Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как и кто ведет журнал учёта полученных и выставленных счетов-фактур». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Законодательство РФ разрешает использование документа в двух основных вариантах. Электронный журнал считается обязательным к заполнению, а бумажный используется только по желанию действующей организации. На практике, заполняют два журнала. Бумажный вариант, по истечении срока, необходимого для его хранения, отправляется в архив компании.
Кто и кому назначает наказание за отсутствие первичных документов
Заявление на то, чтобы нарушитель понес ответственность, подает налоговая инспекция, а наказание назначает уже суд (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ).
Виновный в правонарушении устанавливается индивидуально.
Обычно суды исходят из того, что руководитель отвечает за организацию бухучета, а главный бухгалтер – за его правильное ведение и своевременное составление отчетности (п. 24 постановления Пленума Верховного суда от 24.10.2006 № 18). Субъектом такого правонарушения обычно признают главного бухгалтера или бухгалтера с правами главного.
Руководитель организации тоже может быть признан виновным, если:
- в организации вообще не было главного бухгалтера (постановление Верховного суда от 09.06.2005 № 77-ад06-2);
- учет и расчет налогов вела специализированная организация (п. 26 постановления Пленума Верховного суда от 24.10.2006 № 18);
- причина нарушения – письменное распоряжение руководителя, с которым главный бухгалтер был не согласен (п. 25 постановления Пленума Верховного суда от 24.10.2006 № 18).
Кто сдает журнал учета счетов-фактур
В отделение ИФНС предоставлять учетный документ обязаны только компании, занимающиеся посредничеством. Исключение составляют лишь случаи, когда контрагенты достигли между собой договоренности по поводу невыставления счетов-фактур – документа, который удостоверяет отгрузку продукции или предоставление услуги по факту их реальной стоимости.
Письмо Минфина № 03-11-11/63683 (31.10.16 г.) сделало пояснение: «Если установлено, что покупатель не оплачивает НДС, то агент имеет право подписать с ним документ о невыставлении фактурного счета». Данная процедура говорит о том, что заводить журнал по приобретению товаров не нужно.
Внимание! Фактическую сдачу документации осуществляет назначенный руководителем компании ответственный сотрудник.
Структура журнала счетов-фактур
Он состоит из двух таблиц, каждая их которых включает 19 столбцов. Это:
| Часть 1 – выставленные счета-фактуры | Подлежат единой регистрации счета-фактуры (в т. ч. исправленные, корректировочные), составленные за истекший налоговый период на бумаге или в электронном виде |
| Часть 2 – полученные счета-фактуры | Аналогично + полученные, в т. ч. после завершения истекшего налогового периода, в котором был составлен счет-фактура покупателю, но до срока сдачи декларации или необходимости представления журнала учета |
Кто ведёт и заполняет
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур применяют при расчетах по НДС. Его ведут за налоговый период на бумаге либо электронно только в случае выставления и/или получения счетов-фактур при:
- ведении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров комиссии (субкомиссии), агентских (субагентских) договоров, предусматривающих реализацию и/или приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав от имени комиссионера (субкомиссионера), агента (субагента), договоров транспортной экспедиции;
- выполнении функций застройщика.
В последнем случае это:
- плательщики НДС, в т. ч. исполняющие обязанности налоговых агентов;
- лица, освобожденные от обязанностей плательщика, связанных с исчислением и уплатой НДС;
- лица, не являющиеся плательщиками НДС.
Несвоевременно выставил счет фактуру штраф какой 2022 года
По общему правилу счет-фактуру надо выписать в течение пяти календарных дней с момента реализации (п. 3 ст. 168 НК РФ). Однако никаких инструкций на случай, когда счет-фактура оформлен позже, нет. Допустим, продавец передал покупателю при отгрузке только накладную, а счет-фактуру решил составить позже, а затем и вовсе забыл о нем.
Сразу скажу, что для продавца совершенно не важно, какой датой выставлять счет-фактуру в данном случае. Ему ничего не грозит. А вот к покупателю могут быть претензии, когда он заявит вычет НДС по этой отгрузке. Надо его об этом предупредить. А заодно выяснить, не принял ли он уже эту сумму к вычету. Ведь на практике покупатели нередко получают счета-фактуры позже, чем сдают отчетность по НДС. Но все же учитывают эти суммы в квартале отгрузки, так как знают, что документы они в любом случае получат.
Интересует забыли выставить счет фактуру последствия
При этом нормами НК РФ установлен специальный порядок исчисления налоговой базы продавцом и порядок применения вычетов покупателем в случае изменения стоимости оказанных услуг в сторону увеличения, а также специальный порядок применения вычетов продавцом и восстановления сумм налога покупателем в случае изменения стоимости оказанных услуг в сторону уменьшения, который сводится к следующему (письмо ФНС России от 12.03.2012 N ЕД-4-3/4143@).
В соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ при реализации услуг, а также при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящего оказания услуг выставляются соответствующие счета-фактуры не позднее пяти календарных дней, считая со дня оказания услуг или со дня получения сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящего оказания услуг.
Как правильно заполнить счёт-фактуру
-
Непонятное авторство. Если из документа сложно определить, кто именно покупатель, а кто продавец, такой счет-фактура будет признан недействительным. Это вполне вероятно. Если неправильно указаны или пропущены такие реквизиты обеих сторон, как:
- название организации;
- адрес;
- ИНН.
- Не тот товар или услуга. Если из счета-фактуры однозначно не следует, какой именно товар покупался или услуга была оказана, либо эта информация противоречит другим документам, НДС не вернут. Например, согласно счету-фактуре отгрузили конфеты «Ромашка» (это наименование товара указано в графе 1), а фактически были проданы конфеты «Красный мак».
-
Неточности в денежных цифрах. Проблемы, связанные с неверным указанием стоимости продукции (услуги) или аванса, полученного за них, также нивелируют ценность счета-фактуры. Это может быть связано:
- с неверным указанием валюты оплаты (обратите внимание не только на название валюты, но и на ее код);
- с пропуском или неправильной информацией относительно количества товара (единиц работы или услуг);
- с ошибками в ценах;
- неправильное вычисление стоимости (количество, умноженное на цену, не дает в результате указанную цифру в графе «стоимость»).
- Неверное исчисление НДС. В графе, где указан НДС, указана одна ставка, а сумма вычислена по другой, либо насчитан стандартный процент, когда ставка должна была быть нулевой.
- Неизвестная сумма НДС. Если в соответствующей графе нет необходимой цифры, хотя в графе «ставка» она указана, а также, если приведенное число не получается перемножением ставки и суммы, уплаченной за товары (услуги).
- сделка не подлежит обложению НДС (ст. 149, 169 НК РФ);
- предприятие реализует физическим лица товары в розницу за «кэш» (для подобных сделок достаточно бланка строгой отчетности или чека из кассы);
- предприниматели находятся на специальных налоговых режимах (упрощенке, вмененке, ЕСХН, имеют патент);
- юридическое лицо отдает товар своему сотруднику безвозмездно (на основании письма Министерства финансов РФ от 08 февраля 2022 г. № 03-07-09/6171);
- планируется поставка товаров, и на нее получен аванс (при этом данный товар производят не дольше полугода, либо покупатель не платит НДС, либо для сделки предусмотрена нулевая ставка по данному налогу, например, товар идет на экспорт).
Хранение журнала учета счетов-фактур
После завершения квартала, журнал распечатывают, листы пронумеровывают, затем скрепляют толстой нитью, но не степлером.
Если ваша организация использует штемпельные изделия для визирования бумаг, то листы следует проштамповать и заверить подписью ответственного сотрудника. Далее журнал подписывает руководитель предприятия.
Перед тем, как сдавать в налоговую электронный журнал, его требуется подписать с помощью электронной цифровой подписи. Если в вашей организации еще нет такой подписи, то вы можете заказать ее на нашем сайте.
Хранить журналы учета счетов-фактур нужно столько, сколько требует закон – 4 года. Или в течение того срока, который прописан во внутренних нормативно-правовых актах вашей компании. Однако нужно учесть, что этот срок не может быть менее четырех лет.
После истечения срока хранения, бланк можно удалить из компьютера, а бумажную версию уничтожить. При этом важно соблюсти процедуры, установленные законом.
Кто составляет журнал
Единый журнал по сути объединяет в себе 2 журнала: журнал учета полученных счетов-фактур и журнал учета выставленных счетов-фактур. В форме журнала эти разделы именуются:
- Часть 1 «Выставленные счета-фактуры»;
- Часть 2 «Полученные счета-фактуры».
Вести данный журнал обязаны определенные лица при выставлении или получении ими счетов-фактур, при этом не важно, являются ли эти лица налогоплательщиками НДС, лицами, освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика НДС, или лицами, не являющиеся налогоплательщиками НДС.
Так, вести журнал должны лица в отношении следующей предпринимательской деятельности:
- деятельность в интересах другого лица на основе договоров комиссии, агентских договоров, которые предусматривают реализацию или приобретение товаров (работ, услуг) от имени комиссионера (агента);
- деятельность на основе договоров транспортной экспедиции (при определении своего дохода как вознаграждение при исполнении данных договоров);
- выполнение функций застройщика.
