Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Положение о расчетах с подотчетными лицами». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно части №1 статьи №29 Федерального закона № 402-ФЗ авансовые отчеты подлежат хранению в течение 5 лет. Каждая организация сама выбирает порядок хранения отчетов. Чаще всего авансовые отчеты вместе с необходимыми документами прошиваются поквартально либо в хронологическом порядке.
Контроль подотчетных сумм на командировку
Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
Работник представляет в бухгалтерию:
- авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
- первичные документы, подтверждающие расходы.
Документальное оформление выдачи денег в подотчет на карточку сотрудника
Перечисленные на карту сотрудника подотчетные денежные средства проверяющие инспекторы из ФНС, ПФР и ФСС могут легко отнести к его заработной плате. Итогом станет доначисление зарплатных налогов, страховых сборов и штрафных санкций. Чтобы избежать этих неприятностей, необходимо изначально зафиксировать в документальной форме обоснованность выдачи подотчета на карту сотрудника.
В первую очередь в учетную политику или в инструкцию по использованию подотчетных сумм надо внести следующие положения:
«Выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме.
При безналичной форме расчетов с подотчетными лицами денежные средства перечисляются на их зарплатные или личные карты с расчетного счета организации.
Возврат неиспользованных подотчетных средств может быть осуществлен в безналичной форме — в виде перевода с карты подотчетного лица на расчетный счет организации — или в наличной форме — в виде передачи наличных денежных средств в кассу организации».
Затем нужно ввести в действие приказ о подотчетных лицах и зафиксировать в нем список должностных лиц, которые могут получить денежные средства в подотчет. При небольшом рабочем штате удобнее будет указать просто перечень должностей без личных данных сотрудников. В таком случае не придется переделывать приказ при смене сотрудников.
С образцом приказа можно ознакомиться в нашей статье «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец».
Следующим документальным обоснованием предоставления подотчетных средств на карту будет личное заявление сотрудника или приказ руководителя о выдаче денежных средств под отчет. Законодательство разрешает оформлять только один из этих документов.
К обязательным реквизитам заявления (приказа) о выдаче подотчета на карту относятся:
- цель получения подотчетных денег;
- сумма запрашиваемого подотчета;
- банковские реквизиты карты, на которую производится выдача подотчета;
- период, на который предоставляются подотчетные деньги;
- разрешительная подпись руководителя (или лица, которое может подписывать подобные документы по доверенности от руководителя);
- подпись подотчетного лица;
- дата составления.
Основные правила выдачи подотчетных денег
Согласно п. 6.3 указания 3210-У выдача денежных средств подотчетному лицу регистрируется расходным кассовым ордером после предварительного составления им письменного заявления на имя руководителя компании либо поступления распоряжения руководителя о необходимости выдачи подотчетной суммы. В заявлении подотчетный сотрудник аргументирует необходимость выдачи суммы с обязательным указанием ее размера и срока предоставления денег.
По истечении определенного времени работник обязательно должен представить авансовый отчет с прикреплением первичных документов, доказывающих осуществленные расходы. С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно. Прежнее требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.
Что еще изменилось в подотчете и кассовых операциях с 30 ноября 2020 года, см. здесь.
Остаток неиспользованной суммы приходуется в кассу по приходному кассовому ордеру, а излишне потраченные средства выдаются сотруднику на основании расходного кассового ордера.
Что делать, если сотрудник не вернул подотчетную сумму, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Основные моменты о подотчетных суммах см. в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».
