Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как отправить всех сотрудников в отпуск за свой счет». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На основании заявления сотрудника в случае согласования отпуска либо в ситуации, когда предоставление отпуска работнику по его заявлению является обязательным, организация издает приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику по унифицированной форме № Т-61, с которым сотрудника знакомят под личную подпись. Образец оформления приказа приведен в Примере 4. Если же в отпуск уходят сразу несколько человек, то на всех них можно издать общий приказ по форме № Т-6а.
Приказ, личная карточка и табель
Как и любой другой, данный отпуск следует отразить в личной карточке работника, которая ведется по унифицированной форме № Т-2 (или № Т-2ГС(МС)), утвержденной Постановлением Госкомстата (см. заполненный фрагмент этого документа в Примере 6).
Отметим значение отражения сведений о предоставленном отпуске в табеле учета рабочего времени (должен вестись в каждой организации по унифицированной форме № Т-12 (или № Т-13), утвержденной Постановлением Госкомстата): в случае судебного разбирательства по спору с работником факт отражения отпуска в табеле будет одним из доказательств согласия работника на его предоставление и отсутствия со стороны сотрудника прогула. Образец правильного отражения сведений об отпуске без сохранения заработка вы найдете в Примере 5.
Отсутствие оформления любого из перечисленных документов само по себе может повлечь привлечение работодателя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Наличие же правильно составленных документов поможет отстоять свою правоту в суде в споре с нерадивым сотрудником.
Учет неоплачиваемых отпусков
Кадровым работникам учреждений здравоохранения нужно вести учет предоставляемых неоплачиваемых отпусков. Почему? Потому что продолжительность предоставленного отпуска влияет на некоторые моменты:
1. Это поможет работодателю обосновать отказ в предоставлении отпуска сотрудникам, которым работодатель обязан его предоставить. Если работодатель предоставил определенное законом, коллективным договором количество дней неоплачиваемого отпуска в полном объеме, то при новой просьбе в течение этого же года работодатель вправе отказать льготной категории работников в таком отпуске. Например, работнику-пенсионеру в феврале и мае 2018 года был предоставлен неоплачиваемый отпуск в количестве 7 дней (всего согласно ст. 128 ТК РФ пенсионер вправе рассчитывать на 14 дней в год). Если о неоплачиваемом отпуске по данному основанию он попросит еще, например в августе, работодатель вправе отказать ему.
2. Количество дней неоплачиваемого отпуска играет роль при подсчете стажа для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска. На основании ч. 1 ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года. Время отпуска (отпусков) без сохранения заработной платы, превышающее 14 дней, включению в указанный стаж не подлежит. То есть дата окончания рабочего года смещается на число исключенных из стажа дней.
Пример.
Работник устроился на работу 11.05.2016. Продолжительность отпусков без сохранения заработной платы в 2017 году у него составила 23 дн.
Поскольку ему было предоставлено больше 14 дн. административного отпуска, продолжительность рабочего года будет увеличена на число дней, превышающих 14, – на 9 дн. Таким образом, рабочий год увеличится на 9 дн.: с 11.05.2017 по 19.05.2018. Следующий рабочий год у работника начнется с 20.05.2018.
Напомним, что время неоплачиваемых отпусков фиксируется в табеле учета рабочего времени и личной карточке работника.
Отпуск по уходу за ребенком
Отпуск такого типа может взять не только мать, но и отец, бабушка, дед, иной родственник либо опекун. Иначе говоря, тот, кто будет ухаживать за ребенком. Отпуск может быть поделён на части и предоставлен разным лицам, однако по очереди, а не одновременно.
Общий период такого отпуска – до даты исполнения ребенку трёх лет. В первые полтора года ухаживающему лицу выплачивается пособие. На практике чаще всего отпуск по уходу за ребенком берёт мать, и начинается он сразу после окончания отпуска по беременности и родам.
