Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление командировки сотрудника на личном автомобиле». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если работник отправляется в командировку на своем автомобиле, настоятельно рекомендуется оформление путевого листа. Несмотря на то что налоговая служба при проверке расходов организации представления такого документа не требует, с заполненным путевым листом будет значительно проще подтвердить как факт использования автомобиля в служебных целях, так и приведенный расчет расхода бензина.
Какие документы нужно оформить?
Перед командировкой нужно оформить три документа:
- Приказ о командировке, в котором должен быть указан способ проезда к нужному месту и обозначена сумма компенсации за использование автомобиля сотрудника в целях организации.
- Соглашение об использовании личного транспорта во время поездки. В этом документе необходимо указать регистрационные данные транспортного средства и информацию о собственнике. Также в документе прописывают сумму компенсации и другие расходы, которые организация должна будет возместить сотруднику. Кроме того, необходимо определить сроки, в течение которых будут выплачены эти денежные средства.
- Путевой лист, подтверждающий, что работник использует свою машину по поручению работодателя.
Порядок оформления командировки
Первым делом руководитель компании пишет распоряжение о направлении работника в поездку на личном авто. Его можно составить в свободной форме или на бланке Т-9. После ознакомления сотрудник выражает согласие путем подписания документа. Дополнительно можно оформить служебное задание и командировочное удостоверение.
Второй этап – составление путевого листа. Это отличительная черта оформления командировок на личном или служебном автомобиле. После этого согласовывается размер аванса на оплату бензина и проживания гражданина.
Вернувшемуся из поездки сотруднику необходимо сдать в бухгалтерию путевой лист или авансовый отчет в течение трех дней. Эти документы содержат информацию о потраченных денежных средствах. Для учета затрат обязательно прикладываются чеки и квитанции. В случае превышения размера аванса организация обязуется выплатить разницу в течение трех дней. При наличии остатка по авансовой выплате сотрудник должен будет его вернуть.
Порядок оформления командировки
Первым делом руководитель компании пишет распоряжение о направлении работника в поездку на личном авто. Его можно составить в свободной форме или на бланке Т-9. После ознакомления сотрудник выражает согласие путем подписания документа. Дополнительно можно оформить служебное задание и командировочное удостоверение.
Второй этап – составление путевого листа. Это отличительная черта оформления командировок на личном или служебном автомобиле. После этого согласовывается размер аванса на оплату бензина и проживания гражданина.
Вернувшемуся из поездки сотруднику необходимо сдать в бухгалтерию путевой лист или авансовый отчет в течение трех дней. Эти документы содержат информацию о потраченных денежных средствах. Для учета затрат обязательно прикладываются чеки и квитанции. В случае превышения размера аванса организация обязуется выплатить разницу в течение трех дней. При наличии остатка по авансовой выплате сотрудник должен будет его вернуть.
Законодательная основа
Внимание! В главе 24 Трудового кодекса уделено внимание вопросам, касающимся служебных командировок, дано определение, что следует понимать под данным выражением, а также установлены:
- определенные гарантии, которые предоставляются работнику, когда работодатель отправляет его в командировку;
- порядок обеспечения работника средствами в период нахождения в командировке, в каком порядке возмещаются те или иные расходы, которые понесены во время служебного выезда.
Следует иметь в виду, что трудовое законодательство устанавливает общие нормы, которые должны соблюдаться при служебных командировках. Боле детально особенности служебных командировок работников в другую местность для выполнения производственных заданий, предусмотрены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено постановлением Правительства № 749 от 29 июля 08 года.
Однако некоторые положения данного нормативного документа были серьезно изменены правительственными постановлениями:
- № 1595 от 29 декабря 2014 года «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»;
- № 771 от 29 тюля 2015 года «О внесении изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки…».
Использование в командировке услуг такси
Расходы на такси в командировке в 2023 году сотруднику должна возмещать организация, командировавшая его по служебной необходимости. Ст. 168 ТК РФ утверждает, что все расходы, понесенные сотрудником во время командировки, должны быть компенсированы работодателем. При этом данные расходы и их суммы должны быть санкционированы или же прописаны в коллективном договоре либо в каком-либо локальном акте компании. Это положение следует учитывать сотруднику, прежде чем воспользоваться услугами такси в командировке.
