Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить карточку образцов подписей». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Главная цель, для чего нужна карточка, заключается в следующем. При подаче документов в банк на открытие расчётного счёта предприятие таким образом представляет, как выглядит подпись руководителя фирмы, а также представителя компании, принимающего участие в процедуре открытия счёта и оттиска печати. Это необходимо с целью предотвращения нецелевого использования реквизитов фирмы, а также во избежание открытия «левых» счетов лицами, не имеющими для этого полномочий.
Целевое использование
В целом, такая карточка дополнительный уровень защиты финансовой организации от мошенничества и от хищения денежных активов. Что же ожидает сами предприятия. При дальнейшей попытке обналичить деньги или осуществить электронный перевод средств с оформленного расчётного счёта, фирма должна представить распоряжение директора предприятия с подписью и печатью, которые должны точь-в-точь совпадать с реквизитами указанными в карточке. При неточности или наличии сомнений в подлинности подписи/печати представитель банка имеет законное право попросить оформить повторное распоряжение.
Личная подпись, а также оттиск печати должны быть четкими и разборчивыми.
Что нужно учесть для правильного составления карточки
Если КОП составляется рукописно, то заполнять поля формы нужно ручкой с чернилами черного или синего цвета (допускается фиолетовый цвет). Если бланк заполняется на компьютере, то следует использовать черный шрифт соответствующего размера.
Подпись клиент должен поставить собственноручно. При обслуживании лицевого счета юридического лица есть несколько уровней подписей. Например, руководитель и его официальный представитель обладает правом первой подписи; бухгалтер, по распоряжению руководителя, имеет право второй подписи. Возможны варианты, когда право подписи есть у учредителей лица (организации), либо когда право второй подписи отсутствует (например, если клиент является индивидуальным предпринимателем, и все рабочие функции сосредоточены на нем).
Подпись ставится в присутствии третьего лица, который удостоверит ее действительность. В его роли может быть нотариус или лицо, которое уполномочено банком.
Для чего нужна карточка с образцами подписей и оттиска печати
Развитие системы безналичных расчетов и требования законодательства делают невозможной работу без банковских счетов. Их открытие и закрытие подчиняется правилам, установленным Банка России в Инструкции от 30.05.2014 № 153-И (действует редакция от 24.12.2018).
Для открытия счета предприятия и ИП представляют в кредитную организацию (п. 4.1 Инструкции № 153-И):
- учредительные документы;
- карточку с образцами подписей и оттиска печати;
- документы, подтверждающие полномочия лиц, указанных в карточке и др.
Если возникло подозрение, что подпись на документе поддельная, то назначается почерковедческая экспертиза. В случае положительного результата (подпись признана поддельной) виновникам грозит уголовная ответственность. И это независимо от того принял ли работник решение о подделке самостоятельно, или сделал это по указанию директора. Последствия могут быть такие:
- Если подделавший подпись сотрудник извлек из этого личную выгоду, то может быть мошенничеством.
- Если нет, то ему грозят судебные разбирательства за подделку документов.
- Если это сделано по указанию или с ведома руководства, то суд грозит и директору.
- Документы с подделанной подписью будут считаться недействительны, а все сделки, в которых они фигурировали должны быть аннулированы.
Правила по оформлению
Карточку можно заполнять на компьютере (если банк готов предоставить ее в электронном формате) или от руки шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цвета (но, ни в коем случае не карандашом).
Подпись должна быть только оригинальной, применение факсимильной подписи (т.е. отпечатанной каким-либо способом) строго запрещено. Также недопустимы помарки, неточности и какие-либо исправления.
Если оплошность при заполнении карточки все же была допущена, испорченный бланк следует уничтожить, и заполнить новый. Количество необходимых экземпляров карточки каждый банк устанавливает на свое усмотрение.
Важное условие: при постановке подписей должен присутствовать либо представитель банка, либо нотариус.
Заполняется ли карточка подписей на каждый открытый расчетный счет
Для компаний, у которых открыты несколько счетов в разных банках, потребуется отдельная копия карточки с образцами подписей и оттиска печати, заверенная по всем правилам. В документах для разных кредитных организаций допускается указывать разных уполномоченных лиц, если это необходимо и предусмотрено локальными актами.
При открытии нескольких счетов в одной кредитной организации чаще всего обходятся одним общим документом, но допустимо оформить отдельный для операций по каждому счету — все зависит от требований банка.