Приказ о предоставлении отпуска по уходу за малышом также можно выпустить по форме Т-6. Заполняются те же поля, что на отпуск по беременности и родам. Основанием служит свидетельство о рождении ребенка и справка с места работы супруга о том, что он не использует право на этот отпуск. Указанные документы прикладываются к заявлению.
Как оформляется административный отпуск без сохранения заработной платы
Оформление отпуска без сохранения заработной платы выглядит аналогично общей схеме согласования отпуска, за исключением этапа планирования и согласования дат отсутствия в ежегодном графике предприятия.
Если в жизни человека возникли обстоятельства, требующие срочного отсутствия на работе или невозможности исполнения трудовых обязанностей в течение конкретного периода времени, рекомендуется придерживаться следующей последовательности действий:
- Подача заявления. Основанием для рассмотрения вопроса руководством станет подача заявления. Оно пишется вручную или печатается на компьютере в свободной форме, придерживаясь формата, утвержденного на предприятии (если таковой имеется), либо пишется в свободной форме от руки с соблюдением основным требований к кадровым документам.
- Подготовка документальных доказательств. Чтобы подтвердить веские основания, к заявлению прилагают подтверждающие бумаги, справки, свидетельства, в зависимости от того, что явилось причиной для экстренного ухода с работы.
- Подпись об ознакомлении с приказом. Если руководитель решает удовлетворить просьбу работника, после написания резолюции заявление передается в работу сотрудникам кадрового отдела для издания приказа. Важно ознакомиться с приказом и поставить подпись внизу бланка до ухода в отпуске. Действуя в таком порядке, человек избавляется от риска быть уволенным за прогул и убеждается, что право на отпуск получено официально.
Кадровый специалист вносит отметку в личную карточку и уполномоченное лицо отражает дни отсутствия в табеле учета времени (формы т-12 и -13). Впоследствии бухгалтерия учтет период отсутствия, вычитая из заработка время, которое работник провел в неоплачиваемом отпуске.
Наша жизнь непредсказуема. Никто не застрахован от необходимости временно прервать свою трудовую деятельность. В одних случаях в помощь работнику выступает закон, установив обязанность работодателя предоставить отпуск за свой счет. В других случаях работникам приходится уповать только лишь на снисходительность работодателя.
В любом случае, право на отпуск без сохранения заработной платы есть у каждого работника, главное не забывать о необходимости договориться с работодателем, в противном случае реализация такого права без ведома руководства может быть расценена как прогул, что повлечет крайне негативные последствия для работника.
Также не стоит злоупотреблять этим правом, а реализовывать его лишь по необходимости – это позволит зарекомендовать себя как трудолюбивого работника, желающего расти и развиваться.
Если гражданин имеет право на административный отпуск, то ему следует разобраться в том, сколько дней можно брать за свой счет. Его продолжительность определяется требованиями законодательства или соглашением, составляемым с работодателем.
Внимание! Если за один год по инициативе работника оформляется больше 14 дополнительных дней отдыха, то превышение не включается в стаж по ст. 121 ТК.
Максимальный срок административного отпуска зависит от статуса работника:
- участники ВОВ – 35 дней;
- работающие пенсионеры и супруги военнослужащих – 14 дней;
- инвалиды – 60 дней;
- обычные работники, у которых возникают какие-либо значимые события в жизни, например, умирает родственник или рождается ребенок – 5 дней.
Взять дополнительный отпуск можно только с помощью заявления, составляемого сотрудником. Сколько раз дают отпуск за свой счет? Он может оформляться несколько раз в год, так как его допускается разбивать на части, но общее количество дней не должно превышать максимального значения.
Краткосрочный отпуск за свой счёт – «отгул»
Выражение «отгул», повсюду используемое, в ТК РФ отсутствует, в нём применяется словосочетание «дополнительные дни отдыха».
Дополнительные («отгульные») дни делятся на три группы:
- по личным обстоятельствам;
- за работу в праздничные и нерабочие дни, а также за переработку;
- за донорство.
