Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Составление эффективного графика дежурств». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Трудовым законодательством предусмотрено нормированное или ненормированное рабочее время для работников. Оно устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.
Расчет времени работы
Чтобы рассчитать норму работы на определенное время, потребуется:
- Определить учетный период.
- Утвердить его нормативным актом, закрепить его в правилах внутреннего трудового распорядка.
- При расчете сменности каждому работнику необходимо отработать положенную норму часов и дней в соответствии с производственным календарем.
Графики сменности рассчитывают онлайн или в специальных программах (1С и др.). Главное, чтобы он существовал и работники были с ним ознакомлены.
За учетный период разрешено принимать один месяц, квартал, полугодие или год. Максимальная продолжительность этого периода — один год, а для персонала, трудящегося во вредных или опасных условиях, — три месяца.
Продолжительность рабочего времени в учетный период не должна отличаться от показателей, установленных производственным календарем.
Так, если за учетный период принимается один месяц, то работники, к примеру, в марте не должны работать больше:
- 175 часов при 40-часовой неделе;
- 157,4 часа при 36-часовой неделе;
- 104,6 часа при 24-часовой неделе.
Кроме того, количество рабочих дней в марте — не более 22, а количество выходных — не менее 9.
Потому рекомендуется брать период не меньше трех месяцев (одного квартала). Такой учетный период позволяет гибко регулировать деятельность подчиненных.
Например, при учетном периоде, равном одному кварталу (возьмем первый квартал 2022 года):
- 57 рабочих дней;
- 33 выходных и праздничных.
Рабочее время составляет при:
- 40-часовой неделе — 454 часа;
- 36-часовой неделе — 408,4 часа;
- 24-часовой неделе — 271,6 часа.
Поэтому если:
- в январе 2022 года работники трудились в рамках производственного календаря 16 дней и 128 часов;
- а в феврале персонал отработал 21 день и 167 часов, что больше, чем по норме, —
Закрепление порядка работы
Если руководство предприятия решает применять посменный график работы, эту норму оно обязано закрепить в учетной политике, если точнее – в Правилах внутреннего распорядка.
Если в компании действует профсоюзная ячейка, данные Правила, в том числе по части сменного режима работы, должны утверждаться ее представителем. На взаимодействие с профсоюзом отводится пятидневный период – за этот срок профсоюзные деятели должны либо одобрить представленные им Правила, либо доказательно их оспорить.
Также допускается установить использование сменного графика в коллективном договоре.
Помимо Правил внутреннего распорядка и коллективного договора, пункт о сменном режиме работы должен быть прописан в разделах индивидуальных трудовых договорах с сотрудниками, с указанием количества часов в смене и иных параметров.
Как составить справедливый, эффективный график, который не доведет команды до выгорания
Графики дежурств могут быть незаслуженно раскритикованы, но они не должны быть сложными, лишать людей сна или способствовать их выгоранию. Вот семь стратегий, позволяющих создавать справедливые и эффективные графики.
1. Сначала поговорите с командами.
Перед разработкой плана узнайте, каким образом хотела бы работать ваша команда и примите к сведению их мнение. Если вы знаете, что кто-то из сотрудников — сова, постарайтесь не ставить его в утренние смены. Если вся команда согласна на недельные смены, почему бы не начать с них?
2. Если возможно, составляйте график на основе дневного времени.
Хороший сон улучшает память, навыки решения проблем и производительность, не говоря уже о психическом и физическом здоровье. Если есть возможность избежать ночных дежурств, то преимущества этого подхода очевидны.
3. Развивайте культуру отзывчивости.
Когда команда всегда готова прийти на помощь, это коренным образом меняет как уровень удовлетворенности сотрудников, так и эффективность дежурств. Если сотрудник всю ночь работал над устранением серьезного сбоя, то ему очень поможет наличие другого сотрудника, который сможет выйти и заменить его на дежурстве на следующий день или в оставшуюся часть недельной смены. Сотрудники должны иметь систему поддержки, которая возьмет на себя обязанности по дежурству в случае возникновения личных чрезвычайных ситуаций или значимых жизненных событий.
