы, нотариальные копии и переводы.
- Структурные подразделения Минюста в субъектах Федерации смогут проставить апостиль на документах, выданных в регионах, местными органами власти, нотариусами.
- Органы ЗАГС уполномочены ставить апостиль-штампы на оригиналы актов гражданского состояния, такие как свидетельство о рождении, смерти, браке и т. п.
- Минобороны РФ уполномочено легализировать документы, касающиеся воинской службы.
- Рособрнадзор проставит апостиль на документы гособразца об образовании, ученых степенях и т. п.
- На архивные справки и выписки апостиль уполномочен ставить Росархив и его структурные подразделения на местах.
Нужно иметь в виду, что документы, выданные в России, могут быть апостилированы только в России. Для того чтобы проставить апостиль на документ иностранного государства, придется ехать в страну, выдавшую его. Консульства и посольства полномочиями ставить апостили не наделены.
От чего зависит: оригинал или копия?
Во-первых, есть список документов, которые можно апостилировать только в копии (см. следующий пункт). Если же документ допустимо апостилировать и в подлиннике, и в копии, то надо исходить из требований той организации, куда вы будете сдавать документы. В разных странах и даже в разных организациях одной и той же страны могут действовать разные правила. Где-то они строгие (нужно предоставлять только подлинники с апостилем), где-то более лояльные — подойдут и копии. Актуальные требования надо уточнять самостоятельно. Нежелательно искать такую информацию где-то на форумах в Интернете — условия могли измениться.
Если правила нестрогие и допускается ставить апостиль и на оригинале, и на нотариальной копии, можно сделать выбор исходя из плюсов каждого способа (см. ниже).
Представьте, что вы собрались уехать за границу, чтобы найти высокооплачиваемую работу. Собираете пакет документов: свидетельство о рождении, диплом о высшем образовании, справку об отсутствии судимости. Однако этого недостаточно.
Как работодатель и власти из другого государства поймут, что вы показываете им настоящие документы, а не подписанные непонятно кем бумажки?
Раньше выезжающим за границу требовалось проходить через сложную процедуру – консульскую легализацию. Бегать по четырём инстанциям:
- Нотариальная контора.
- Минюст.
- МИД.
- Консульское учреждение.
И только после проставления отметок всех должностных лиц документ считался заверенным надлежащим образом и признавался за границей. В 1961 году европейские страны решили облегчить жизнь своим гражданам и придумали новую форму легализации – апостИль (ударение на слог «И»).
Апостиль – это штамп, подтверждающий законность документа на территории государств, которые присоединились к Гаагской конвенции. Он имеет форму квадрата с минимальным размером 9*9 см и включает 10 пунктов.
В компетентных органах России Апостиль не потребуют на документах, выданных в странах, отмеченными (**).
В компетентных органах России Апостиль не потребуют на документах, выданных в странах, отмеченными (*), при условии, если Вы предоставите экспертное юридическое заключение, подтверждающее, что такие документы юридически действительны.
Не смотря на то, что между РФ и странами (*) существует международный договор о правовой помощи по гражданским, уголовным и семейным делам, отменяющий Апостиль, в некоторых странах его наличие все-таки требуется.
Это связано с тем, что нотариусы, банки и государственные органы не знают и не обязаны знать внутреннего права этих стран. Но, если Вы предоставите юридическое заключение авторитетной юридической фирмы о правильном оформлении Ваших документов, то Апостиль от Вас не потребуют.
Если Вы решили переехать на постоянное место жительства в другую страну, то Вам может понадобиться поставить штамп Апостиль на оригинал свидетельства о рождении, свидетельства о заключении брака, свидетельства о расторжении брака, оригинал свидетельства об перемене имени и т.д.
Это нужно, чтобы в любой момент в стране проживания Вы смогли без всяких проблем сделать нотариальную копию документа и не возвращаться в Россию, чтобы вновь эту копию апостилировать.
На данный момент наше бюро переводов проставляет Апостиль на оригинал свидетельств о рождении, свидетельств о заключении брака и других свидетельств, выданных органами ЗАГСа города Москвы и Московской области. Оригиналы возвращаются Вам с уже поставленным на них Апостилем.
Если нет необходимости в проставлении Апостиля на оригинале документа, то можно его поставить на нотариальную копию.
К сожалению, если ваше свидетельство ЗАГС выдано в другом регионе (не в Москве или Московской области), то апостилировать оригинал этого документа можно только там.