Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Составление и назначение оборотной ведомости по синтетическим счетам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Рассматриваемые отчеты отличаются от рассмотренных выше отсутствием выполнения равенства значений по кредиту и дебету. Объясняется это тем, что при отражении сумм или других показателей на аналитических счетах не действует принцип двойной записи, который обязателен при оформлении проводок на синтетических счетах. Нужное значение вносится в кредит или дебит одного аналитического счета.
Классификация оборотных ведомостей
Оборотная (оборотно-сальдовая ведомость) показывает, за счет каких сумм дебетовых и кредитовых оборотов по счету (или счетам, или определенной аналитике, выделяемой в конкретном счете) за определенный период из суммы начального сальдо сформировалось значение конечного остатка.
То есть такой документ, как оборотная ведомость, может создаваться в трех основных вариантах:
- ОСВ по общей совокупности синтетических счетов;
- оборотная ведомость по отдельному синтетическому счету или по нескольким синтетическим счетам;
- оборотная ведомость по конкретной аналитике, выделяемой на синтетическом счете, или по нескольким таким аналитикам.
Несмотря на наличие вариантов, структура оборотных ведомостей окажется одинаковой. В ней будут присутствовать:
- сальдо на начало периода;
- обороты по дебету;
- обороты по кредиту;
- сальдо на конец периода.
Алгоритм составления оборотной ведомости удобнее рассматривать на примере отдельного синтетического счета. Пусть это будет счет 71, на котором отражаются операции по расчетам с подотчетными лицами.
ОСВ по счету 71: образец заполнения с проводками
Для нашего примера сначала фиксируется факт выдачи Иванову и Петрову денежных средств в размере соответственно 10 000 и 20 000 руб. Данным операциям соответствуют проводки:
- Дт 71.01 Кт 50 — на сумму 10 000 руб.;
- Дт 71.01 Кт 50 — на сумму 20 000 руб.
Отразим их в оборотной ведомости:
- вписываем суммы 10 000 и 20 000 руб. в столбец «Дебет» напротив соответствующих аналитических признаков субсчета (таковыми выступают фамилии сотрудников Иванов и Петров);
- складываем 2 имеющиеся цифры, формирующие дебет субсчета 71.01, и указываем в оборотной ведомости получившуюся итоговую сумму 30 000 руб. в столбце «Дебет» напротив данного субсчета;
- если иных операций по синтетическому счету 71 не осуществлялось (условимся, что это так), дублируем сумму 30 000 руб. в столбце «Дебет» напротив счета 71.
Как только Иванов и Петров принесут свои авансовые отчеты и чеки, оформляем проводки:
- Дт 10 Кт 71.01 — на сумму 9 000 руб.;
- Дт 26 Кт 71.01 — на сумму 19 000 руб.
В оборотной ведомости:
- вписываем 9 000 и 19 000 руб. в столбец «Кредит» напротив фамилий сотрудников;
- складываем цифры по кредитовым операциям, а получившееся значение 28 000 руб. вписываем в столбец «Кредит» напротив субсчета 71.01, а также основного синтетического счета 71.
Если начальное сальдо равно нулю, то для того, чтобы определить сальдо на конец периода и указать его в оборотной ведомости, нужно вычесть из больших значений, указанных в столбцах под ячейкой «Обороты на конец периода», меньшие. Если 1-е зафиксированы в столбце «Дебет», а 2-е — в столбце «Кредит» (как в нашем сценарии), результаты фиксируются в столбце «Дебет» под ячейкой «Сальдо на конец периода». В данном случае оно состоит:
- из 1 000 руб. по отчетам Иванова (вписываем данную сумму напротив фамилии Иванов);
- 1 000 руб. по отчетам Петрова (фиксируем напротив фамилии Петров).
В свою очередь, в столбце «Дебет» под ячейкой «Сальдо на конец периода» напротив субсчета 71.01 суммируются показатели всех аналитических признаков субсчета. То есть в нашем случае мы зафиксируем здесь сумму 2 000 руб. Дублируем это значение в столбце «Дебет» под ячейкой «Сальдо на конец периода» напротив синтетического счета 71.
Таким образом, по итогам операций в оборотной ведомости фиксируется дебетовое сальдо по счету 71. Его общая сумма — 2 000 руб.
