Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Излишки и недостачи при инвентаризации: учет и документы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В законодательстве зафиксирована обязанность юридических лиц показывать в бухотчетности полные и достоверные сведения о финансовом состоянии организации. Суть этих действий — контроль и сопоставление фактического наличия материальных ценностей и их номинального присутствия на балансе фирмы. Другими словами — это средство для анализа состояния компании/предприятия. Каждый этап строго регламентируется федеральными законами и рекомендациями Министерства Финансов Российской федерации.
Функции и определения метода
Бухгалтерские записи по результатам инвентаризации учитывают не только собственное имущество юрлица, но также и арендованные, временно находящиеся во владении активы. Согласно законодательству о ведении бухучета, сверка требуется в таких ситуациях:
- Заблаговременно перед годовым отчетом.
- После того как были изменения в руководящем составе, отвечающем за сохранность денег/имущества.
- При выявлении фактов присвоения/порчи. Равно как при наличии подозрений на подобные действия.
- Если планируется передавать материальные ценности в аренду или выставлять их на продажу.
- При инициированной ликвидации.
- В случае реорганизации бизнеса.
- Ввиду непредвиденных чрезвычайных обстоятельств.
Какое бы ни было основание для пересчета, порядок отражения результатов инвентаризации в учете будет одинаков. Вы убедитесь, что грамотное заполнение формуляров лишь выглядит сложным. Если вникнуть в суть системы, то на деле все оказывается гораздо проще.
Если в организации установлен порядок коллективной ответственности, то основанием для начала процесса может служить:
- Смена руководства.
- Обновление коллектива более, чем наполовину.
- По требованию любого из ответственных сотрудников.
Для большинства ООО/ИП установлена минимальная периодичность описи — 1 год. Некоторые исключения касаются библиотек (раз в пять лет), ОС (раз в три года), а также для юридических лиц ведущих свою деятельность на Крайнем Севере.
Выявлена недостача материалов: проводки
В свою очередь, недостача может быть связана:
- с потерями того или иного количества объектов учета при наличии виновных лиц;
- потерями без виновных лиц.
Важный критерий учета недостачи в случае, если рассматриваемые активы представлены материально-производственными запасами, — ее величина в сравнении с нормативами по естественной убыли, установленными для того или иного объекта учета. Если в результате инвентаризации выявлена недостача материалов, проводки, при условии что недостача не превышает нормативы (вне зависимости от наличия или отсутствия виновных лиц), будут оформлены следующие:
- Дт 94 Кт 10 (или соответствующий иному активу счет, например 41 или 43);
- Дт 20 (или иной, характеризующий конкретный бизнес-процесс, в котором используется актив) Кт 94.
Если недостача не может быть отнесена на естественную убыль (вследствие превышения нормативов или их отсутствия), то она:
- При отсутствии виновных лиц списывается в прочие расходы.
При этом в бухгалтерских регистрах отражаются:- проводка, фиксирующая факт недостачи: Дт 94 Кт 10 (либо по иному активу);
- проводка, указывающая на отсутствие виновных лиц: Дт 91 Кт 94.
- При наличии виновных лиц компенсируется ими.
Проводки:- Дт 94 Кт 10 (показывает факт недостачи);
- Дт 73 Кт 94 (показывает факт выставления виновному лицу требований о компенсации);
- Дт 50 Кт 73 (показывает факт получения компенсации от виновного лица через кассу).
Определена недостача при инвентаризации: что делать?
При обнаружении расхождений во время проверки составляется специальная ведомость (отчет результатов). В нее вносится информация о размере недостачи, показателях допустимой недостачи, естественной убыли, а также балансовая и рыночная стоимость товара, разница между ними. Составленную документацию заверяют все члены инвентаризационной комиссии. Затем отчеты отправляют в отдел бухгалтерии, где специалисты проводят окончательную сверку фактических остатков продукции и зарегистрированного товара в учетной базе данных.
Основными документами для оформления недостачи являются унифицированные формы:
- ИНВ-6 — (акт инвентаризации товара, находящегося в пути);
- ИНВ-5 — (опись продукции, уже принятой и хранящейся на складе, в торговом зале);
- ИНВ-19 — (сличительная ведомость материальных ценностей).
Как учитывать излишки
Излишки при инвентаризации принимаются к бухгалтерскому учёту. Это действие проводится на основании сличительной ведомости либо ведомости учёта итогов инвентаризации.
Прежде чем ставить на учёт излишки при инвентаризации и проводки составлять, нужно проверить — не образовались ли они из-за ошибочных действий сотрудников или инвентаризационной комиссии. Для этого по ТМЦ, по которым излишки, производится проверка документов, отражение операций в бухучёте и пересчёт их количества по факту.