Если же траты на проезд в такси зафиксированы в вышеуказанных документах или же разрешены работодателем, то сотруднику следует к авансовому отчету приложить квитанцию на бланке строгой отчетности или контрольно-кассовый чек, выданный после поездки водителем такси. При отсутствии этих документов возмещение затрат на оплату услуг такси производиться не может. Электронный чек, высланный перевозчиком по электронной почте, подтверждающим документом не является.
Документальное сопровождение командировки на личном автомобиле
Главным документом, на основании которого, собственно, и производится направление работника в поездку служебного характера, является Приказ о командировании лица, содержащий следующие реквизиты:
- Название организации, где трудится работник;
- Коды ОКПО, ОКУД;
- Идентификационный номер распоряжения;
- Дата оформления документа;
- Личные данные о сотруднике, который отправляется в командировку;
- Месторасположение принимающей организации;
- Продолжительность деловой поездки, а также даты выезда/прибытия обратно;
- Цели и задачи, которые ставятся перед командируемым лицом;
- Размер авансовой выплаты на покрытие служебных нужд;
- Документ, являющийся основанием для издания Приказа;
- Сведения о работодателе, его личная подпись и дата издания распоряжения.
Прочие расходы на командировку
Кроме основных расходов в период командировки у работника могут быть и прочие расходы. Для того, чтобы бухгалтерия смогла их возместить и принять к учету, работник должен предоставить подтверждающие документы:
• за пользование постелью;
• уплата страховых сборов (вкл. страховой сбор по обязательному и добровольному личному страхованию пассажиров на транспорте);
• оплата регистрационных взносов;
• оплата услуг по оформлению проездных документов;
• возврат билетов, штрафы (при наличии приказа об отмене/изменении/сокращении/продлении командировки);
• счета гостиниц по оказанию дополнительных услуг (страховка, пользование холодильником).
Также у работника могут быть расходы на оплату багажа – при перевозке документов, запчастей и иного оборудования, если данная задача предусмотрена приказом на командировку. Их возмещают командированному работнику в полном объеме на основании подтверждающих документов.
Средний заработок: меньше или больше?
Согласно ст. 167 ТК РФ, за работником сохраняется средний заработок в день командировки. Однако у работодателя может возникнуть вопрос, как считать — всегда по среднему заработку, или оплачивать день отсутствия исходя из расчетов за конкретный месяц?
По умолчанию расчет за однодневную командировку ведется согласно правительственному Постановлению №922 от 24/12/07 г. Документ регламентирует порядок исчисления средней заработной платы (определение расчетного периода, исчисление среднедневного заработка). Однако если работник был на больничном долгий срок или по другой, указанной в ТК РФ, причине, отсутствовал на работе в предшествующий год, его средний заработок, по сравнению с текущей тарифной ставкой, расчетом по окладу за месяц, может быть ниже.
Тогда работнику нужно произвести доплату (Минтруд, письмо №14-1/ООГ-7105 от 3/08/16 г.). Чиновники настаивают, что такая возможность для «пострадавших» сотрудников должна быть прописана в ЛНА.
Пример (данные взяты условно). Сотрудник, направленный в однодневную командировку, предшествующий перед ней год был в очередном отпуске, затем взял отпуск за свой счет и, кроме того, болел. Его средний заработок за день составил 1500 рублей. Среднедневной размер оплаты за месяц командировки, исходя из оклада сотрудника, составил 1600 рублей. Согласно Положению о командировках, ему будет оплачен день отсутствия в связи с рабочей поездкой в размере 1600 рублей.
Если дневной размер оплаты при тех же условиях меньше, например, 1400 рублей, работнику начислят 1500 рублей.