Поддерживайте в команде культуру заботы друг о друге, и вы обнаружите, что тяжесть дежурств ощущается гораздо легче для всех.
4. Не будите людей при возникновении незначительных проблем.
Вам необходимо, чтобы дежурный получал срочные оповещения по каждой возникшей проблеме, или некоторые проблемы важнее остальных? Проведите совещание с командой и выясните, какие проблемы имеют больший приоритет и должны решаться немедленно, а какие могут подождать с оповещением до утра.
5. Определите, что означают дежурные смены для вашей организации.
У некоторых компаний под дежурством могут пониматься эпизодические оповещения. У других смены могут быть напряженными и предполагать частые подъемы среди ночи.
Прежде чем создавать график дежурств, рассмотрите потребности вашей компании. Недельное дежурство может хорошо подойти для компаний с достаточно редкими оповещениями, однако для команд с большим количеством оповещений такой график окажется утомительным.
6. Регулярный пересмотр.
Не стоит единожды составленный график объявлять окончательным и не подлежащим изменению. Регулярно пересматривайте его. Подходит ли он команде? Помогает ли он предотвращать и быстро решать проблемы? Действительно ли он максимально эффективен как для клиентов, так и для сотрудников? Этот процесс не должен быть статичным.
7. Предоставьте сотрудникам средства для эффективного соблюдения баланса между работой и личной жизнью.
Убедитесь, что у них есть мобильный интернет, чтобы они могли выходить из дома и заниматься личными делами во время дежурства. Поддерживайте перестановку смен или обращения к резервным дежурным сотрудникам, если кому-то необходимо провести час в студии йоги или посетить родительское собрание. Отслеживайте оповещения и повышайте приоритет заданий, которые помогут уменьшить количество этих оповещений. Используйте такие инструменты, как Opsgenie, чтобы создавать обязанности по дежурству, управлять ими и отслеживать их, а также держать всех в курсе событий.
Как мы могли увидеть, составление графика смен имеет множество нюансов, которые обязательно нужно учитывать при его составлении. Это и ознакомление в обязательном порядке работников фирмы, это и расчёт возможной переработки и многие другие моменты, каждый из которых регламентируется трудовым кодексом. Соответственно, лучше потратить чуть больше времени, чем идти на нарушения, которые могут сказаться потом на вашей деятельности в виде штрафов. Тем более, проведя процедуру составления и введения в работу графика несколько раз, вы уже не будете считать, что это какая-то сложная и замысловатая работа. Просто нужно быть капельку внимательным к деталям и расчётам.
Также возможно вас заинтересует следующий материал: «Как правильно заполнять трудовую книжку», «Табель учёта рабочего времени. Формы Т-12, Т-13».
Повторение заголовка на каждой странице
Продолжаем тему длинных таблиц. По умолчанию шапка отображается только вначале. И сколько бы страниц у вас ни было, вы её увидите только в самом верху. Это не совсем удобно. Особенно когда приходится работать со строками в большом количестве.
Вы можете указать, какой именно фрагмент необходимо повторять на каждом листе. Пошаговая инструкция в этом случае выглядит следующим образом.
Практическая ценность этой функции весьма велика. Особенно при работе с большим количеством данных. Тем более, если вам необходимо напечатать таблицу целиком. Вам будет очень удобно анализировать данные, если вы будете видеть каждый раз, что именно означает каждая колонка.
Благодаря этому не нужно делать лишние движения при просмотре этой информации с первой страницы. Это очень важно, если вы делаете какую-нибудь презентацию для посторонних людей, поскольку они могут забыть невидимую шапку. И в итоге будут задавать лишние вопросы. Например – что и где расположено.