Готовый образец оборотной ведомости с отражением вышеприведенных операций будет выглядеть так:
| Счет (субсчет) / Аналитические признаки субсчета | Сальдо на начало периода | Обороты за период | Сальдо на конец периода | ||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит |
| 71 | 30 000,00 | 28 000,00 | 2 000,00 | ||
| 71.01 | 30 000,00 | 28 000,00 | 2 000,00 | ||
| Иванов | 10 000,00 | 9 000,00 | 1 000,00 | ||
| Петров | 20 000,00 | 19 000,00 | 1 000,00 |
Об иных нюансах заполнения ОСВ читайте в материале «Как можно проверить оборотно-сальдовую ведомость».
Оборотная ведомость по синтетическим счетам
Оборотная ведомость по синтетическим счетам имеет следующие составляющие (Рис.1):
остатка на начало по дебету или кредиту;
обороты за месяц по дебету и/или кредиту;
остаток на конец периода по дебету или кредиту.
В такой ведомости отражаются в порядке возрастания все синтетические счета, которые применяются в хозяйственной деятельности предприятия.
Итог оборотной ведомости по синтетическим счетам должно представлен тремя равенствами:
Три пары суммовых колонок оборотной ведомости по синтетическим счетам учета содержат дебетовые и кредитовые итоги равные друг другу. Это связано с тем, что первые две колонки содержат суммы актива и пассива баланса на начало месяца, а вторые две включают операции за период, записанные посредством двойной записи. Третья пара колонок – это по существу новый баланс.
Как проверить оборотно-сальдовую ведомость
Проверка выполняется после завершения составления ведомости. Итоги сальдо и оборотов по кредиту и дебету должны совпадать. Следует помнить, что сальдо на конец и начало года должны быть идентичны.
Образование минусового или кредитного значения сальдо нужно исключить. На начало и конец отчетного года показатель должен отсутствовать на счетах 90,91 и 99.
По взаимосвязанным счетам сальдо и обороты должны соответствовать. Кроме того, необходимо удостовериться в логичности показателей. Чтобы выполнить проверку, нужно произвести расчет, который подтвердит правильность внесения данных.
Чтобы не допустить ошибки, необходимо внимательно изучить п.34 ПБУ 4/99. В нем сказано, что взаимозачет статьями пассивов и активов в бухгалтерской отчетности проводить запрещается.
Однако из правила существуют исключения. С ними можно ознакомиться, изучив соответствующие положения по бухгалтерскому учету. Ведомость считается заполненной верно только в том случае, если все правила соблюдены, а итоговые данные сошлись.
На счетах бухгалтерского учета в конце каждого месяца фиксируются обобщенные данные по отдельным видам хозяйственных средств, их источникам, по отдельным хозяйственным процессам. Такая информация необходима для составления отчетности, контроля за выполнением плановых заданий и оперативного управления хозяйственной деятельностью организации. Данные текущего учета, отражаемые на счетах бухгалтерского учета, должны быть достоверными.
В целях контроля за полнотой и правильностью записей на счетах бухгалтерского учета составляются оборотные ведомости. Они используются для обобщения данных текущего учета, получения информации о всех средствах предприятия или отдельных их группах. Оборотные ведомости составляются в виде таблиц отдельно по счетам синтетического и аналитического учетов.
Пример
На 1 января в организации имеются следующие остатки хозяйственных средств и источников:
| № счета | Актив | Сумма, тыс. руб. | № счета | Собственный капитал и обязательства | Сумма,тыс. ру6. |
| Материалы | 20 000 | Расчеты с поставщиками и подрядчиками | 20 000 | ||
| Касса | 1 000 | Расчеты по налогам и сборам | 1 000 | ||
| Расчетные счета | 80 000 | Расчеты с персона лом по оплате труда | 30 000 | ||
| Уставный капитал | 40 000 | ||||
| Прибыли и убытки (прибыль) | 10 000 | ||||
| Баланс | 101 000 | Баланс | 101 000 |
В течение месяца произведены хозяйственные операции, которые внесены в Журнал регистрации хозяйственных операций за январь.