Какие коды с мая применяются в платежке
Перечисляя зарплату и прочие выплаты сотрудникам, заполняют поле «20» — «название платежа». Начиная с 1 мая, количество кодов, предусмотренных для этого поля, увеличивается до пяти. Соответственно с этого времени будут применяться:
- «1» — все виды доходов, включая авторские вознаграждения за результаты интеллектуальной деятельности (зарплата, соцпособия, отпускные, проч.), с которых можно производить удержания, учитывая установленные ограничения, по ст. 99 ФЗ № 229 от 02.10.2007;
- «2» — постоянные выплаты сотрудникам, не подлежащие взысканиям, например, суточные, пособие по уходу за малышом (с них нельзя удерживать согласно ч.1 ст. 101 ФЗ № 229);
- «3» — постоянные выплаты, которые не подпадают под ограничения, связанные с взысканием алиментов на детей, компенсацией ущерба по смерти кормильца, т. е. с них алименты, названую компенсацию ущерба взыскивать разрешается, а остальные виды обязательств — нет (применительно к ч. 2 ст. 101 ФЗ № 229);
- «4» — разовые выплаты, не подлежащие взысканиям, связанным с удержаниями ч. 1 ст. 101 ФЗ № 229;
- «5» — разовые выплаты, на которые не распространяются ограничения по взысканию алиментов на детей, компенсации ущерба по смерти кормильца (применительно к ч. 2 ст. 101 ФЗ № 229).
Возврат денег без ордера
Поправки вносятся в пп.4.1 Порядка ведения кассовых операций. До изменений выдача наличных денег из кассы, например, при возврате товара покупателем проводилась по расходным кассовым ордерам. По каждой возвращаемой покупателю сумме организация обязана была составлять расходный ордер (п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Теперь составлять в таких случаях отдельные расходные ордеры не потребуется. Согласно поправкам, все ордеры могут оформляться по окончании проведения кассовых операций. То есть в конце рабочей смены на основании фискальных документов (кассовых чеков, оформленных онлайн-кассой). Иными словами, для выдачи денег за возвращенный товар достаточно будет оформить чек, содержащий отметку о возврате (признак – «возврат прихода»).
III. Новые сроки уплаты налогов и представления отчетности
В целях реализации нового порядка администрирования унифицированы сроки представления налоговой отчетности и уплаты налогов (авансовых платежей). Приведем новые сроки относительно основных налогов:
| Налог | Срок представления отчетности | Срок уплаты | Норма НК РФ |
|---|---|---|---|
| НДС (налогоплательщик, налоговый агент) | не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом | не позднее 28-го числа каждого из трех месяцев, следующих за истекшим налоговым периодом | п. 1, п. 4, п. 5 ст. 174 |
| Налог на прибыль | не позднее 25 календарных дней со дня окончания отчетного периода | авансовые платежи – не позднее 28-го числа месяца, следующего за отчетным периодом; налог – не позднее 28 марта года, следующего за налоговым периодом |
п. 1, п. 2, п. 4 ст. 287, п. 3 ст. 289 |
| НДФЛ | 6-НДФЛ за I кв., полугодие, 9 мес. – не позднее 25-го числа месяца, следующего за соответствующим периодом. В 6-НДФЛ за I кв. отражаются суммы, удержанные в период с 1 января по 22 марта включительно, за полугодие – в период с 1 января по 22 июня включительно, за 9 мес. – в период с 1 января по 22 сентября включительно; за год – не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом |
алог, удержанный за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца – не позднее 28-го числа текущего месяца; налог, удержанный за период с 1 по 22 января – не позднее 28 января; налог, удержанный за период с 23 по 31 декабря – не позднее последнего рабочего дня календарного года; в отношении НДФЛ с дивидендов, выплачиваемых АО, – не позднее 28-го числа месяца, следующего за месяцем выплаты |
п. 6 ст. 226, п. 9 ст. 226.1, п. 2 ст. 230 |
| Страховые взносы | не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчетным (отчетным) периодом | не позднее 28-го числа следующего календарного месяца | п. 3, п. 7 ст. 431 |
| Налог, уплачиваемый при применении УСН | организации – не позднее 25 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом; ИП – не позднее 25 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом |
авансовые платежи – не позднее 28-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным периодом; налог: организации – не позднее 28 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом; ИП – не позднее 28 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом |
п. 7 ст. 346.21, п. 1 ст. 346.23 |
| транспортный налог (для организаций) | авансовые платежи – не позднее 28-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным периодом; налог – не позднее 28 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом |
п. 1 ст. 363 | |
| налог на имущество организаций | не позднее 25 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом | п. 1 ст. 383, п. 3 ст. 386 |
Действителен ли товарный чек без кассового в 2022 году
Важно, чтобы он был правильно оформлен, так как нарушение при оформлении документации влечет за собой административную и уголовную ответственность. Товарный и кассовый чеки являются абсолютно самостоятельными документами.