Чем сменный график работы отличается от обычного
Практически везде в каждом пункте принцип работы одинаковый. Только в 2003 году не было возможности использовать экспресс-таблицы или «Таблицы Excel». Можно было только перенести при помощи клавиш Ctrl+C Ctrl+V.
Ее сотрудники регулярно проверяют организации на соблюдение всех норм трудового законодательства по отношению к нанимаемому персоналу компании. Как и любой другой графический документ, график дежурств составляется по определенным правилам.
Если ваши данные хранятся в Microsoft Excel, можно построить диаграмму там, а потом скопировать ее в Word. Документы свяжутся, при изменении исходных данных в таблице будет автоматически обновляться и внешний вид графиков.
Как вставить диаграмму из Эксель:
Консультация для педагогов:»Организация дежурства по столовой в разных возрастных группах. Специфика работы в разновозрастной группе» Дежурство — это одна из форм организации труда дeтей, предполагающая обязательное выполнение ребенком работы, направленной на обслуживание…
Составляем графики работы и учета рабочего времени
График работы — это распорядок, который должен соблюдаться в каждой организации. Продолжительность рабочей недели и (или) смены устанавливается коллективным и трудовым договорами, правилами внутреннего трудового распорядка.
В кадровом делопроизводстве существуют два сходных по звучанию, но разных по смыслу понятия: график работы (планируемый) и график учета рабочего времени, или табель, составляемый по окончании месяца (с его помощью подводятся итоги). Определимся с базовыми понятиями, рассмотрим, как составить график дежурств на месяц в виде таблицы, как оплачивать работу в различных режимах.
В соответствии со ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Планирование и учет рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, организует работодатель. Обычно для такого учета пользуются унифицированными формами Т-12 или Т-13.
Что такое график работы
Трудовым законодательством предусмотрено, что у работника может быть нормированное или ненормированное рабочее время. Оно устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашениями, а работникам, чей режим отличен от общих правил, — трудовым договором.
К нормальной продолжительности рабочего времени относятся следующие режимы: 5-дневная неделя с 2 выходными днями, 6-дневная с 1 выходным, неделя с выходными днями по скользящему расписанию либо неполная рабочая неделя, при ненормированном дне для некоторых категорий сотрудников устанавливается график сменности. Это документ, который устанавливается в соответствии со ст. 103 ТК РФ и вводится в случаях, когда длительность производственного процесса превышает рабочее время работника. На производстве группы сотрудников сменяют друг друга, чтобы обеспечить непрерывность процесса, возникает необходимость работать или оказывать услуги круглосуточно. Для того чтобы держать в рамках нормы их рабочего времени, вводятся графики сменности. Как правило, они идут приложением к коллективному договору, и при утверждении учитывается мнение представительного органа работников.
Сотруднику устанавливается определенное расписание труда, например, он два дня работает, потом два дня отдыхает. Те два дня, что он отдыхает, на его месте другой работник. В таких обстоятельствах режим квалифицируется как сменный и требует составления определенного режима работ. Для этого и нужен образец графика работы сотрудников на месяц.
Чаще всего сменный режим рабочей деятельности применяется в том случае, когда простои оборудования могут нанести серьезный ущерб предприятию. Если работа требует внимательности, регулярная смена групп работников просто необходима. Это позволяет удерживать качество на высоком уровне, снижает риск производственного травматизма и увеличивает объемы выпускаемой продукции.
Распространена работа посменно и в учреждениях, оказывающих экстренную помощь: медики, сотрудники МЧС, газовая и пожарная службы, полицейские. В то же время вполне обычное дело, например, сменный график работы сторожей.
Как сделать график дежурств
Excel.
- Акт списания основных средств.
- Путевой лист в Excel.
- Товарный чек в Excel.
- Товарная накладная.
- Счет, счет-фактура, акт выполненных работ в Excel.
- Домашний, семейный бюджет в Excel.