Если требуется образец карточки с образцами подписей для контрагента, его оформляют отдельно или запрашивают в кредитной организации копию. Сотрудники и их автографы в таком документе чаще всего отличаются от банковских, так как с кредитными организациями взаимодействуют руководители, бухгалтеры и кассиры, а с контрагентами — снабженцы, менеджеры, логисты и другие уполномоченные работники.
Каков порядок заполнения карточки
- Клиент заполняет строку «Владелец счета», если он физическое лицо свои Ф.И.О., дату рождения, вид деятельности, если юридическое лицо – наименование организации в соответствии с учредительными документами.
- В строке «Место нахождения (место жительства)» юр. лицо указывает адрес организации, физ. лицо – адрес своей фирмы или домашний адрес.
- Указывается контактный телефон (возможно несколько).
- Далее в строке «Банк» прописывается название банка, «Отметки банка» и «Прочие отметки» клиентом не заполняются.
- На оборотной стороне формы указываются название, реквизиты клиента, номер банковского счета (для банка).
- В конце клиент проставляет свою подпись, дату заполнения карточки и образец оттиска печати (если есть).
Скачать бланк формы КОП, действительной в 2017 году, можно ниже.
Банковские и финансовые учреждения стараются обеспечивать полную сохранность финансовых средств своих клиентов, и карточка с подписями и печатью является подтверждением этого. В соответствии с ней, утвержденное законодательно, в том числе Порядком 24н, каждое лицо может быть уверенным в том, что его средства или средства его фирмы находятся под полной банковской защитой.
Обязательно ли ставить оттиск печати
Применение печатей и штампов – ранее обязательное условие работы юридических лиц в Российской Федерации. При помощи штемпельных изделий предприятия и организации обязаны были визировать все свои основные документы, в том числе подаваемые в различные государственные структуры и банковские учреждения.
Что касается индивидуальных предпринимателей, то они всегда имели право выбора на предмет того, использовать в работе печати и штампы или отказаться от них. Если принималось решение «за», печать следовало регистрировать в определенном порядке.
На сегодняшний день положения закона касаемо ИП не особо изменились.
А юридические лица (т.е. предприятия и организации в статусе ООО, ОАО, ЗАО) с 2021 года на уровне законодательства освобождены от требования использовать в своей работе различные штемпели и клише.
Иными словами, обязанность к их применению возникает только в тех случаях, если это прописано во внутренних нормативно-правовых актах компании.
Как сделать копию карточки образцов для контрагента?
В некоторых ситуациях свой образец карточки с образцами подписей нужен для контрагента. В этом случае владелец счета может:
- обратиться в обслуживающую кредитную организацию — копия банковской карточки с образцами подписей будет изготовлена банком и удостоверена в надлежащем порядке. Такая копия должна быть заверена подписью главного бухгалтера банка (или его заместителем) или иным сотрудником, имеющим соответствующие полномочия (п. 7.3 Инструкции № 153-И);
- обратиться в обслуживающий банк для изготовления дополнительных экземпляров КОП. Их число не ограничено, Инструкция №153-И прямо указывает на возможность использования несколько экземпляров этого документа.
Если контрагенту не нужна копия КОП именно из банка, ему может быть представлена карточка образцов, подписи и печать в которой удостоверены нотариусом, — эта карточка точно также, как и банковская, послужит для целей сравнения подписей и печати.
Карточка с образцами подписей и оттиска печати: пример заполнения
Рассмотрим последовательно все поля документа. Поле «Владелец счета» должно быть заполнено в строгом соответствии с учредительными документами компании. Если счет открывается для филиала или обособленного подразделения, то наименование нужно указать через запятую после основного названия.
Если клиентом является физлицо, то вписывается Ф.И.О. и дата рождения. Если клиент — ИП, то после указания Ф.И.О. и даты рождения нужно обязательно написать: «индивидуальный предприниматель». Если речь идет о лице, занятом в частной практике, то после Ф.И.О. и даты рождения нужно вписать род деятельности (например, адвокат).
Поле «Место нахождения». Организация здесь вписывает свой юридический адрес, физические лица и ИП указывают место регистрации в соответствии с паспортом.
В поле «Номер телефона» можно указать несколько номеров для связи с представителями организации.
Поле «Банк» должно содержать полное название финансовой организации, в которой открыт расчетный счет.
Поле «Отметка банка» заполняется уполномоченными сотрудниками кредитной организации, клиент здесь ничего не должен записывать.
Перечень документов, предоставляемых для замены карточек с образцами подписей и оттиска печати
ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, предоставляемых для замены карточек с образцами подписей и оттиска печати
1.