- наименование предприятия;
- месторасположение (фактический адрес, где была совершена покупка);
- ИНН;
- номер расчетно-кассового аппарата;
- номер документа;
- дата покупки;
- перечень товаров;
- количество;
- цена за единицу;
- цена за все единицы данной категории товара;
- сумма скидок (если таковые присутствуют);
- сумма к оплате.
- ККП – код проверки подлинности документа.
В 2023 г., аналогично настоящему времени, Расчет по форме 6-НДФЛ будет предоставляться ежеквартально. В отношении отчетности за квартал, Расчет необходимо направлять в налоговую не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным. Но 6-НДФЛ за год организации должны направить не позднее 25 февраля того года, который следует за истекшим налоговым периодом. Сейчас же расчет предоставляется не позднее последнего дня месяца, который следует за отчетным, а 6-НДФЛ за налоговый период – не позднее 1 марта следующего года.
Также, согласно новой редакции ст. 230 НК РФ, удержанные суммы налога нужно будет отражать по следующим правилам:
- в I квартал включать суммы, удержанные с 1 января по 22 марта;
- в полугодии – удержанные с 1 января по 22 июня;
- в 9 месяцев – с 1 января по 22 сентября.
Представление авансового отчета
По полученным под отчет деньгам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме, утвержденной организацией (это может быть и унифицированная форма № АО-1).
Срок представления отчета по истраченным наличным средствам, полученным из кассы (в том числе на командировку), законодательством установлен и равен 3 рабочим дням№ 3210-У. А вот по подотчетным суммам, переведенным на банковскую карту, такого срока нет. Поэтому организация должна установить его самостоятельно. Причем в ситуации, когда подотчетные средства переводятся на карту, не действует запрет на получение новых подотчетных сумм до представления отчета по старым. Значит, организация может установить, что по средствам, полученным на карту, работник вправе отчитываться, к примеру, всего раз в месяц (например, это удобно, если нужно часто приобретать канцтовары).
3. Порядок отчета по подотчетным суммам.
3.1. По расходам, произведенным в интересах организации за счет подотчетных или собственных средств, работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (см. Приложение № 4).
3.2. Авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней:
— по средствам, выданным на командировку, — со дня возвращения из нее;
— по средствам, полученным на иные нужды из кассы либо на карту, — после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет;
— по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7 — со дня покупки.
Если срок представления авансового отчета истекает в период отсутствия работника на работе на законных основаниях (например, из-за болезни), то авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней со дня выхода на работу.
3.3. Неиспользованный остаток подотчетных средств работник должен вернуть на следующий рабочий день после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет, а в случае отсутствия на работе в этот день на законных основаниях — в день выхода на работу.
3.4. Авансовый отчет оформляется в одном экземпляре. На его оборотной стороне в таблице работник записывает по порядку подтверждающие документы и суммы затрат по ним, затем прикладывает эти документы к авансовому отчету, предварительно пронумеровав их в том же порядке. При этом сумма в графе «Израсходовано» на лицевой стороне должна соответствовать итоговой сумме расходов в таблице на оборотной стороне.
3.5. В подтверждение приема авансового отчета работнику выдается расписка (отрезная часть отчета).
3.6. Если авансовый отчет представляется по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7, то работник одновременно подает заявление (см. Приложение № 5) на имя руководителя с просьбой утвердить авансовый отчет и возместить перерасход в соответствующей сумме.