- Шаблон объявления с отрывными листочками в Excel..
- Шаблон таблицы питания и графика в Excel.
- Циферблат в Excel.
- Табель учета рабочего времени в Excel.
- Копировать бланк из Word в Excel.
- Табель, ведомость, расчетный лист в Excel.
- Календарь в Excel на любой месяц.
- Валентинки.
- Бэджи (бейджики) в Excel.
- Визитка в Excel.
- Поздравительные открытки.
Как и кем заполняется
В законе нет четкого определения того, кто должен составлять график работы сотрудников. Эту обязанность может взять на себя руководитель отдела кадров или начальник отдела. Но главное, чтобы он имел доступ ко всей необходимой информации – от продолжительности смен до графика отпусков. Кроме того, важно помнить, что оформить трудовой график, руководствуясь лишь пожеланиями нанимателя и сотрудника, не получится – все обязательно должно быть в рамках закона.
Еще один важный момент – утверждение документа. Сделать это может только руководитель компании, после чего документ направляется на подпись к руководителю юридического отдела.
Что касается специального приказа об утвержденном графике, то никакой информации об этом в ТК РФ мы не найдем. Это значит, что составлять приказ или нет – дело исключительно руководства организации и принципов ведения ее внутренней документации. То есть, отсутствие предписания так или иначе не будет являться нарушением закона.
Ответственность за несоблюдение гибкого режима труда и отдыха
Как уже указывалось ранее, на предприятии или в организации допускается устанавливать для служащего гибкий график, согласно ст. 102 Трудового кодекса РФ. Тем не менее, порой случается так, что работодатели и работники поступают не совеем добросовестно, и используют подобный график в своих личных интересах, не соблюдая при этом оговоренные в соглашении сроки.
На основании статьи 99 Трудового кодекса страны, если того требует производственная необходимость или возникает чрезвычайная ситуация, работодатель имеет право превысить количество отработанного рабочего времени. Тем не менее, такое превышение не может превышать 120 часов в год. Наряду с этим, некоторые руководители нарушают действующее законодательство, заставляя работников трудиться сверх установленного времени. В подобном случае такие недобросовестные работодатели могут привлекаться к административной ответственности.
За нарушения в сфере трудового законодательства может быть применено наказание в виде штрафа.
В частности, статья 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ предполагает, что должностное лицо могут обязать выплатить штраф от 1 тыс. до 5 тыс. руб. за нарушения трудового законодательства. За такой же проступок непосредственно организация или предприятие может быть оштрафовано на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. руб. Кроме того, порой могут быть применены меры и в отношении функционирования предприятия – остановка деятельности сроком до 90 дней.
Наряду с этим существует и ответственность работника, который не выполняет должным образом профессиональный обязанности. Так, за несоблюдение норм трудового права к работнику могут применяться взыскания дисциплинарного характера. Эта норма закреплена в статье 192 Трудового кодекса страны. Нарушитель может получить замечание, выговор и даже быть уволен. Указанные взыскания могут применяться в случае прогула, нарушения срока перерыва на обеденный прием пищи и т.п., что оговаривается в трудовом соглашении.
Статья 195 Трудового кодекса содержит норму, которая касается дисциплинарной ответственности руководящих лиц. Инициировать такое дело может представительный орган работников. Так, прежде всего, работодатель рассматривает заявление, которое предварительно составляет представительный орган. В заявлении может содержаться жалоба на руководителя предприятия или структурного подразделения или его заместителя, который нарушил трудовое законодательство. После того, как документ будет изучен, работодатель сообщает о результате представительному органу работников.
Если указанные в заявлении нарушения действительно имеют место, работодатель должен применить соответствующие меры в отношении виноватого лица. Это может быть как дисциплинарное взыскание, так и увольнение с занимаемой должности.
Внимание! В основном, руководители предприятий и организаций не связываются с гибким графиком труда, так как на практике довольно непросто контролировать выполнение надлежащим образом должностных обязанностей.
