Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронный листок нетрудоспособности: вопросы и ответы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы выдать электронный лист нетрудоспособности, требуется участие одновременно четырех субъектов — сотрудника, медицинского учреждения, в которое он обращается за больничным, работодателя и Фонда социального страхования.
Какие преимущества имеет ЭЛН?
Работник учреждения не сможет потерять ЭЛН, ему не надо будет беспокоиться о том, что он может испортить (помять, порвать и т. п.) листок нетрудоспособности, а в случаях утери информации о номере своего ЭЛН можно зайти в свой личный кабинет и посмотреть необходимую информацию.
Электронный листок нетрудоспособности полностью исключает представление работниками поддельных листков нетрудоспособности (ФСС проверяет подлинность ЭЛН, и работодатель, запрашивая его у фонда для оплаты, может не сомневаться в достоверности сведений).
У работодателей нет необходимости обеспечивать сохранность – вся информация с момента открытия ЭЛН хранится в системе ФСС и может запрашиваться страхователем неоднократно, а при проведении фондом проверок страхователей представлять ЭЛН сотрудникам ФСС не потребуется.
Как информируется работодатель об ЭЛН?
В соответствии с разъяснениями, приведенными в Информации ФСС, после закрытия медицинской организацией листка нетрудоспособности в форме электронного документа гражданин сообщает своему работодателю номер ЭЛН, который запрашивает в информационной системе «Соцстрах». Работодатель по номеру ЭЛН и СНИЛС работника заполняет сведения о работнике, работодателе, сведения о стаже и заработке и направляет их в информационную систему «Соцстрах» с квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера, руководителя и самого работодателя – юридического лица.
Как отмечают специалисты ФСС, с ЭЛН нет необходимости ехать по месту работы и сдавать его в бухгалтерию или кадры – работник может сообщить работодателю номер ЭЛН любым удобным для него способом, например посредством предоставления талона с номером ЭЛН, телефонной связи или через Интернет.
При этом талон с номером ЭЛН, выдаваемый медицинской организацией застрахованному лицу, не является основанием для назначения страховых выплат и предназначен для информирования гражданина о сформированном ЭЛН.
Если коротко, то порядок выдачи ЭЛН выглядит так:
- Сотрудник. Обращается в медицинское учреждение, чтобы открыть больничный. Теперь у него не спрашивают согласия на оформление электронного документа, поэтому все пациенты получают 12-значный номер больничного в виде смс-сообщения или распечатанного талона.
- Медицинское учреждение. Открывает больничный и заполняет первый раздел листка нетрудоспособности в системе ФСС. Электронный документ обязательно подписывается квалифицированной ЭЦП врача, принимавшего пациента.
- Работодатель. Получает информацию о болезни сотрудника и запрашивает 12-значный номер ЭЛН. Когда в медицинском учреждении закроют больничный, работодатель заполнит второй раздел и тоже подпишет документ квалифицированной ЭЦП, чтобы отправить данные в фонд.
- ФСС. Использует информацию, полученную от медицинского учреждения и работодателя, чтобы рассчитать сумму пособия, а затем выплачивает ее сотруднику на карту. В случае ошибки ФСС повторно перенаправляет все данные врачу, чтобы открыть новый лист нетрудоспособности.
Плюсы и минусы перехода на электронный документооборот
По утверждению представителей Минздрава, переход на полный электронный документооборот имеет много преимуществ:
- Врачи избавятся от необходимости выполнять двойную работу, им больше не придется дублировать все документы на бумажных носителях.
- Заверка документов электронной подписью гарантирует безопасность и сохранность данных.
- Исключение подделки листов временной нетрудоспособности, прочих медицинских документов.
- Минимизация ошибок — необходимые данные копируются из электронной карты пациента.
Какие аргументы для страхователей по переходу на электронные больничные?
С электронных листков нетрудоспособности работник предприятия не сможет его потерять, ему не надо будет беспокоится о том, что он может его испортить (помять, порвать и т.п.), а в случаях утери информации о номере своего электронного листка нетрудоспособности зайти в свой личный кабинет и посмотреть необходимую информацию.
Электронный листок нетрудоспособности полностью исключает представление работниками поддельных листков нетрудоспособности (Фонд проверяет подлинность электронного листка и страхователь, запрашивая его у Фонда для оплаты, может не сомневаться в достоверности сведений).
У работодателей нет необходимости обеспечивать сохранность – вся информация с момента «открытия» электронного листка нетрудоспособности хранится в системе Фонда и может запрашиваться страхователем неоднократно, а при проведении Фондом проверок страхователей представлять электронные листки нетрудоспособности сотрудникам Фонда не потребуется.