Когда указанные ошибки выявлены, то их требуется исправить. Если в результате всё равно имеется избыток ТМЦ, то для оприходования излишков при инвентаризации проводки в бухучёте отражаются по рыночной стоимости в настоящий момент времени и величина относится к прочим доходам. Компания может сама выяснить рыночную стоимость или воспользоваться услугами оценочной фирмы. По итогам проведённой оценки заполняется справка или оценочный отчёт.
Чтобы отразить излишки, проводка в бухучёте имеет вид:
- Дт 01 (08, 10, 41 и др.) Кт 91.1 — на оценённую сумму излишка
Как оформить и учесть недостачи
Фактическое отсутствие товарно-материальных ценностей оформляется на основании приказа директора компании. Результаты работы комиссии по отсутствующим товарам, материалам оформите в протоколе, к нему приложите объяснения причин отсутствия и вынесите предложения директору по списанию утраченных ценностей. Также отсутствие ТМЦ имеет смысл заактировать, оформив документ в форме, утвержденной учетной политикой.
Например, проводка, отражающая недостачу готовой продукции при инвентаризации, следующая:
- Дт 94 Кт 43 — выявлено отсутствие готовой продукции на складе;
- Дт 91 «Прочие расходы» Кт 94 — списаны потери ТМЦ сверх норм естественной убыли
Основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, должны быть оприходованы и зачислены, соответственно, на финансовые результаты фирмы. При этом ей следует установить причины возникновения излишка и виновных лиц.
Излишки, выявленные при проведении инвентаризации, отражают по дебету счетов учета имущества 01 (10, 40, 43, 50 и т.д.) в корреспонденции с кредитом счета 91 «Прочие доходы и расходы». При этом основные средства и материально-производственные запасы, выявленные в излишке, следует учитывать по рыночной цене. Основание — п. п. 29, 36 Методических указаний, утвержденных Приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. N 91н, п. 29 Методических рекомендаций, утвержденных Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н.
Излишки — это хорошо или плохо?
Основная цель инвентаризации — сравнение фактического наличия ее объектов с учетными данными. Отклонения могут быть как в сторону уменьшения (недостача), так и в сторону увеличения (излишки).
С недостачей все понятно — ее наличие однозначно является отрицательным сигналом.
С излишками сложнее. Казалось бы, обнаружен дополнительный актив, это плюс для компании, нужно радоваться. На самом деле это не так. Отклонение фактических данных от учетных в любую сторону говорит о недостатках организации работы с материальными ценностями.
Излишки могут появиться, например, если ТМЦ были неверно оприходованы либо списаны в производство или покупателю фактически отгрузили меньше товара, чем провели по документам. В любом случае речь идет об ошибках в организации учета или логистики.
То есть с точки зрения оценки функционирования бизнес-процессов наличие излишков ничем не лучше выявления недостачи.
Но если уж они выявлены — следует отразить этот факт в учете и тем самым повысить его достоверность (для этого, собственно, и нужна инвентаризация).
Как организовать учет выявленных при инвентаризации излишков имущества, рассмотрим в следующих разделах.
Действия после выявления излишка
Первоначально при обнаружении лишних товаров, денег или даже основных средств, члены комиссии изучают сформированные отчеты. Они определяют, по каким причинам возникла такая ситуация.
Комиссией решается, каким методом итоги процесса будут отражены в бухучете фирмы. Выявляется, почему появились излишки, для чего приходится обращаться к материально ответственным лицам. Работники должны составлять объяснительные, что позволяет выявить причины появления переизбытка имущества. Все действия участниками комиссии оформляются путем составления протокола. В нем прописываются итоги инвентаризации, методы выявления причин несоответствия информации из документов с фактическим количеством ценностей, а также указываются выводы специалистов относительно этого вопроса.
Все итоги доводятся до сведения директора фирмы. Принимаются лишние материалы или средства исключительно при формировании приказа от лица руководителя компании. Он составляется на основании акта инвентаризации. Далее документ передается бухгалтеру компании, что позволяет ему осуществить нужные проводки. Отображаются в учете излишки в тот месяц, когда была закончена проверка. При проведении годовой инвентаризации отражать результаты надо в годовой отчетности.
Когда излишки будут относиться на доходы в налоговом учете?
Относительно налога на прибыль выявленные излишки являются внереализационными доходами. Оценивать их следует по рыночным ценам, которые определяются с учетом положений ст. 105.3 НК РФ. Соответственно, налоговый учет здесь совпадает с бухгалтерским.