В тексте заявления о возмещении перерасхода, когда работник тратил личные деньги, можно указать, например: «Прошу утвердить прилагаемый авансовый отчет от 28.03.2016 № 12 и возместить перерасход в сумме 1560 руб., истраченной на покупку канцелярских товаров».
Неиспользованные подотчетные средства, возвращенные в кассу, не обязательно сдавать на расчетный счет. Поэтому их можно снова выдать под отчет либо направить на иные нужды (кроме тех, для которых требуется специально снимать деньги со счета, например на оплату аренды недвижимости и т. п.).
Что учесть в 2022 году
Принимая авансовый отчет, учитывайте изменения в оформлении кассовых чеков и БСО — в состав обязательных реквизитов включаются сведения о наименовании покупателя (организации или ИП) и его ИНН.
Оформляя расчеты с подотчетными лицами в 2022 году с учетом последних изменений, помните:
- Если подотчетнику для приобретения товаров и услуг в интересах организации выдана доверенность и он предъявил ее продавцу, то продавец обязан отразить эти данные в выданном кассовом чеке.
- Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан. В этом случае покупателем для продавца является само физлицо, и кассовый чек оформляется в обычном порядке.
Представление авансового отчета
По полученным под отчет деньгам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме, утвержденной организацией (это может быть и унифицированная форма № АО-1).
Срок представления отчета по истраченным наличным средствам, полученным из кассы (в том числе на командировку), законодательством установлен и равен 3 рабочим дням№ 3210-У. А вот по подотчетным суммам, переведенным на банковскую карту, такого срока нет. Поэтому организация должна установить его самостоятельно. Причем в ситуации, когда подотчетные средства переводятся на карту, не действует запрет на получение новых подотчетных сумм до представления отчета по старым. Значит, организация может установить, что по средствам, полученным на карту, работник вправе отчитываться, к примеру, всего раз в месяц (например, это удобно, если нужно часто приобретать канцтовары).
3. Порядок отчета по подотчетным суммам.
3.1. По расходам, произведенным в интересах организации за счет подотчетных или собственных средств, работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (см. Приложение № 4).
3.2. Авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней:
— по средствам, выданным на командировку, — со дня возвращения из нее;
— по средствам, полученным на иные нужды из кассы либо на карту, — после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет;
— по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7 — со дня покупки.
Если срок представления авансового отчета истекает в период отсутствия работника на работе на законных основаниях (например, из-за болезни), то авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней со дня выхода на работу.
3.3. Неиспользованный остаток подотчетных средств работник должен вернуть на следующий рабочий день после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет, а в случае отсутствия на работе в этот день на законных основаниях — в день выхода на работу.
3.4. Авансовый отчет оформляется в одном экземпляре. На его оборотной стороне в таблице работник записывает по порядку подтверждающие документы и суммы затрат по ним, затем прикладывает эти документы к авансовому отчету, предварительно пронумеровав их в том же порядке. При этом сумма в графе «Израсходовано» на лицевой стороне должна соответствовать итоговой сумме расходов в таблице на оборотной стороне.
3.5. В подтверждение приема авансового отчета работнику выдается расписка (отрезная часть отчета).
3.6. Если авансовый отчет представляется по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7, то работник одновременно подает заявление (см. Приложение № 5) на имя руководителя с просьбой утвердить авансовый отчет и возместить перерасход в соответствующей сумме.
В тексте заявления о возмещении перерасхода, когда работник тратил личные деньги, можно указать, например: «Прошу утвердить прилагаемый авансовый отчет от 28.03.2016 № 12 и возместить перерасход в сумме 1560 руб., истраченной на покупку канцелярских товаров».
Неиспользованные подотчетные средства, возвращенные в кассу, не обязательно сдавать на расчетный счет. Поэтому их можно снова выдать под отчет либо направить на иные нужды (кроме тех, для которых требуется специально снимать деньги со счета, например на оплату аренды недвижимости и т. п.).