Отпуск для решения личных вопросов запрашивается по весьма разнообразным и специфическим причинам. В заявлении довольно было бы ограничиться указанием на семейные обстоятельства. Однако часто бывает, что руководство требует дополнительной расшифровки этих обстоятельств. Тогда указывается более детальная причина, например, свадьба, похороны, проводы друга в армию, крещение, юбилейная встреча одноклассников. Работодатель решает вопрос исходя из целесообразности, учитывая серьёзность повода, возможность замены работника, срок работы, лояльность и прочие факторы.
Каждый трудящийся обладает правом на неоплачиваемый отпуск с любой продолжительностью. Но каждые сутки отдыха сверх 14 календарных дней в течение одного года будут соответствующим образом отодвигать время предоставления очередного отпуска.
Сотрудник, проработавший на новом месте меньше шести месяцев, не имеет законного права претендовать на неоплачиваемый отпуск. Исключениями являются такие группы:
- молодые люди до 18 лет;
- женщины в положении;
- родители младенца до трёх месяцев.
Отгулы за работу в праздничные и выходные дни выделяются в любое подходящее для работника время. Иногда они устанавливаются по графику. Нередко при вызове на работу в праздничные дни в приказном порядке заранее назначаются дни будущего отдыха за отработанное время.
Отгул за сдачу крови даётся, согласно действующему законодательству (ФЗ № 125 от 20.07.2012), в количестве трёх рабочих дней. В отпуск за донорство включаются:
- день выполнения медицинского осмотра, предшествующий забору крови;
- сам день сдачи крови;
- любой иной день, выбранный работником-донором для восстановления здоровья.
Отпуск за свой счет на длительный период: максимальный срок, вопрос по стажу, налоговые риски / «Правовест Аудит»
По общему правилу, работник и работодатель вправе договориться о любой продолжительности отпуска без сохранения заработной платы (ч. 1 ст. 128 ТК РФ).
Но для отдельных работников законом установлен предельный срок отпуска. Например, для государственных и муниципальных служащих он составляет один год (ч. 15 ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ, ч. 6 ст. 21 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ).
Отметим, что когда соглашения о сроке отпуска достичь не получается, то существует перечень категорий работников, которые вправе требовать отпуск определенной продолжительности в силу закона.
Так, работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы (ст.128 ТК РФ):
То есть отказать в предоставлении перечисленным работникам отпуска без сохранения заработной платы Организация не может. Работодатель сможет отказать только в увеличении времени отдыха сверх установленной в законе продолжительности.
На основании ч. 1 ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
Поэтому, если работник находится в отпуске за свой счет длительный период, то стаж для очередного отпуска не накапливается (кроме 14 календарных дней за каждый рабочий год нахождения в отпуске за свой счет).
В период отпуска за свой счет работнику не начисляется и не выплачивается заработная плата и иные выплаты. Поэтому в целях исчисления налога на прибыль ничего не учитывается. Рисков никаких нет.
Так как нет начисленной заработной платы, соответственно нет НДФЛ и нет страховых взносов во внебюджетные фонды, в том числе взносов в ПФР.
Однако следует отметить, что в последствии, когда работнику будет предоставляться очередной отпуск с сохранением среднего заработка, он будет предоставляться за периоды работы, за исключением периодов нахождения в отпуске за свой счет. Сумма среднего заработка исчисленного в соответствии с ст.139 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ № 922 учитываются в расходах при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль (п.7 ст.255 НК РФ).
Также важно помнить, что согласно ст.8 Федерального закона от 28.12.2013 N 400 ФЗ «О страховых пенсиях» страховая пенсия по старости назначается при наличии не менее 15 лет страхового стажа (с 2024 года) и при наличии величины индивидуального пенсионного коэффициента в размере не менее 30 баллов.
Индивидуальный пенсионный коэффициент (ИПК) — понятие абсолютно новое для российской пенсионной системы. Каждый год работодатель перечисляет за своего работника страховые взносы в Пенсионный фонд России на его будущую пенсию. Эти взносы будут пересчитываться из денег в баллы. То есть пенсионные баллы — это параметр, которым оценивается каждый календарный год трудовой деятельности гражданина с учетом ежегодных отчислений страховых взносов в Пенсионный фонд России и варианта пенсионного обеспечения.