В командировку на автомобиле: документы для оформления, налоги и взносы с выплат
В таблице представлен перечень необходимых документов в зависимости от того, как сотрудник едет в командировку: на автомобиле работодателя или на собственном автомобиле, получает арендную плату или компенсацию за использование своего транспортного средства.
| cотрудника | работодателя | ||
| аренда | компенсация за использование | ||
| Договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 и 643 ГК РФ) | • | — | — |
| Акт приемки-передачи имущества в аренду (письмо Минфина России от 15.06.2015 № 03-07-11/34410) | • | — | — |
| Документ, подтверждающий право собственности работника на автомобиль, например копия ПТС (ст. 608 ГК РФ; письмо Минфина России от 27.06.2013 № 03-04-05/24421) | •* | — | — |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору или отдельное соглашение об использовании автомобиля работника в интересах работодателя с установлением размера компенсации за использование такого имущества (ст. 188 ТК РФ) | — | • | — |
| Приказ о направлении работника в командировку на арендованном, личном или принадлежащем работодателю автотранспорте (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 — далее Положение) | • | • | • |
| Служебная записка и/или иной документ, который подтверждает фактический срок пребывания в командировке, например командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны (организации или должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту (из места) командирования (п. 7 Положения) | • | • | • |
| Авансовый отчет с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими расходы на проезд в ходе командировки: чеками на ГСМ и т.п. (п. 26 Положения) | • | • | • |
| Путевой лист, содержащий информацию о маршруте следования в ходе командировки и о количестве израсходованных ГСМ (письмо Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406; Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015 по делу № А40-108772/14) | • | • | • |
Примечание. *В качестве подтверждающего документа может использоваться письменное разрешение собственника автомобиля на предоставление его имущества в аренду работником.
Командировка на личном транспорте
Трудовое законодательство предусматривает возмещение расходов, понесенных работником в служебной командировке (ст. 167 Трудового Кодекса РФ). Использование собственного автомобиля в командировке – не исключение (ст. 188 ТК РФ). Для надлежащего оформления эксплуатации личного автотранспорта в служебных целях необходимо соблюсти некоторые формальности.
Обязательным является оформление и путевого листа. Служебная записка не является подтверждением использования автомобиля в командировке, она может лишь определять ее продолжительность.
Путевой лист – основной документ, подтверждающий факт использования личного транспорта в служебных целях и целевой расход горюче-смазочных материалов (ГСМ). Подтверждение затрат на ГСМ производится чеками с автозаправочных станций (АЗС).
Приказ оформляется в произвольной форме, либо по унифицированному образцу Т9 или Т9А. Форма Т9А предназначена для направления в командировку группы сотрудников. Приказ должен содержать информацию о том, что в ходе командировки будет использован личный автотранспорт сотрудника, также должен быть определен порядок возмещения затрат на эксплуатацию автомобиля и указана структура компенсационных выплат.
Структура выплат определяется договоренностью между работодателем и сотрудником и может быть приблизительно следующей:
- амортизация транспортного средства;
- затраты на ГСМ;
- текущее техническое обслуживание;
- возможный внеплановый ремонт.
В бухучете поступление и списание израсходованных горюче-смазочных материалов отразите на субсчете 10-3 «Топливо» (Инструкция к плану счетов).
В зависимости от цели командировки покупку и списание израсходованных горюче-смазочных материалов отразите записями:
Дебет 10-3 Кредит 71
– оприходован бензин, приобретенный в командировке (на основании приходных документов);
Дебет 20 (25, 26, 44…) Кредит 10-3
– списана стоимость топлива, израсходованного в командировке (на основании путевого листа).
Остальные расходы спишите проводкой:
Дебет 20 (25, 26, 44…) Кредит 71
– списаны расходы по эксплуатации и обслуживанию служебного автомобиля в командировке.
Пример отражения в бухучете расходов на проезд в командировку на служебном автомобиле
Генеральный директор ООО «Альфа» А.В. Львов с 17 по 19 января находился в командировке в г. Твери. Цель командировки – переговоры с деловыми партнерами. В командировку Львов выезжал на служебном автомобиле.
Авансовый отчет утвержден 21 января. К нему приложены документы, подтверждающие расходы на проезд:
- чеки АЗС на приобретение бензина – на общую сумму 1000 руб. (НДС не выделен);
- чеки платной автостоянки – на общую сумму 150 руб. (НДС не выделен).
Если работник едет к месту командировки и обратно на личном автомобиле, фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Ее работник пишет по возвращении из командировки. К ней прилагаются документы, подтверждающие как факт проезда на автомобиле, так и понесенные расходы на проезд (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).
