Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новый электронный счет-фактура». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документооборот, осуществляемый в рамках торговых операций между контрагентами, позволяет каждой из сторон получить официальное подтверждение совершенной сделки, необходимое как для ведения внутреннего учета, так и для внешней отчетности. Традиционная практика — выписка сопроводительной физической документации, пакетом которой сопровождается отгрузка продукции или акт выполненных работ — в последние годы все больше отходит на второй план. Ее место занимает выставление электронных счетов-фактур, оформленных и регистрируемых через уполномоченных операторов даже в тех случаях, когда покупатель фактически не относится к категории плательщиков налога на добавленную стоимость.
Общий порядок действий
Для перехода на новый формат взаимодействия с контрагентами потребуется выполнить стандартный набор действий:
- Уточнить у партнера по планируемой сделке о наличии соответствующего технического оборудования, а также возможности следовать требованиям законодательства.
- Оформить ЭЦП квалифицированного статуса, позволяющую подписывать документы в цифровом режиме, без использования физического носителя. Предоставляется удостоверяющими центрами, имеющими соответствующую аккредитацию.
- Заключить соглашение с одним из обслуживающих операторов, предоставляющим данные для входа на официальный сайт портала, в личный кабинет информационной системы с реестром электронных счетов-фактур (ЭСФ) по НДС. Перечень указан на сайте Федеральной налоговой службы.
Завершение всех трех этапов позволяет перейти к ведению официального документооборота в онлайн-формате.
Возможность использования ЭСФ закреплена в п. 1 ст. 169 НК РФ. регулирует порядок обмена электронными счетами-фактурами.
Формат ЭСФ утверждён . Счёт-фактура в электронном виде имеет такую же юридическую силу, как и его бумажный аналог, и является основанием для вычета НДС.
В понятие электронных счетов включают:
- реквизиты;
- фактурную часть;
- расчёты.
Отличия электронного счёта-фактуры:
- ЭСФ имеет только одну квалифицированную электронную подпись (КЭП) руководителя или уполномоченного лица (п. 6 ст. 169 НК РФ), которая по закону об электронной подписи равна собственноручной.
- ЭСФ выставляется только в одном экземпляре.
Электронный вариант регистрируется в журнале учёта ЭСФ и книгах покупок и продаж. Хранится документ в течение 4 лет (8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Сроки выставления и цена опоздания
Органы ФНС вменяют продавцу в обязанность выставление счета-фактуры в срок не позже 5 рабочих (календарных) суток с момента совершения сделки, которым может считаться:
- отгрузка;
- выплата покупателю аванса или всей стоимости покупки;
- доставка товара покупателю или до пункта, оговоренного в договоре;
- момент оказания услуги.
Бумажное оформление счетов-фактур позволяло подкорректрировать дату в ситуации опоздания, обозначив ее «задним числом». Электронный формат исключает такую возможность. Однако опоздание не столь страшно, оно не является существенным нарушением, могущим повлечь за собой отказ в возврате НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Главное, чтобы были выполнены остальные существенные требования:
- возможность полной и достоверной идентификации продавца и покупателя;
- указание товара (услуги, работы);
- подтверждение прав собственности и их перехода в результате акта продажи;
- точные данные о стоимости, влияющие на базу и сумму НДС.
Порядок действий участников документообмена при выставлении электронного счета-фактуры
Рассмотрим, что делается в процессе выставления счета-фактуры через интернет участниками сделки (подразумевается, что сертификаты ключей ими уже получены, соглашение друг с другом и с операторами заключено):
- Составление документа в формате, закрепленном налоговыми органами (это делает продавец). Для этого он должен либо скопировать его из бухгалтерской программы, либо заполнить бланк в спецпрограмме оператора ФНС.
- Отправление сформированного документа своему оператору. Обязательно нужно дождаться подтверждения оператора о получении файла, в котором будет значиться дата и время акта, чем и фиксируется акт отправки.
- Продавец извещает оператора о том, что получил его уведомление.
- Оператор продавца производит пересылку счета-фактуры оператору покупателя.
- Оператор покупателя осуществляет отправление файла другой стороне сделки.
- После получения покупатель отправляет ответное уведомление, которое также пройдет через обоих операторов, прежде чем поступит контрагенту.
Эволюция нормативной базы
Перевод счетов-фактур в область электронного документообмена не совершился в одно мгновение, это новшество было долгожданным для всех предпринимателей, являющихся плательщиками НДС. Нормативная база этой процедуры прошла довольно тернистый путь из нескольких этапов:
- Федеральный закон от 27 июля 2010 № 229-ФЗ о внесении изменений в пункт Налогового Кодекса РФ, гласящих, что счета-фактуры теперь можно выставлять и в электронном виде (абзац 2 п. 1 ст. 169 НК РФ) при определенных условиях.
- Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. № 50н, утверждающий процедуру выставления и получения электронных счетов-фактур.
- Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, регламентирующее форму счета-фактуры (основного и корректировочного) и особенности его заполнения.
- Приказ ФНС России от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/36, утвердивший документы в электронном формате, которые подтверждают отправку и получение счета-фактуры.
- Приказ ФНС России № ММВ-7-6/138 от 28 февраля 2012 г. зафиксировал электронные форматы всех учетных документов, имеющих отношение к счетам-фактурам (журналов учета их получения и выставления, книг покупок и продаж, дополнительных листов к этим книгам).
Что такое электронный счет-фактура
Напомним, что электронный счет-фактура, так же как и его бумажный вариант, является основанием для принятия к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом покупателю (п. 1.2 Порядка).
Возможность выставления электронных счетов-фактур предусмотрена пунктом 1 статьи 169 Налогового кодекса. Для этого необходимо взаимное согласие сторон сделки, а также наличие совместимых технических средств и возможностей. Счета-фактуры в электронном виде могут выставлять не только продавцы, но и комиссионеры, налоговые агенты, а также агенты, продающие или приобретающие от своего имени товары для принципала.
Обмен счетами-фактурами фирмы должны проводить в соответствии с Порядком. Кроме того, такой обмен возможен при соблюдении следующих условий, предусмотренных Налоговым кодексом (п. 1 ст. 169 НК РФ):
- есть взаимное согласие на это сторон сделки;
- счета-фактуры составляются по установленному формату;
- счета-фактуры подписываются усиленной квалифицированной подписью;
- стороны имеют совместимые технические средства и возможности для приема и обработки этих счетов-фактур в установленном порядке.
Особенности заверения электронной формы счетов-фактур
Пункт 6 статьи 19 Налогового кодекса Российской Федерации определяет необходимость заверения электронного счета-фактуры усиленной квалифицированной подписью руководителя или лица, исполняющего его обязанности в соответствии с приказом или выписанной доверенности.
Федеральный закон от 6 апреля 2011г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определяет электронную подпись в качестве идентифицирующей информации в электронной форме, которая может быть простой или усиленной, квалифицированной и неквалифицированной.
При заверении электронных счетов-фактур должна быть применена усиленная квалифицированная подпись. Она должна отвечать ряду требований, а именно:
- быть создана и проверена посредством средств электронной подписи;
- быть полученной как результат криптографического преобразования при использовании ключа электронной подписи;
- быть способной к идентификации лица-подписанта;
- быть защищенной от внесения изменений и дополнений после факта заверения;
- быть способной к проверке посредством указанного в квалифицированном сертификате ключа.
Вам будет интересно узнать ответ на вопрос: может ли муж получать декретные?
Электронный счет-фактура – юридический оригинал
Счет-фактура, выставленный (полученный) в электронном формате, не является копией своего отпечатанного прототипа. Его отправка и получение – акт, имеющий самостоятельную юридическую значимость, поскольку это отражает специально созданная законодателями нормативная база. Для него характерны те же особенности, что и для документа в бумажной форме, а именно:
- данные и реквизиты организации;
- сроки выставления (на сегодня составляют 5 дней);
- обязательное визирование руководством или другим лицом, имеющим такое право;
- регистрация в учетных документах (журнале, книге покупок и продаж и т.п.);
- обязанность хранения на протяжении 4 лет (естественно, в виде файла);
- является основанием для вычетов по налогу на добавленную стоимость.
Что такое электронный счет-фактура
Напомним, что электронный счет-фактура, так же как и его бумажный вариант, является основанием для принятия к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом покупателю (п. 1.2 Порядка).
Возможность выставления электронных счетов-фактур предусмотрена пунктом 1 статьи 169 Налогового кодекса. Для этого необходимо взаимное согласие сторон сделки, а также наличие совместимых технических средств и возможностей. Счета-фактуры в электронном виде могут выставлять не только продавцы, но и комиссионеры, налоговые агенты, а также агенты, продающие или приобретающие от своего имени товары для принципала.
Обмен счетами-фактурами фирмы должны проводить в соответствии с Порядком. Кроме того, такой обмен возможен при соблюдении следующих условий, предусмотренных Налоговым кодексом (п. 1 ст. 169 НК РФ):
- есть взаимное согласие на это сторон сделки;
- счета-фактуры составляются по установленному формату;
- счета-фактуры подписываются усиленной квалифицированной подписью;
- стороны имеют совместимые технические средства и возможности для приема и обработки этих счетов-фактур в установленном порядке.