Шахматная ведомость: пример заполнения
Заполнять шахматную ведомость совсем не сложно даже вручную. Данные об оборотах по счетам берутся из журналов-ордеров или прямо из главной книги. Никаких дат и расшифровок ставить не нужно, так как это регистр для синтетического учета, без аналитики. Столбцы по кредиту можно озаглавить не только номерами самих счетов, но и номерами соответствующих журналов и ведомостей, откуда взяты данные.
Сумма оборота за период, например, месяц, ставится в ячейке на пересечении дебита и кредита соответствующих номеров счетов. Брать нужно сводный оборот за период.
Предположим, что ООО «ВЕСНА» в январе 2020 года сдало на расчетный счет наличную выручку в сумме 250 000 рублей суммарно. Все проводки по этой операции выглядели как:
Дт 51 Кт 50.
После составления шахматной ведомости
После того, как документ будет заполнен, проверен и подписан, он, в составе годового бухгалтерского баланса, передается специалистам налоговой службы. При этом желательно одну копию оставлять на предприятии, сдав в архив предприятия, где он и будет храниться, как любые другие отчетные бухгалтерские документы, в течение следующих пяти лет.
Оборотная и шахматная ведомости
оборотная ведомость является способом обобщения показателей счетов, она регистрирует обороты и остатки по всем работающим счетам.
2 вида оборотных ведомостей
: по синтетическим счетам, по счетам аналитического учета.
Синтетический учет
— обобщенный, ведется в целом по расходам и приходам по данному счету.
Аналитический учет
— ведется в рамках счета по каждому из объектов (каждому зданию, работнику и т. д.).
сумма всех значений по аналитическим счетам должна быть равна общей сумме по указанному счету. Такое сложение имеет контрольный (проверочный) смысл.
Какие НПА регулируют заполнение оборотно-сальдовой ведомости по счету
Исторически термин «оборотно-сальдовая ведомость» в нормативно-правовых актах РФ не закреплялся — фактически он используется неофициально. Однако соответствующий документ широко распространен на практике.
Применение оборотно-сальдовых ведомостей косвенно предопределено положениями ст. 10 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данный НПА предусматривает, что:
- сведения, отражаемые в первичных документах, должны регистрироваться и накапливаться в регистрах бухучета (п. 1 ст. 10 закона № 402-ФЗ);
- в структуре регистра бухучета должна присутствовать группировка объектов бухучета, а также величина денежного измерения соответствующих объектов;
- формы соответствующих регистров для частных экономических субъектов утверждаются руководством, для государственных — бюджетными НПА.
Тот факт, что в качестве регистра бухучета используется именно оборотно-сальдовая ведомость, можно связать, прежде всего, с правовой традицией, сформировавшейся еще в Советском Союзе.
Так, в письме Минфина СССР и Центрального статистического управления СССР от 20.02.1981 № 35 в качестве регистров бухгалтерского учета рекомендовано использовать как раз таки оборотные ведомости — по основным, синтетическим счетам, а также субсчетам.
Другой значимый фактор, предопределяющий использование современными предприятиями обороток, — издание Минфином России приказа от 28.12.2001 № 119н, которым ведомство утвердило методические указания, касающиеся бухгалтерского учета материально-производственных запасов российских предприятий. В положениях данного НПА использются 2 понятия:
- оборотная ведомость — источник, в котором фиксируются суммы приходов и расходов, коррелирующих с движением товаров или материалов на складе, остатки на начало и конец отчетного месяца, а также соответствующие им суммы на синтетических счетах и субсчетах;
- сальдовая ведомость — документ, который в целом соответствует оборотной, но в нем не фиксируется приход и расход товаров или материалов.
В силу наличия данных НПА, а также в ходе практики документооборота в деловом и бухгалтерском сообществе РФ постепенно получили распространение более или менее общепризнанные форматы оборотно-сальдовых ведомостей, структуру которых мы рассмотрим далее.
Есть еще один значимый фактор для составления обороток российскими предприятиями. ФНС довольно часто истребует их при проверках — как при традиционном взаимодействии с налогоплательщиками, так и в рамках инновационных способов коммуникации с фирмами, таких как налоговый мониторинг.
В частности, в п. 8 приказа ФНС России от 07.05.2015 № ММВ-7-15/184 указано, что в регламенте информационного взаимодействия между налогоплательщиком и ФНС должно быть зафиксировано обязательство первого по представлению в ФНС оборотно-сальдовых ведомостей в рамках налогового мониторинга.