Также в настоящее время основными российскими разработчиками бухгалтерского программного обеспечения, такими как компании «1С», «Тензор» (СБИС), «СКБ «Контур» и корпорация «ПАРУС» обеспечено взаимодействие работодателей с Фондом по формированию электронных листков нетрудоспособности непосредственно из программных продуктов, что значительно облегчает трудозатраты работодателей, использующих данное программное обеспечение.
Одна из причин внедрения электронных листков нетрудоспособности − это борьба с поддельными больничными, так как электронная система практически полностью исключает риск злоупотреблений. Насколько остро сейчас стоит проблема с фальшивками?
В настоящее время достаточно часто встречаются случаи продажи фальшивых листков нетрудоспособности — объявления, листовки, сайты в сети «Интернет», предлагающие оформить «больничный» легко, быстро и просто.
Но это относится как раз к листкам нетрудоспособности на бумажном носителе.
С решением данной проблемы отлично справляется электронный листок нетрудоспособности.
В первую очередь, Фонд социального страхования Российской Федерации в рамках технологии электронного листка нетрудоспособности создаёт единую базу, в которой может видеть электронный листок нетрудоспособности с момента его «открытия» в медицинской организации. Такого преимущества лишены листки нетрудоспособности на бумажном носителе.
Кроме того, выдать поддельный электронный листок нетрудоспособности невозможно, так как Фонд социального страхования Российской Федерации контролирует любые действия с ним. Таким образом, работодатель, работник которого предъявляет для оплаты электронный листок нетрудоспособности, может быть уверен в его подлинности.
Как получить электронную подпись для врача и медицинской организации
Оформить квалифицированную электронную подпись можно в аккредитованном удостоверяющем центре.
Если медицинское учреждение не является бюджетным:
- главный врач получает КЭП в УЦ ФНС;
- рядовой персонал (врачи) получает КЭП в АУЦ по доверенности на сотрудника организации или КЭП на ФЛ, если медицинская информационная система предполагает использование сертификатов без указания ИНН юридического лица.
Если медицинское учреждение бюджетное:
- главный врач получает КЭП в УЦ ФК (Удостоверяющий центр Федерального Казначейства);
- рядовой персонал получает КЭП в УЦ ФК по доверенности или КЭП на ФЛ, если медицинская информационная система предполагает использование сертификатов без указания ИНН юридического лица.
Как оформляется электронный больничный
| Пошаговая инструкция |
Характеристика |
| Оформление больничного у врача | Если вы заболели, как обычно обращаетесь в поликлинику за больничным листом. Доктор может оформить как бумажный так и электронный больничный. Если вы решили использовать электронный, тогда сообщите об этом врачу. |
| Врач входит на сайт ФСС | формирует в ней листок нетрудоспособности: вносит необходимые данные, копирует информацию из электронной медкарты. Также он запрашивает в системе уникальный номер электронного больничного.
Готовый больничный медучреждение выгружает в ЕИИС «Соцстрах». При выдаче листка нетрудоспособности его необходимо заверить, только уже не печатями, как раньше ,а как раз электронной подписью. Сотрудник не увидит больничного, он получит индивидуальный номер, который необходимо предоставить бухгалтеру для дальнейшего оформления. |
| Бухгалтер получает номер больничного | Бухгалтер идентифицируется в личном кабинете ФСС, находит данный больничный и может воспользоваться данными из него, а именно, о том когда он начался, когда человека выписали, вносит данные в свою программу для расчета .
Также нужно будет заполнить свою часть: наименование компании, средний заработок, стаж и т.д. Дополнения в листке нужно заверить электронной подписью, которую вы используете для сдачи электронной отчетности. |
| Выплата пособия | Заполненный больничный мгновенно поступит в отделение ФСС по месту работы застрахованного. Данные сведения, поданные врачом и бухгалтером будут учтены фондом при начислении пособия.
Далее есть два варианта выплаты: если вы относитесь к регионам с пилотным проектом, то ФСС напрямую оплачивает больничный сотруднику, если нет, то работодатель. |
Для того, чтобы получить доступ к больничным листам сотрудников, работодатель обязан зарегистрироваться на сайте Фонда социального страхования. Там у него появится личный кабинет, куда будут приходить сведения о временно нетрудоспособных сотрудниках, какие именно болезни им диагностировали и в каких медицинских учреждениях были открыты больничные листы. Также там будут храниться такие сведения о пациентах, как продлевали ли они листы о нетрудоспособности, когда они будут закрыты и с какой даты сотрудник должен выйти на свое.