Эволюция нормативной базы
Перевод счетов-фактур в область электронного документообмена не совершился в одно мгновение, это новшество было долгожданным для всех предпринимателей, являющихся плательщиками НДС. Нормативная база этой процедуры прошла довольно тернистый путь из нескольких этапов:
- Федеральный закон от 27 июля 2010 № 229-ФЗ о внесении изменений в пункт Налогового Кодекса РФ, гласящих, что счета-фактуры теперь можно выставлять и в электронном виде (абзац 2 п. 1 ст. 169 НК РФ) при определенных условиях.
- Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. № 50н, утверждающий процедуру выставления и получения электронных счетов-фактур.
- Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, регламентирующее форму счета-фактуры (основного и корректировочного) и особенности его заполнения.
- Приказ ФНС России от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/36, утвердивший документы в электронном формате, которые подтверждают отправку и получение счета-фактуры.
- Приказ ФНС России № ММВ-7-6/138 от 28 февраля 2012 г. зафиксировал электронные форматы всех учетных документов, имеющих отношение к счетам-фактурам (журналов учета их получения и выставления, книг покупок и продаж, дополнительных листов к этим книгам).
Особенности использования электронных счетов-фактур
Организация не обязана использовать электронный документооборот, но у нее есть такое право, если другая сторона сделки также согласна. Выражение согласия сторон может быть любым, но в любом случае документально оформленным.
ВАЖНО! Кроме согласия (и согласования) сторон, для электронного обмена документами у обеих компаний должны быть соответствующие технические возможности.
Соглашение должно быть заключено с еще одной стороной, обеспечивающей обмен счетами-фактурами. Выставить другой стороне сделки этот документ возможно исключительно с помощью оператора электронного документооборота (сокращенно ЭДО), официально зарегистрированного в ФНС РФ (их перечень содержится на официальном сайте ФНС). Оператор обязан гарантировать:
- контроль формата файла, содержащего счет-фактуру;
- своевременное отправление документа получателю;
- формирование служебных документов, подтверждающих дату отправки и получения счета-фактуры;
- независимое удостоверение дат отправки счетов-фактур в различных инстанциях (перед партнерами, органами ФНС, в суде).
Для оперирования электронными счетами-фактурами предпринимателям понадобится сертификат ключа электронной подписи, оформляемый на имя руководителя или доверенного лица, который они должны взять в удостоверяющем центре (перечень этих центров – на сайте ФНС).
Последовательность действий регламентирована законодательно. По каждому конкретному счету-фактуре производится отдельный акт электронного оборота, это значит, что при отправке каждого документа необходимо повторять один и тот же алгоритм.
Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.
Можно и вовсе отказаться от бумажных документов, если это не противоречит действующему законодательству (существуют определенные типы документов, которые необходимо иметь в бумажном виде). Использование только цифровых документов позволит избежать дублирования информации на разных носителях, а также обеспечит надежное хранение документов и предотвратит утечку данных.
Не менее важна экономия времени. Если компании, которые обмениваются документами, пользуются услугами одного оператора ЭДО, процесс передачи документа займет всего несколько минут. Причем неважно, куда отправляется документация, – в соседний офис или в другой город. Сроки создания, согласования и утверждения документов сокращаются в разы, а в случае обнаружения ошибок получить корректировочный документ также можно будет быстро и просто.
ЭДО позволяет подписывать и отсылать цифровые документы круглосуточно и с любого устройства, где имеется доступ к электронной подписи.
В системе ЭДО легко контролировать статус документа: был ли он доставлен, подписан или в подписи было отказано.
Все документы находятся в защищенном личном кабинете, поэтому риск, что данные при пересылке могут попасть к злоумышленникам, а документ – потеряться, сведен к нулю.
Систему цифрового документооборота оператора ЭДО можно интегрировать с используемыми в вашей компании системами бухучета, что еще сильнее упростит применение электронного документооборота.
Еще один плюс ЭДО – удобство хранения данных: вам не потребуется оборудовать специальное помещение для хранения цифровых документов. Вся информация будет бессрочно храниться в электронном архиве на серверах оператора ЭДО, где можно легко и быстро найти любой документ, распечатать его при необходимости для ФНС или для предоставления в суд (документ нужно будет подписать ЭП сторон или предварительно заверить у нотариуса).
Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет намного эффективнее использовать время ваших сотрудников. Необходимость в физической передаче работникам компании бумажных документов отсутствует, а процессы принятия решений по документам и доведения этих решений до сотрудников организации ускорятся многократно.