Документальное подтверждение расходов
К авансовому отчету работник должен приложить подтверждающие расходы документы. Работник должен знать, какие требования предъявляются к первичным документам, чтобы суметь проверить их сразу на месте при совершении покупки.
Легче всего работнику будет, если вы сделаете образцы всех подтверждающих документов, где будет выделена важная информация, и ознакомите его с ними.
4. Требования к подтверждающим расходы документам.
4.1. Перед покупкой работник должен спросить у продавца, выдает ли он документ, подтверждающий оплату, и если нет, то работнику не следует совершать покупку.
4.2. Перечень оправдательных документов, представляемых работником:
1) при покупках в розницу (в том числе при оплате через Интернет с доставкой или самовывозом):
— чек ККТ;
— товарный чек (если в чеке ККТ нет перечня покупок);
— счет-фактура. Работник должен потребовать его у продавца, если в чеке ККТ выделен НДС. Если продавец не выдает счет-фактуру и сумма покупки превышает 10 000 руб., то работнику не следует совершать покупку;
2) при покупках в розницу у продавца, не использующего ККТ в связи с применением специального налогового режима в виде ЕНВД или патентной системы налогообложения, — любой документ об оплате с перечнем покупок (например, товарный чек, квитанция);
3) при оплате услуг, оказываемых населению (бытовых услуг, услуг пассажирского транспорта, учреждений культуры, почты и др.№ 54-ФЗ):
— или чек ККТ. А если в нем нет наименования услуги, то еще и товарный чек (иной подобный документ с расшифровкой);
— или бланк строгой отчетности (БСО).
При приобретении работником электронных билетов документами, подтверждающими транспортные расходы, будут:
— при авиаперелете — распечатка маршрутной квитанции (электронного билета) и посадочный талон;
— при проезде на поезде и ином транспорте — распечатка электронного билета (на поезде дальнего следования — распечатка контрольного и посадочного купонов);
4) при покупках у оптового продавца:
— чек ККТ;
— товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ);
— счет-фактура (если в чеке ККТ, накладной или акте выделен НДС);
— корешок доверенности на получение ТМЦ по форме № М-2;
5) при внесении предоплаты за товары (работы, услуги), которые будут отгружены организации:
— чек ККТ;
— счет-фактура на аванс (если в чеке ККТ выделен НДС);
6) при приобретении товаров (работ, услуг) у физлиц-непредпринимателей (к примеру, в случае найма жилого помещения во время командировки):
— договор (см. Приложение № 6);
— расписка физлица в получении денег от работника (см. Приложение № 7);
7) при оплате через платежный терминал (если невозможен другой способ оплаты) — чек, выданный терминалом;
8) при внесении платы организации или предпринимателю, не связанной с расчетами за товары (работы, услуги) (например, при возврате займа, внесении пожертвования, уплате членских взносов в саморегулируемую организацию), — квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).
4.3. При получении на руки указанных в п. 4.2 документов работнику следует обратить внимание на следующее.
Какую сумму наличных денег учреждение вправе выдать под отчет на хозяйственные нужды?
В соответствии со ст. 861 ГК РФ расчеты между юридическими лицами, а также расчеты, связанные с осуществлением гражданами предпринимательской деятельности, ведутся в безналичном порядке. Кроме того, данные расчеты могут производиться наличными деньгами, если иное не установлено законом. Напомним, что в настоящее время предельный размер расчетов определен Указанием Банка России от 20.06.2007 N 1843-У и составляет 100 000 руб. Предельный размер расчетов наличными деньгами установлен для расчетов в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельного размера расчетов наличными деньгами (Письмо Банка России от 02.07.2002 N 85-Т).
Таким образом, учреждение вправе выдать даже 100 000 руб. под отчет на приобретение товаров, работ, услуг при осуществлении расчетов в рамках одного договора. Разумеется, на практике такие суммы редко выдаются под отчет работникам учреждения на хозяйственные нужды, как правило, подобные расчеты осуществляются в безналичном порядке.