Топ-5 статей сайта
Как заполнить расписание
Внутренний трудовой распорядок, установленный на территории компании, является регламентом, регулирующим порядок заполнения расписания дежурств сменных работников. В этом акте фиксируется длительность рабочей смены, количество и продолжительность перерывов, время начала и окончания производственного процесса, а также порядок чередования смен. На основе данного документа составляется вычисление количества смен, отработанных каждым сотрудником предприятия.
Продолжительность рабочей смены определяется локальными документами компании. Очень важно, чтобы продолжительность дня четко соответствовала значению, указанному в соглашении между работником и администрацией компании. Помимо этого, следует учитывать требования контролирующих организаций и государственных органов. При создании графика, необходимо учитывать требования различных инстанций в отношении работников, задействованных на вредном производстве, инвалидов или тружеников, не достигших совершеннолетнего возраста.
За долгие годы своего существования Microsoft Excel стал незаменимой «рабочей лошадкой» для многих миллионов прикованных к стулу тружеников. Зачастую в головах пользователей Excel является синонимом самой работы. Давайте сломаем стереотипы и возьмём на вооружение 10 отличных шаблонов Excel на каждый день.
Отрадно, что корпорация Microsoft всеми силами идёт нам навстречу, предоставляя абсолютно бесплатный доступ к своей офисной продукции для мобильных устройств. Поэтому вы можете вполне удобно использовать мощный инструментарий Excel на своём рослом iPhone, на iPad и на Android-гаджетах с крупной диагональю.
Не забывайте и о том, что предлагаемые шаблоны могут быть доработаны с учётом ваших пожеланий, а также распечатаны, если экрану вы предпочитаете бумагу. Но прежде чем браться за коррективы, почитайте об эффективных приёмах, секретах и распространённых ошибках работы в Excel. С таким багажом знаний вам не страшен этот могучий монстр!
Какие бывают графики работы
Рассмотрим подробнее, что чам отличаются гибкий график работы, ненормированный рабочий день, сменный режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день.
Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены. Важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода.
Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами стандартного трудового дня. Перечень должностей с таким временем работы закрепляется коллективным договором или внутренними правилами организации.
Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Он нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.
В таком случае в компаниях составляются графики работы — шаблон показан ниже. Такой локальный акт утверждается руководителем предприятия. Работники же должны подтвердить факт ознакомления и согласия с работой по утвержденному распорядку, поставив подписи.
Обязателен ли график рабочего времени?
Работодатель обязан детализировать режим рабочего времени в правилах внутреннего распорядка либо в трудовом договоре с конкретным работником (ст. 100 ТК РФ). Если работодатель не составит график рабочего времени на 2018 год, то Трудовая инспекция получит повод санкционировать штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ):
- на должностных лиц (и на работодателя-ИП) — в сумме 1–5 тыс. руб. (за повторное нарушение — 10–20 тыс. руб.);
- на работодателя как на юрлицо — в сумме 30–50 тыс. руб. (за повторное нарушение — 50–70 тыс. руб.).
Кроме того, за повторное нарушение должностное лицо работодателя-организации может быть дисквалифицировано на 1–3 года.
Скачать образец графика рабочего времени на 2018 год.
График рабочего времени должен определять (ст. 100 ТК РФ):
- длительность рабочей недели;
- особенности работы по ненормированному графику;
- длительность смен, их количество в течение суток;
- продолжительность рабочего дня, перерывы;
- распределение рабочих и нерабочих дней.
В предусмотренных законом случаях режим рабочего времени должен учитывать специфику отдельных профессий. В частности, характерных для таких сфер, как транспорт и связь, в отношении которых постановлением Правительства России от 10.12.2002 № 877 определены особые требования к установлению режима работы.
Рассмотрим подробнее, какими могут быть варианты в определении такого графика.