Плюсы и минусы электронных больничных:
|
Плюсы |
Минусы |
| доктор экономит время при приеме пациента на оформление электронного больничного | возможные неполадки и сбои в системе, напрямую отражающиеся на оформлении бланка;
|
| поскольку данные вносятся в программу, сохраняется конфиденциальность информации между врачом и пациентом
|
медперсонал должен будет пройти спецкурсы, что может быть крайне тяжело для медиков пожилого возраста, из-за чего они могут легко попасть под увольнение |
| исключаются форс-мажорные ситуации: кражи, потери, подделки | по всей стране необходимо будет наладить компьютерное обеспечение |
| процесс ускоряется и выплаты происходят гораздо быстрее, в течении одного-двух дней с момента поступления в ФСС
|
существенная реорганизация ведомственных учреждений с целью вменения им обязанностей по работе с новым видом больничных |
| сокращается бумажная работа, меньше бумаг- больше времени | невозможность полного устранения человеческого фактора |
| снижается нагрузка на работодателя насчёт расчёта выплаты, автоматизируется процесс расчёта;
|
|
| оптимизируются расходы Фонда социального страхования: нет необходимости в проверке страхователей и медучреждений, в распечатке бланков, доставлении их, ведении учёта, хранении и тому подобное. Отчётность формируется автоматически |
Какие документы обязательны вместе с электронным больничным и как они выглядят
Пациенту электронный больничный, в отличие от бумажного, на руки не выдают. Вместо этого ему вручают талон, распечатанный на обычной бумаге. Форма талона законодательно не закреплена, но его назначение — снабдить пациента и его работодателя достаточным набором сведений, с помощью которых электронный больничный можно отыскать в базе ФСС.
Талон может выглядеть так:
Талон к электронному больничному
| Номер листка нетрудоспособности | 675438762391, выдан 13.05.2019 |
| Наименование медицинской организации | ГАУЗ ТО «КДЦ» |
| ОГРН медицинской организации | 10377225005334 |
| СНИЛС | |
| Период нетрудоспособности | 13.05.2019–16.05.2019 |
| Ф. И. О. врача | Сидоров И. И. |
| Явиться на прием | 16.05.2019 |
Инструкция по работе с ЭЛН для работодателя
Для того чтобы работодатель мог полностью работать с системой электронных листков нетрудоспособности, необходимо выполнить специальную процедуру. Если выполнить все те шаги, которые требует Фонд социального страхования от работодателей, признаваемых страхователями, то в будущем работа в системе электронного документооборота с ФСС будет экономить достаточно много времени при обмене данными, что позволит существенным образом упростить весь обмен данными.
Сам процесс работы выглядит следующим образом:
- на подготовительном этапе организации необходимо пройти процедуру регистрации в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах», а для этого – зарегистрировать организацию на Госуслугах, создав ей там учетную запись. Если такая запись была создана, вход в ЕИИС «Соцстрах» будет осуществляться в автоматическом режиме;
- также на подготовительном этапе происходит регистрация организации с заполнением всех необходимых сведений об организации в ЕИИС «Соцстрах». Если такое заполнение сведений не будет осуществлено, организация в лице своих уполномоченных сотрудников не сможет получить доступ к тем обязанностям, которые у нее должны быть для того, чтобы выполнять определенные роли при работе с электронными листками нетрудоспособности;
- на основном этапе происходит распределение вновь возникших обязанностей среди сотрудников работодателя таким образом, чтобы выделить специалиста, ответственного именно за оформление электронных больничных листков, так как данная работа будет требовать достаточно быстро и своевременно реагировать на все изменения, происходящие в системе;
- следующим шагом становится доведение до сотрудников тех изменений, которые произошли в системе оформления больничных листков и будут касаться именно их с указанием положительных сторон такого документа.
После того как все организационные вопросы были решены, необходимо осуществлять переход именно к использованию такого варианта больничных листов.
Что значит: электронный больничный
Целевое назначение больничного листа заключается в подтверждении факта нетрудоспособности физического лица – сотрудника организации. Какие случаи требуют подтверждения уважительной причины:
- Болезнь сотрудника, амбулаторное лечение или пребывание в стационаре;
- Болезнь ребенка сотрудника;
- Наступление беременности.