Как оформляется оборотно-сальдовая ведомость
Форма оборотно-сальдовой ведомости устанавливается каждой компанией самостоятельно и утверждается приложением к учетной политике для целей бухгалтерского учета (п. 5 ст. 10 Закона «О бухгалтерском учете»; п. 4 ПБУ 1/2008).
Форма оборотно-сальдовой ведомости должна содержать следующие реквизиты (п. 4 ст. 10 Закона «О бухгалтерском учете»):
1) наименование – «Оборотно-сальдовая ведомость»;
2) наименование компании, составившей оборотно-сальдовую ведомость;
3) период, за который составлена оборотно-сальдовая ведомость;
4) непосредственно данные бухучета, которые отражаются в оборотно-сальдовой ведомости;
5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение оборотно-сальдовой ведомости;
7) подписи лиц, ответственных за ведение оборотно-сальдовой ведомости, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Оборотно-сальдовая ведомость составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке и сроки, установленные учетной политикой для целей бухгалтерского учета (п. 6 ст. 10 Закона «О бухгалтерском учете»).
Исправления в оборотно-сальдовой ведомости должны содержать даты исправлений, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (п. 8 ст. 10 Закона «О бухгалтерском учете»).
Оборотная ведомость по синтетическим счетам
Оборотная ведомость
На счетах бухгалтерского учета в конце каждого месяца фиксируются обобщенные данные по отдельным видам хозяйственных средств, их источникам, по отдельным хозяйственным процессам. Такая информация необходима для составления отчетности, контроля за выполнением плановых заданий и оперативного управления хозяйственной деятельностью организации. Данные текущего учета, отражаемые на счетах бухгалтерского учета, должны быть достоверными.
В целях контроля за полнотой и правильностью записей на счетах бухгалтерского учета составляются оборотные ведомости. Они используются для обобщения данных текущего учета, получения информации о всех средствах предприятия или отдельных их группах. Оборотные ведомости составляются в виде таблиц отдельно по счетам синтетического и аналитического учетов.
Пример
На 1 января в организации имеются следующие остатки хозяйственных средств и источников:
| № счета | Актив | Сумма, тыс. руб. | № счета | Собственный капитал и обязательства | Сумма,тыс. ру6. |
| Материалы | 20 000 | Расчеты с поставщиками и подрядчиками | 20 000 | ||
| Касса | 1 000 | Расчеты по налогам и сборам | 1 000 | ||
| Расчетные счета | 80 000 | Расчеты с персона лом по оплате труда | 30 000 | ||
| Уставный капитал | 40 000 | ||||
| Прибыли и убытки (прибыль) | 10 000 | ||||
| Баланс | 101 000 | Баланс | 101 000 |
В течение месяца произведены хозяйственные операции, которые внесены в Журнал регистрации хозяйственных операций за январь.
Оборотная ведомость по синтетическим счетам (Оборотный баланс)
| № п/п | Наименование счета | Сальдо на начало периода | Обороты за период | Сальдо на конец периода | |
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит |
| Основные средства | |||||
| Итого |
Оборотная ведомость по синтетическим счетам может иметь шахматную форму. При этом учитываются только суммы оборотов по дебету и кредиту счетов за период.
Шахматная оборотная ведомость
| ДебетКредит | и т. д. | Итого |
| … | ||
| И т. д. | ||
| Итого |
Помимо оборотной ведомости по синтетическим счетам, используются оборотные ведомости по счетам аналитического учета отдельно к каждому счету синтетического учета, по которым ведется аналитический учет.
Оборотные ведомости по счетам аналитического учетапредставляют собой итоги оборотов и сальдо по всем счетам аналитического учета, объединяемые одним синтетическим, и предназначены для проверки правильности учетных записей по этим счетам, а также для наблюдения за состоянием и движением отдельных видов средств.
Данные синтетических и аналитических счетов обобщаются в конце отчетного периода. Это необходимо для составления отчетности, контроля и анализа хозяйственной деятельности, поэтому полученная на счетах информация должна быть правильной и достоверной. В течение месяца в учетных записях могли быть допущены ошибки. Для проверки правильности ведения бухгалтерского учета и получения достоверной информации необходимо ее обобщение. Такое обобщение проводится в конце месяца путем составления оборотных ведомостей синтетического и аналитического учетов.