Количество баллов будет зависеть от заработной платы: чем она выше, тем их больше. За год максимально можно сформировать 10 баллов.
При отсутствии необходимого страхового стажа или требуемой величины ИПК страховая пенсия по старости не положена.
При этом период нахождения работника в отпуске без сохранения заработка не предусмотрен также в числе «иных» периодов, засчитываемых в соответствии со ст. 12 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ в страховой стаж.
Кто имеет право на административный отпуск?
Административный отпуск предоставляется по согласованию с руководителем, но надо понимать, что работник может получить отказ на предоставление данного отпуска ввиду неуважительной причины по-мнению администрации предприятия.
Законодательство всё же обязует руководителя предоставлять административный отпуск следующим категориям граждан:
| Категория граждан | Продолжительность отпуска |
| Участники ВОВ | до 35 календарных дней каждый год |
| Пенсионеры по возрасту | до 14 дней ежегодно |
| Родители и супруги военнослужащих, сотрудников полиции, пожарной службы, службы наркоконтроля, таможенников, УИС, погибших во время исполнения долга или умерших вследствие заболевания, возникшего в связи с прохождением службы | до 14 дней ежегодно |
| Инвалиды | до 60 дней ежегодно |
| Рождение ребёнка, брак, смерть близких | до 5 дней |
| Инвалиды войны | до 60 дней ежегодно |
| Ветераны боевых действий | до 35 дней ежегодно |
| Награждённым знаком «Жители блокадного Ленинграда» | до 35 дней ежегодно |
| Герои Соц.Труда, Герои Труда РФ, полный кавалер Ордена Трудовой Славы | до трёх недель ежегодно |
| Получение высшего профессионального образования: | |
| Абитуриенты | 15 дней |
| Студенты очной формы обучения | · 15 дней для промежуточной аттестации · 4 месяца для подготовки выпускной работы и сдачи гос.экзаменов · 1 месяц для сдачи гос.экзаменов |
| Получение среднего профессионального образования: | |
| Абитуриенты | 10 дней |
| Студенты очной формы обучения | · 10 дней для промежуточной аттестации; · до 2 месяцев – прохождение ГИА |
| Совместители | Если отпуск по основному месту работы больше, чем по совместительству – предоставляется количество дней, уравнивающих продолжительность отпусков |
| Доверенные лица | На период полномочий |
| Супруги военнослужащих | Размер отпуска, уравнивающий отпуск по основному месту работы с отпуском военнослужащего |
| Член избирательной комиссии | На период полномочий |
| Родитель (законный представитель) ребёнка до 16 лет, работающий в районах Крайнего Севера и приравненных к ним территориях | 1 день в месяц |
| В соответствие с коллективным договором: · родитель (законный представитель) двух или более детей до 14 лет · родитель (законный представитель) ребёнка-инвалида до 18 лет · одинокая мать/одинокий отец ребёнка до 14 лет |
до 14 календарных дней |
Законодательные акты, регулирующие административный отпуск
Документы, регулирующие административный отпуск, представлены следующими законодательными актами:
| Законодательный акт | Сфера регулирования |
| Статья 128 ТК РФ | Регулирует предоставление отпуска без сохранения заработной платы участникам ВОВ, инвалидам, родителям и вдовам военнослужащих, сотрудникам других гос.структур, погибшим при исполнении обязанностей или умершим вследствие травм и заболеваний, полученных в период несения службы; лицам, вступающим в брак, при рождении ребёнка, смерти близких родственников. Данная статья так же регулирует предоставление отпуска без сохранения заработной платы в прочих случаях. |
| Статья 173, 174 ТК РФ | Регулирование работы лиц, совмещающих трудовую деятельность с получением образования |
| Статья 263 ТК РФ | Регулирует предоставление административного отпуска в соответствие с коллективным договором |
| Статья 286 ТК РФ | Регулирование работы лиц, работающих по совместительству |
| Статья 319 ТК РФ | Отпуск без сохранения заработной платы родителям (законным представителям) детей до 16 лет, работающим в условиях Крайнего Севера и приравненных к ним территориях |
| Федеральный закон от 12.06.2002 № 67-ФЗ статья 43 | Период полномочий доверительных лиц |
| Федеральный закон от 09.01.1997 № 5-ФЗ | Предоставление административного отпуска Героям Соц.Труда, Героям Труда РФ, полным кавалерам Ордена Трудовой Славы |
| Федеральный закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ “О ветеранах” | Предоставление административного отпуска инвалидам войны, ветеранам боевых действий, обладателям знаков «Жители блокадного Ленинграда» |
| Федеральный закон от 27.05.1998 г. №76-ФЗ | Предоставление административного отпуска супругам военнослужащих |
| Федеральный закон от 18.05.2005 г. №51-ФЗ | Период полномочий члена избирательной комиссии |
Как написать заявление на отгул
Отпуск за свой счет на 1 день — это неоплачиваемые свободные сутки, предоставляемые сотруднику на основании его обращения с согласия администрации.