карточки с образцами подписей и оттиска печати подлежат замене в следующих случаях:
1.1. Для юридических лиц:
1.1.1. в случае изменения организационно-правовой формы или наименования;
1.1.2. в случае изменения (утери) печати;
1.1.3. в случае изменения ФИО лиц, указанных в карточке;
1.1.4. в случае досрочного прекращения или приостановления полномочий органов управления организации;
1.1.5. в случае замены или дополнения хотя бы одной подписи.
1.2. Для индивидуальных предпринимателей и физических лиц, занимающихся частной практикой:
1.2.1. в случае изменения фамилии, имени или отчества;
1.2.2. в случае изменения паспортных данных;
1.2.3. в случае изменения печати.
Обязательно ли ставить оттиск печати
Применение печатей и штампов – ранее обязательное условие работы юридических лиц в Российской Федерации. При помощи штемпельных изделий предприятия и организации обязаны были визировать все свои основные документы, в том числе подаваемые в различные государственные структуры и банковские учреждения.
Что касается индивидуальных предпринимателей, то они всегда имели право выбора на предмет того, использовать в работе печати и штампы или отказаться от них. Если принималось решение «за», печать следовало регистрировать в определенном порядке.
На сегодняшний день положения закона касаемо ИП не особо изменились.
А юридические лица (т.е. предприятия и организации в статусе ООО, ОАО, ЗАО) с 2016 года на уровне законодательства освобождены от требования использовать в своей работе различные штемпели и клише.
Иными словами, обязанность к их применению возникает только в тех случаях, если это прописано во внутренних нормативно-правовых актах компании.
Карточка с образцами подписей и оттиска печати: пример заполнения
Рассмотрим последовательно все поля документа. Поле «Владелец счета» должно быть заполнено в строгом соответствии с учредительными документами компании. Если счет открывается для филиала или обособленного подразделения, то наименование нужно указать через запятую после основного названия.
Если клиентом является физлицо, то вписывается Ф.И.О. и дата рождения. Если клиент — ИП, то после указания Ф.И.О. и даты рождения нужно обязательно написать: «индивидуальный предприниматель». Если речь идет о лице, занятом в частной практике, то после Ф.И.О. и даты рождения нужно вписать род деятельности (например, адвокат).
Поле «Место нахождения». Организация здесь вписывает свой юридический адрес, физические лица и ИП указывают место регистрации в соответствии с паспортом.
В поле «Номер телефона» можно указать несколько номеров для связи с представителями организации.
Поле «Банк» должно содержать полное название финансовой организации, в которой открыт расчетный счет.
Поле «Отметка банка» заполняется уполномоченными сотрудниками кредитной организации, клиент здесь ничего не должен записывать.
Образец заполнения: оборотная сторона
На второй странице карточки:
- Сначала нужно обозначить сокращенное название компании или опять же ФИО ИП, а также номер банковского счета.
- Затем в выделенной таблице в соответствующих строках представители организации ставят собственноручные подписи напротив своих ФИО, а справа при необходимости указывается срок их полномочий.
- Ниже следует поставить оттиск печати (если ИП или организация пользуется ею).
- После этого вписывается дата заполнения и подпись клиента (т.е. ИП, владельца фирмы или его представителя).
- Ниже отведено место для резолюции нотариуса о подлинности представленных подписей (заполняется по требованию банка, например, в случаях, если бланк заполнялся не в присутствии банковского специалиста).
Как сделать копию карточки образцов для контрагента?
В некоторых ситуациях свой образец карточки с образцами подписей нужен для контрагента. В этом случае владелец счета может:
- обратиться в обслуживающую кредитную организацию — копия банковской карточки с образцами подписей будет изготовлена банком и удостоверена в надлежащем порядке. Такая копия должна быть заверена подписью главного бухгалтера банка (или его заместителем) или иным сотрудником, имеющим соответствующие полномочия (п. 7.3 Инструкции № 153-И);
- обратиться в обслуживающий банк для изготовления дополнительных экземпляров КОП. Их число не ограничено, Инструкция №153-И прямо указывает на возможность использования несколько экземпляров этого документа.
Если контрагенту не нужна копия КОП именно из банка, ему может быть представлена карточка образцов, подписи и печать в которой удостоверены нотариусом, — эта карточка точно также, как и банковская, послужит для целей сравнения подписей и печати.
Также ничего не мешает компании, не являющейся кредитной организацией, для своих производственных целей разработать собственный бланк карточки образцов, которая может быть заполнена с контрагентом без участия и банка, и нотариуса.