Обратите внимание! Несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами является административным правонарушением и влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., на учреждение — от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).
Для выдачи денег работодателю нужно действовать так:
- оформите расходный кассовый ордер (РКО). Его должен подписать главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (пп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания № 3210-У).
- после того как подотчетник поставит свою подпись на РКО, кассир выдает ему деньги из кассы и подписывает РКО (пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У).
- оформите выдачу денег под отчет проводкой (статья движения денежных средств):
| Проводка | Операция |
| Д 71 — К 50 | Работнику выданы деньги под отчет |
Изменения с 30.11.2020
Новое указание Банка России №5587-У от 05.10.2020 вступило в силу 30.11.2020. Финансовый регулятор установил новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2021 году и утвердил новые требования для кассовых операций в организациях и ИП. Теперь кассовые операции разрешено вести с применением устройств, функционирующих в автоматическом режиме без участия работников. Кассиры вправе не требовать от получателей денег документ, удостоверяющий личность, хотя обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.
Кассирам запретили выдавать денежные купюры с повреждениями: загрязнением поверхности лицевой или оборотной сторон, приводящим к снижению яркости изображения на 8% и более, с посторонними надписями или рисунками, состоящими из двух и более знаков или символов, с оттисками штампа или пятнами диаметром 5 мм и более. Если банкнота содержит одно и более из указанных повреждений, а также иные, указанные в пункте 2.9 положения Банка России №630-П от 29.01.2018, она подлежит обязательной сдаче в банк. Принимать от других лиц в кассу наличные деньги, признанные неплатежеспособными, запрещено, это предусматривают новые правила работы с подотчетниками.
Как работать по новым правилам
ВАЖНО!
с 30.11.2020 порядок кассовых расчетов изменился. Расчеты с подотчетными лицами в 2021 году с учетом последних изменений подробно рассмотрели в статье «Как вести учет расчетов с подотчетными лицами».
Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета, касающееся выдачи денежных средств под отчет в бюджетных учреждениях, началось еще в 2021 году. По приказу Минфина №65н от 01.07.2013 произведен ряд поправок к указаниям о бюджетной классификации, изменяющий некоторые коды классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ). В документах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм. Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ.
В 2021 году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правовой акт №4416-У от 19.06.2017, который внес существенные поправки к указаниям ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014. Главные модификации коснулись пункта 6.3, и с 19 августа стало проще выдавать подотчетные суммы.
Важные правила подотчета:
- выдать деньги под отчет разрешено только работнику, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), или физлицу, работающему по договору гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ №29-Р-Р-6/7859 от 02.10.2014);
- для выдачи денег сотрудники не должны подавать заявление, основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
- срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом в 2021 году устанавливает организация;
- выдача требуемых сумм осуществляется и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.
Деньги под отчет: что изменилось в правилах выдачи
- При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указания № 3210-У.
- Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или его письменного заявления. Согласно письму ЦБ РФ от 06.09.2022 № 29-1-1-ОЭ/2064, приказ должен быть подписан директором, в нем должна быть указана дата и регистрационный номер.
- Срок, на который выданы подотчетные средства, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета, согласно абз. 2 п. 6.3 указания № 3210-У, составляет 3 дня. В течение этого времени подотчетник должен отчитаться или вернуть деньги организации.
- Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет могут выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2022 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетник тоже может путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Однако возможность безналичных подотчетных расчетов должна быть закреплена в учетной политике.
- Лимит сумм, которые можно выдать в подотчет, не установлен. Поэтому предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями.
- Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2022 не является нарушением закона.
- Организации и ИП могут выдавать деньги в подотчет не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2022 № 29-1-1-6/7859).
- Выдача из кассы в подотчет оформляется проводкой Дт 71 Кт 50. Также можно указать Дт 71 Кт 51 при переводе денежных средств на карту.