Все случаи, которые допускают предъявление работником больничного листа, оплачиваются работодателем в установленном законом порядке. Для бухгалтерии в бланке больничного листа предусмотрен раздел: «для работодателя», в котором указывается место работы, регистрационный номер в ФСС, ИНН и СНИЛС работника, период в днях, которые подлежат оплате, а также:
- Трудовой стаж персонала;
- Общий заработок для расчета суммы к выплате;
- Средний дневной заработок;
- Итоговые выплаты за счет работодателя и из средств ФСС.
Данный раздел заверяется подписью ответственного лица и печатью предприятия. Если работник трудится у ИП, то за отсутствием печати ее не ставят. Все сведения указываются печатными буквами, только черной гелиевой пастой. Бланк не должен содержать помарок в части заполненной лечебным учреждением. Ошибки, допущенные работодателем, исправляются путем аккуратного перечеркивания неверной информации. Заверить подписью и печатью с пометкой «исправленному верить».
Распространенные вопросы
Вопрос 1: Будет ли отменен бумажный бланк листа нетрудоспособности после введения в действие электронного аналога? Какой штраф заплатит работодатель, если не пользуется электронным бланком?
С 2014 года запущен экспериментальный проект «электронный лист нетрудоспособности». Выборочно в нем участвовали Белгородский, Астраханский, Московский регионы. С 2016 года подключена к проекту и республика Крым. В соответствии с НМА 86-ФЗ бумажные больничные сохранят свою юридическую силу наравне с электронным бланком.
Форму листа выбирает непосредственно пациент. Это также закреплено законодательством. Следовательно, об отмене бумажного варианта документа речи не идет. Из вышесказанного следует, что обе формы бланка используются как альтернативная замена, то штрафа за создание бумажного листа нетрудоспособности закон не предусматривает.
Какие печати должны быть на больничном листе?
Больничный лист — это официальный документ, который является письменным подтверждением того, что вы пропустили работу именно по уважительной причине, которая не влечет наложения на вас санкций со стороны работодателя.
В данном листе указывается информация о том, как долго вы болели, диагноз, поставленный специалистом, и были ли нарушения больничного режима. Также в данном листе в обязательном порядке должно указываться наименование медучреждения и информация о нем.
Для того, чтобы лист полностью был признан официальным документом, необходимо соблюдать некоторые установленные правила по оформлению.
Лист, подтверждающий вашу временную нетрудоспособность, должен содержать в себе все необходимые реквизиты и штампы. Стоит отметить, что их количество и формы также строго регламентированы.
У многих работников может возникнуть вопрос, какие и сколько печатей должно быть на больничном листе? Давайте разберемся.
Электронный больничный лист — инструкция для работодателя
Электронный больничный лист — инструкция для работодателя — это актуальная тема в свете повсеместного ввода электронного взаимодействия ФСС со страхователями и медицинскими компаниями. Как действует система электронного документооборота с больничными листами? Как правильно оформлять и учитывать электронные больничные листы? Об этом расскажет наш материал.
- Изменились ли функции кадровика при введении виртуального больничного?
- Как работает электронный больничный лист
- Выбор системы работы с листками нетрудоспособности
- Функции работодателя по работе с электронным больничным
- Итоги
Сотрудник принес электронный больничный что делать
Как нужно подготовиться работодателю, чтобы болезнь работника не стала «сюрпризом» и можно было избежать проблем с выплатой пособий? Прежде всего заметим, что принципиально ничего нового в этой системе нет, меняются лишь технология оформления и способ передачисамого документа: вместо ручного– автоматизированный. Напомним, что бланки листков нетрудоспособности являются документами строгой финансовой отчетности, следовательно, для их заверения необходимы печать и подпись руководителя организации. Важные документы, сформированные в электронном виде, подписываются электронными цифровыми подписями. Первое, что нужно сделать работодателю, — проверить наличие у себя электронной цифровой подписи (ЭЦП).Если организация уже сдает отчетность в государственные органы в электронном виде, то ЭЦП у нее уже есть.
Как и прежде, в форме три базовых раздела для внесения информации работодателем и медицинской организацией. Электронный больничный лист: плюсы и минусы Как уже говорилось, после введения в оборот электронного больничного листа традиционный бумажный лист не будет изъят из обращения. Данную форму продолжат использовать, например, в связи с недостаточным техническим оснащением на местах или по иным причинам. Однако она точно будет признана устаревшей. Поскольку переход к виртуальному виду документооборота является сегодня очень популярной темой, давайте обсудим его достоинства и недостатки.
Рекомендуем прочесть: В Течение Какого Времени Будут Перечислены Единовременное Пособие На Рожденного Ребенка 2021 Году