Если обратиться к действующему законодательству, выяснится, что термин «оборотно-сальдовая ведомость» в нормативно-правовых актах не зафиксирован. Это значит, что фактически бумага используется неофициально. На деле документ широко распространен. Использование ведомости косвенно базируется на положениях статьи 10 ФЗ №402.
Нормативно-правовой акт предусматривает, что:
- данные, которые фиксируются в первичных документах, должны регистрироваться и накапливаться в регистрах бухучета;
- в структуре регистра должна содержаться группировка объектов бухучета и величина денежного изменения каждого из них;
- формы регистров для частных субъектов экономики утверждаются государством, а для тех, которые принадлежат стране, — бюджетными НПА.
Нужно помнить, что оборотно-сальдовая ведомость — это первичный документ. Она используется в качестве . Эта особенность связана с правовой традицией, возникшей во времена СССР. Кроме того, МинФин РФ 28 декабря 2001 года осуществил выпуск приказа №119н. Документ утвердил методические указания, которые касались бухгалтерского учета МПЗ компаний РФ.
Пример бухгалтерского регистра
ОСВ составляется на конец каждого месяца на основе данных по каждому синтетическому счету. Все они отражаются в документе. Для фиксации каждого счета используется отдельная строка.
В ней указываются:
- начальное сальдо;
- обороты по кредиту;
- обороты по дебету;
- конечное сальдо.
На практике движения средств в конкретном месяце происходят не всегда. Однако ведомость в данной ситуации все равно должна быть заполнена. Вместо привычного набора данных в ней отражается только начальное и конечное сальдо.
Документ необходимо заполнять без ошибок. Бухгалтер, оформивший ведомость, должен выполнить ее проверку.
Осуществляя манипуляцию, нужно руководствоваться следующими правилами:
- результат вычисления начальных дебетовых сальдо должен совпадать с итогом определения аналогичных кредитовых сальдо;
- результат дебетовых оборотов должен быть равен кредитовым;
- результат определения конечных сальдо обязан совпадать с конечным кредитовым.
Составление бумаги основано на применении двойственной записи. Манипуляция позволяет контролировать правильность отражения хозяйственных операций. Если равенство отсутствует, была допущена ошибка. Вычисления нужно выполнить заново.
Рассмотрим несколько примеров использования данных ОСВ:
- Руководитель компании дает бухгалтеру задание оперативно предоставить информацию по выручке за квартал. Специалисту достаточно сформировать сводную ОСВ и посмотреть на кредитовый оборот по счету 90.01. Информация будет содержать объем реализации за истребуемый период, без учета НДС.
- Компания обратилась в кредитное учреждение для получения займа. Банк для оценки прибыльности и платежеспособности фирмы запросил ОСВ за последний отчетный период. Служба анализа платежеспособности сможет получить информацию по имеющимся кредитам и займам (кредит 66 и 67 счетов), определить наличие кредиторской задолженности у заемщика, оценить прибыль предприятия (счет 99).
- Финансовому директору необходимо составить фактический бюджет и указать сумму НДС к уплате, а декларация еще не сформирована. Именно ОСВ позволит за несколько минут рассчитать предварительные данные по задолженности НДС перед бюджетом по итогам периода. Для этого достаточно воспользоваться формулой НДС = 90.03 + Дт 76 (АВ) – Кт 76 (ВА) – Кт 19. На счете 90.03 отображается НДС с суммы реализации, по дебету 76 (АВ) – авансы выданные, Кт 76 (ВА) – авансы от покупателей, Кт сч.19 – сумма налога, подлежащая вычету.
Оборотно-сальдовая ведомость – незаменимый источник аналитической информации, позволяющий оперативно оценивать стороны предпринимательской деятельности, вносить корректировки в данные учета, увеличивать прибыльность. Форма обеспечивает простоту сведения периодической отчетности, тем самым дает возможность экономно распределять трудовые ресурсы.
С навыками чтения ОСВ в отчетах, сформированных в 1С, можно ознакомиться ниже.