Но самое главное: оплачивая расходы на проезд в командировку на личном транспорте сотрудника, нужно иметь в виду, что здесь имеет место использование личного имущества в служебных целях . А компенсации в этом случае выплачиваются в особом порядке.
При поездках в командировку за использование личного автомобиля в служебных целях сотруднику положена компенсация, предусмотренная статьей 188 Трудового кодекса. Размеры такой компенсации организация определяет самостоятельно. Эта компенсация включает все расходы, связанные с использованием автомобиля, включая расходы на ГСМ, то есть отдельно оплачивать расходы на топливо во время командировки не следует.
Процедура оформления командировки на собственном транспорте
Процедура отправления сотрудника в командировку на собственном автотранспортном средстве практически не отличается от командирования лица в общем порядке. Для законного оформления данного мероприятия каждый работодатель должен придерживаться следующего алгоритма действий, предписанного действующим Законом:
- Выбор сотрудника, которого следует направить в командировку, осуществляется на основании имеющегося у лица уровня квалификации, а также ставящихся перед ним целей. Работодатель должен быть уверен в том, что подчиненный справится с возложенными на него обязательствами в строго установленный период времени;
- Если выбранный кандидат желает поехать в командировку на личном автомобиле, этот момент следует зафиксировать в распорядительном документе, оформляемом в компании;
- Далее между руководителем и подчиненным оформляется дополнительный договор на использование личной машины в служебных целях. В документе прописывается величина материальной выплаты, которая будет предоставлена работодателем за использование транспорта подчиненного. При этом, в согласованную сумму могут не включаться траты на топливо, их возмещение будет происходить отдельно, после предъявления лицом необходимых чеков и квитанций. Кроме того, в данном соглашении указываются также все характеристики автомобиля, реквизиты его документов, сроки и порядок возмещения расходов;
- На основании Приказа о командировании работника, бухгалтер устанавливает размер авансовых начислений на остальные служебные нужды: проживание/питание/доп. расходы;
- При необходимости, оформляется служебная записка и командировочное удостоверение (согласно действующему законодательству их разработка не обязательна);
- В табель учета рабочего времени лица заносится соответствующая отметка о направлении в служебную поездку;
- После возвращения из командировки, сотрудник обязан в течение трехдневного периода предъявить в бухгалтерию авансовый отчет обо всех совершенных тратах, приложив соответствующую оправдательную документацию.
Как оформить командировку сотруднику в 2021 году
Использование личного автомобиля предполагает подготовку документов, необходимых для оформления командировки. К ним относятся:
- приказ об отправке сотрудника;
- путевой лист;
- копия техпаспорта ТС (подтверждение факта владения автомобилем);
- квитанции и чеки, подтверждающие затраты.
Дополнительно могут оформляться служебная записка и авансовый отчет.
Путевой лист — это подтверждение использования автомобиля в поездке, а также приобретения и расхода горюче-смазочных материалов. Он оформляется на бланке № 3 или по утвержденной организацией форме и содержит:
- Название и порядковый номер.
- Срок действия (срок служебной поездки).
- Личные данные работника.
- Информация о ТС (марка и модель, номер машины, сведения из техпаспорта).
- Расход ГСМ.
ВАЖНО! Маршрутный лист предоставляется работодателю в течение трех дней после возвращения на место работы. Обязательное дополнение к документу — чеки, квитанции с автозаправочных станций, из мастерских, мест общепита и временного проживания.
Основные образцы документов:
Согласно ст. 168 ТК РФ работник может рассчитывать на суточные выплаты и компенсацию:
- проезда к месту назначения и обратно;
- съема жилья для временного проживания;
- прочих расходов при согласовании с работодателем.
Размер суточных выплат в командировках определяется начальником. Кроме них, гражданину начисляется заработная плата за все рабочее время, которое заняла командировка водителя.
Для подтверждения расходов во время служебной поездки работнику нужно предоставить в отдел бухгалтерии организации авансовый отчет по форме № АО-1. К нему прикладываются:
- квитанции из гостиницы или расписка от арендодателя;
- чеки на ГСМ;
- маршрутный лист;
- служебная записка.
Все эти документы подтверждают срок поездки и расходы сотрудника.