Отдельно стоит рассматривать пересортицу, о которой мы упоминали выше. С точки зрения налоговой, налогоплательщик в любом случае должен учесть все излишки в составе внереализационных доходов по текущим рыночным ценам, а недостачи — как внереализационные расходы по учетным ценам. Причем отнести недостачу на затраты вы имеете право только в том случае, если отсутствие виновных лиц подтверждено документально решением государственного органа.
Поэтому при пересортице по итогам инвентаризации могут возникнуть налоговые разницы и вырасти сумма налога на прибыль, подлежащая уплате.
По каким причинам появляются излишки?
После инвентаризации часто обнаруживаются излишки, представленные превышением реального имущества перед сведениями, имеющимися в бухгалтерских бумагах. Они могут быть разными материалами, основными средствами и даже деньгами в кассе. Излишки по результатам инвентаризации могут появляться по разным причинам:
- компания вынуждена работать с огромным количеством товаров или материалов, регулярно поступающих на склад и продающихся контрагентам, что увеличивает вероятность совершения ошибок;
- фирма вынуждена экономить деньги за счет плачевного финансового состояния;
- во время проведения инвентаризации специалисты совершили ошибку, поэтому требуется провести процедуру повторно;
- работники организации не учли определенные партии поступивших товаров;
- во время отпуска товаров были совершены ошибки.
Нередкими являются ситуации, когда по результатам одной инвентаризации выявляются излишки, равные недостаче по проверке, проведенной относительно других позиций. Это говорит о том, что одни товары нечаянно были заменены другими.
Что делать с излишками материалов?
Излишки по результатам инвентаризации могут списываться в производства или продаваться. Не получится полностью всю стоимость выявленных материалов включить в расходы фирмы. Это обусловлено тем, что в НК указывается, что в состав материальных затрат включается только 24% от рыночной стоимости товаров или материалов.
Отсутствуют какие-либо специфические требования к продаже выявленных излишков. Но для предотвращения разногласий с работниками ФНС желательно для этого пользоваться определенной ранее рыночной стоимостью.
В налоговых расходах излишки учитываются по формуле: рыночная стоимость * ставка налога на прибыль. Такой учет излишек при инвентаризации подходит не только к материалам или товарам, но и к другому виду имущества.
Учет излишков и недостач при инвентаризации
Нужно ли брать в кавычки слово «вода» в значении «бесполезная информация» в таких предложениях: В книге практически нет воды. В статье нет воды и излишков.
Ответ справочной службы русского языка
Это значение у слова вода уже не является необычным, непривычным, оно фиксируется словарями русского языка. Но фиксируется, как правило, с пометой разг. (разговорное). Поэтому в нейтральном контексте кавычки могут быть уместны (они покажут, что слово принадлежит другому стилю речи). Окончательное решение принимает автор текста.
| Вопрос № 281352 |
Излишки и недостачи при инвентаризации: учет и документы
Упомянутое в сочетании имя существительное имеет категорию числа: в единственном числе это существительное мужского рода излишек (небольшой излишек) и во множественном излишки (такие небольшие излишки). Также это существительное изменяется не только по числам, но и по падежам. Имя существительное отсутствие требует постановки зависимого слова в родительном падеже.
Например. Отсутствие (кого?) преподавателя вызвало ликование учеников. Не стоит ссылаться на отсутствие (чего?) времени, когда уже дала обещание помочь подруге. Так как существительное излишек изменяется по числам, то в заданном словосочетании можно использовать и единственное, и множественное число.
И все же, и все же… употребление этого словосочетания в нашей речи связано со сложившимися традициями. Поэтому следует признать правильным выражение отсутствие излишков (наличие излишков).
Идеальный учет излишков и недостач (петрухина т.)
Дебет 70 Кредит 73- 1500 руб. — удержана из зарплаты работника стоимость утраченной спецодежды;Дебет 98 Кредит 91-1- 1500 руб. — отражена в составе прочих доходов сумма погашенного ущерба. Если решили обойтись без счета 94, проводки будут такие:Дебет 73 (76) Кредит 98- отражен ущерб, который должен возместить МОЛ (иной виновник);Дебет 70 (76) Кредит 73 (76)- удержан из зарплаты (вознаграждения) виновника причиненный ущерб;Дебет 50 (51) Кредит 73 (76)- погашена сумма ущерба;Дебет 98 Кредит 91-1- учтена в прочих доходах сумма погашенного ущерба. Как учесть недостачи при расчете налогов В отличие от бухучета, для целей налогообложения недостачи и излишки при пересортице зачесть нельзя.
Это просто не предусмотрено нормами Налогового кодекса РФ. Поэтому возникшие в результате пересортицы отклонения учтите по общим правилам.