При этом важно учитывать, что в журнале не регистрируются счета-фактуры, выставленные на сумму дохода в виде вознаграждения по указанным выше договорам.
Образец заполнения журнала (посредник не платит НДС)
Если для заполнения журнала вы пользуетесь программой 1С 8.3, регистры обязательно необходимо распечатать на бумаге с нумерацией и прошивкой.
Отсутствие в организации журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур может сослужить дурную службу организации. В случае налоговой проверки налоговый орган вправе истребовать журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур и, в случае непредоставления указанного документа в срок, привлечь организацию к налоговой ответственности. Впрочем, штраф за данное правонарушение не большой.
Форма предназначена исключительно для сообщений об отсутствии или некорректной информации на сайте ФНС России и не подразумевает обратной связи. Информация направляется редактору сайта ФНС России для сведения.
Возможна ситуация, когда налоговый орган откажет в предоставлении вычета по НДС, ссылаясь на нарушение правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов фактур. Арбитражная практика идет по пути признания таких претензий налоговых органов необоснованными.
Одним из самых популярных вопросов начинающих пользователей электронного документооборота является ответственность за невыписку, либо нарушение сроков выписки электронных счетов-фактур. Сразу отметим, что ответственность предусмотрена за невыставление любого счета-фактуры – бумажного и электронного.
Напомним, что административный штраф по ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ составляет для должностных лиц от 300 до 500 руб. * * * Мы не советуем пренебрегать своими обязанностями ни плательщикам НДС, ни спецрежимникам. Последним рекомендуем сдавать журнал учета счетов-фактур вовремя и в…
Штрафы за несвоевременное выставление ЭСФ
Не предусмотрена обязанность по ведению части второй журнала (учет полученных счетов-фактур) для плательщиков НДС, указанных в п. 5 ст. 170 НК РФ, а также для налоговых агентов, не являющихся плательщиками НДС.
В письме от 14.10.2019 № 03-02-07/1/79228 ведомство напоминает, что статья 120 НК РФ устанавливает штрафные санкции за грубое нарушение правил учета доходов и расходов, а также объектов налогообложения.
В нем указываются сведения о выданных счетах-фактурах. Здесь же стоит сказать и о тех, которые корректировались и исправлялись. Причем в хронологическом порядке.
Налоговая при проверке запросила журнал учета счетов-фактур по обычным операциям (не посредническим) как регистр учета НДС.
Хорошей новостью является тот факт, что действия налоговых органов, основанные на отсутствии в организации журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и выразившиеся в отказе в вычете по НДС, могут быть успешно обжалованы в арбитражном суде.
По инициативе Минфина России 12 июля 2021 года на сайте законопроектов появился документ, которым планируется внести изменения в КоАП РФ.
Делать это должны не только плательщики НДС, но и лица, которые освобождены от обязанностей, связанных с его исчислением и уплатой и которые не являются налогоплательщиками. Главный признак — осуществление предпринимательской деятельности по договору комиссии или агентскому договору в интересах другого лица.
Прослеживаемость товаров обеспечит для государства полный контроль за движением товара от производителя до конечного покупателя. Государственные чиновники считают, что это поможет искоренить серый импорт и нелегальный товарооборот.
Счета-фактуры выставляются поставщиками не позднее 5 календарных дней, считая со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг). В счете-фактуре должны быть указаны порядковый номер и дата ее выписки.
Срок выставления корректировочных счетов-фактур – 5 дней со дня составления документов, подтверждающих согласие покупателя на изменение стоимости товаров (п. 3 ст. 168 НК РФ). Такими документами могут выступать, например, дополнительные соглашения к договору.
В первую очередь обращает на себя внимание то, что теперь правила четко определяют круг лиц, обязанных вести журнал учета. Как и сейчас, журнал ведется на бумаге или в электронном виде и только в случае выставления и (или) получения счетов-фактур при осуществлении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров комиссии (субкомиссии), агентских (субагентских) договоров, предусматривающих реализацию и (или) приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав (далее – ТРУИП) от имени комиссионера (субкомиссионера), агента (субагента), на основе договоров транспортной экспедиции, при выполнении функций застройщика (п. 1 правил).
Журнал (в перечисленных выше ситуациях) нужно заполнять как налогоплательщикам, в том числе исполняющим обязанности налоговых агентов, так и освобожденным от обязанностей плательщика НДС по исчислению и уплате налога, а также лицам, не являющимся плательщиками НДС.