Заявление пишется в свободной форме (см. примеры выше), обязательно надо указать наименование предприятия, суть обращения (можно упомянуть и причину), просьбу о предоставлении выходного дня. Правовое обоснование желательно, но не обязательно. Предъявляется бланк в приемную, секретарю или иному лицу, осуществляющему прием и регистрацию входящей документации, либо в отдел кадров. На таком заявлении директор ставит визу, затем оформляется приказ по утвержденной форме, с которым сотрудника знакомят под подпись. Только после этого можно быть уверенным в правильном оформлении всех форм. Не обязательно печатать обращение, можно написать его от руки, главное — зарегистрировать в приемной и получить визу руководителя на такой бумаге.
Данный период отдыха также должен быть грамотно и правильно отражен во всей кадровой документации. При этом только приказ является распорядительным документом, полагаться на устные заявления не стоит.
Понятие административного отпуска
В законодательстве нет понятия «административный отпуск», зато есть «отпуск без сохранения заработной платы» (статья 128). Это одно и то же. Под этими терминами понимается вынужденное отсутствие на рабочем месте по семейным и прочим уважительным причинам.
Например, если работнику надо уехать на 1 день, а ежегодный отпуск у него закончился (или он не хочет его тратить), разумным решением будет взять день за свой счёт.
Административным также считается отсутствие из-за собственной свадьбы, при рождении ребёнка или смерти близкого члена семьи.
Чтобы уйти в такой отпуск законно, работник своевременно уведомляет начальство: пишет заявление. Срок подачи такого заявления не установлен законодательством. В экстренных случаях его согласуют за один день, но по возможности рекомендуется предупреждать руководство как можно раньше.
Инициатива всегда исходит от работника. Руководство организации не может выпустить приказ и принудительно отправить сотрудника «отдыхать» за свой счёт. Это нарушение трудовых прав. Если такое произошло, необходимо немедленно обратиться в трудовую инспекцию и пожаловаться на работодателя.
Какие документы подтверждают необходимость предоставления отпуска за свой счёт
Когда просьба сотрудника рассмотрена и одобрена, можно писать заявление. В нём необходимо указать причину и продолжительность отпуска. Для того чтобы получить гарантированный безоплатный отпуск, необходимо представить документ, который подтверждает такие основания:
- одинокие матери предоставляют свидетельство о рождении ребёнка, где в графе для сведений об отце стоит прочерк;
- отцы-одиночки представляют документы об отсутствии у ребёнка матери. Это может быть свидетельство о смерти или другой документ с объяснением причины её отсутствия. Например, решение суда о том, что мать числится пропавшей без вести, находится на принудительном лечении, либо лишена права материнства;
- сотрудники, совмещающие трудовую деятельность с получением образования, должны позаботиться, чтобы оформить справку из учебного заведения;
- люди, совмещающие деятельность на двух работах, представляют справку со второго места трудовой деятельности.