Для экспедиторов в правила введен «свой» пункт (1.1), уточняющий, при каких обстоятельствах им вменено в обязанности вести журнал:
- при осуществлении предпринимательской деятельности на основе договоров транспортной экспедиции;
- в случае приобретения ТРУ от своего имени, стоимость которых не включается в расходы в соответствии с условиями заключенных договоров (то есть при определении налоговой базы в порядке, установленном гл. 23, 25, 26.1 и 26.2 НК РФ);
- если в составе доходов учитываются доходы в виде вознаграждения при исполнении указанных договоров.
Кстати, о вознаграждении при исполнении посреднических договоров (транспортной экспедиции, а также при выполнении функций застройщика, комиссии (субкомиссии), агенстких (субагентских), предусматривающих реализацию и (или) приобретение ТРУИП от имени комиссионера (субкомиссионера), агента (субагента)), а точнее сказать, о счетах-фактурах на такие доходы: уточнено, что в журнале они не регистрируются (п. 1.2 Правил ведения журнала учета).
Коды видов операций по НДС
Значения кодов определены в Письме ФНС России от 20.09.2016 N СД-4-3/17657@ — перечень приведен в конце статьи. В журнале учета счетов-фактур применяются коды, используемые в книге продаж и в книге покупок, нужно лишь учитывать, что при продаже агент указывает код 01 при отгрузке, а на аванс — 02. То же правило работает и для принципала, когда регистрируются перевыставленные агентом счета-фактуры. Из всех кодов, перечисленных в упомянутом Письме ФНС, для использования в реестре учета счетов-фактур используются коды 01, 02, 13, 15,118–20, 27–30. Для сводных счетов-фактур используйте коды 27 и 28.
Кроме того, существует еще код для обозначения сделок посредника. Например, при реализации товара, принадлежащего комитенту, счет-фактуру, выставленный посредником на имя покупателя, отразите дважды:
- в книге продаж комитента (принципала);
- в части 2 журнала посредника.
Штрафы по прослеживаемости товаров все-таки будут
Прежде чем определить размеры штрафных санкций и перечислить причины взысканий, необходимо разобраться, кого и за что могут наказать контролеры.
|
Категория субъекта |
Нормативный акт |
Пояснения к применению ответственности |
|
Организация |
Статья 120 НК РФ |
В первую очередь за нарушения в части ведения бухгалтерского и налогового учета могут наказать саму организацию. То есть штраф или арест счетов будет применен не к руководству или ответственным работникам, а непосредственно к юридическому лицу. Напомним, что предприниматели не могут быть наказаны за ошибки в бухучете. Так как ИП освобождены от обязательств вести бухучет. |
|
Должностное лицо |
Статья 15.11 КоАП РФ |
Помимо штрафа на юридическое лицо, контролеры вправе применить санкции и к должностным лицам: к руководству компании, которое непосредственно несет ответственность за организацию и ведение бухгалтерского учета. |
В вопросе о должностных лицах без путаницы не обойтись. Кого за что наказывать? Конечно, если в фирме нет главбуха, то нет причин для споров. Единственное должностное лицо, которое оштрафуют, — это директор. Но что, если в компании имеется главбух? Как тогда распределить штрафные санкции?
По сути, руководитель несет ответственность за организацию бухучета на предприятии. Директор назначает главного бухгалтера на должность, определяет ему круг обязанностей, при необходимости нанимает дополнительных работников в бухгалтерский отдел.
А сам главбух уже ответственен за ведение учета: главный бухгалтер отвечает за составление учетной политики, полноту и своевременность регистрации бухгалтерских операций, правильность и достоверность составления отчетности.
Дайджест № 2. Важное за неделю для бухгалтера. Три интересных письма
|
Сведения из счетов-фактур, полученных от продавцов |
||
|
наименование продавца |
ИНН/КПП продавца |
номер и дата счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры), полученного от продавца |
|
10 |
11 |
12 |
Спецрежимник-посредник и журнал учета счетов-фактур
21 Журнал учета счетов-фактур должны вести только те, кто получает и выставляет «транзитные» счета-фактуры, то есть: (или) застройщики, строящие объекты для инвесторов; (или) посредники, действующие от своего имени; (или) экспедиторы, получающие вознаграждение только за организацию перевозки. К сведению О том, как вести журналы учета счетов-фактур с 01.01.2015, мы рассказывали: журнал «Главная книга», 2015, N 1, с.
16; 2014, N 17, с. 23. В журнале надо регистрировать только «транзитные» счета-фактуры, полученные (выставленные, перевыставленные) в связи с деятельностью посредника, застройщика или экспедитора . При этом спецрежимники: (если) являются налоговыми агентами по НДС, то им нужно сдавать в инспекцию декларацию по этому налогу с заполненными разд.
10 и 11; (если) не являются налоговыми агентами по НДС, то с 2015 г.