Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «1С РКО — Расходный кассовый ордер в 1С:ERP. Инструкция по применению». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Невзирая на то, что мы живем в эпоху технологического прогресса, включающего в себя вышеупомянутый интернет-банкинг, некоторым компаниям выгодно расплачиваться сотрудниками за наличный расчет, к чему они и прибегают в отдельно взятых случаях. Как правило, такие взаиморасчеты с персоналом происходят тогда, когда денежные средства до кассы как раз и не доходят. Здесь речь идет о так называемом «черном нале», который свободно получается и передается через бухгалтера или директора организации. К примеру, компания ООО «СпешалРесурс» занимается куплей-продажей автомобильных запчастей. Директор фирмы Сергеев И.В. продает своему знакомому автомобильных запчастей бывших в употреблении на сумму 100000 рублей. Сделка была проведена на одном из городских рынков. Далее господин Сергеев возвращается в офис и выдает заработную плату своему бухгалтеру и помощнику заработную плату, что в сумме составляет приблизительно столько же, сколько он получил от своего покупателя. В данном случае, деньги не были нигде учтены, и подобная махинация считается абсолютно незаконной как с точки зрения налогового, так и со стороны трудового законодательства. Необходимость директора не платить заработную плату официально сводится к желанию уклониться от уплаты налогов, что по определению является уголовно наказуемым деянием.
Расходный кассовый ордер может оформить:
- главный бухгалтер,
- бухгалтер или сотрудник (например, кассир), которого назначил руководитель,
- директор (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
РКО составляется всегда в день выдачи денег.
Оформление РКО начните с заполнения:
- полного названия компании с указанием организационно-правовой формы,
- кода ОКПО,
- номера бланка в соответствии с внутренним документооборотом,
- даты заполнения,
- кода структурного подразделения, которое выдает деньги. Если его нет — ставьте прочерк,
- номера субсчета, по которому учитываются наличные,
- кода аналитического учета (если требуется),
- кредита (т.е. номера счета, который отражает выдачу денежных средств),
- суммы в рублях (цифрами).
Далее порядок заполнения РКО такой:
- нужно вписать полные ФИО того, кому выдаете деньги,
- отметить основание для выдачи, например: зарплата, материальная помощь, расходы на командировку и т.д.,
- указать сумму прописью,
- вписать наименование, дату и номер прилагаемого документа, на основании которого выдаете деньги. Это может быть платежная ведомость, квитанция, приказ, договор и т.д.
Почему безналичная форма расчета лучше?
Мы все в большинстве своем получаем заработанные деньги на свои банковские карты и настолько привыкли к этому, что едва ли представляем себе какой-то другой формат оплаты труда в рамках сегодняшнего дня. Безналичная форма оправдала себя на все 100%. Во-первых, с точки зрения работника, отпадает прямая необходимость носить с собой крупные суммы денежных средств и переживать за то, «как бы сумку кто не украл». Во-вторых, с точки зрения работодателя, нет нужды заказывать в банке наличные деньги. В особенности это актуально для крупных предприятий, где зарплатный фонд исчисляется миллионами. В-третьих, ни на кого не надо возлагать так называемую «полную материальную ответственность», о которой шла речь в случае с кассиром или же с тем лицом, кому делегированы данные полномочия. В связи с этим, если у компании нет как таковой необходимости выплачивать своим работникам зарплату «на руки» в прямом смысле этого слова, рекомендуем придерживаться все-таки режима электронного перевода денежных средств.
Порядок учета кассовых операций
Для организации бухгалтерского учета кассовых операций предназначен счет 50 «Касса». Согласно утвержденному плану счетов бухгалтерского учета к счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:
- 50.1 «Касса организации». На субсчете учитывается поступление и расход наличных денежных средств в валюте РФ;
- 50.2 «Операционная касса». На субсчете учитывается поступление и расход наличных денежных средств в билетных кассах, кассах отделений связи и т.п.;
- 50.3 «Денежные документы». На субсчете учитываются операции по движению почтовых марок, марок государственной пошлины, оплаченных авиабилетов и других денежных документов. Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение.
- 50.4 «Касса в иностранной валюте». На субсчете учитываются операции с наличной валютой. Валюта может приобретаться на внутреннем валютном рынке РФ (в банках) для оплаты командировочных расходов работников организации.
По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выдача денежных средств и денежных документов из кассы организации.
От Порядка ведения кассовых операций к первичным документам по учету кассовых операций
Обратимся к Порядку ведения кассовых операций в РФ — документу, на который прямо ссылается ст. 346.11 НК РФ, чтобы определить, какие первичные кассовые документы предписывает оформлять данный документ.
|
Положение Порядка ведения кассовых операций в РФ |
Первичный документ |
|
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое |
Кассовая книга |
|
Прием наличных денег кассами предприятий производится |
Приходный кассовый |
|
Выдача наличных денег из касс предприятий производится |
Расходный кассовый |
|
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие |
Журнал регистрации |
Таким образом, из анализа положений Порядка ведения кассовых операций в РФ становится понятно, что приходные и расходные кассовые ордера — не единственное, что должен иметь «упрощенец».
Кроме того, в п. 12 Порядка ведения кассовых операций в РФ сказано, что кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации. Данное положение отсылает нас к Постановлениям Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее — Постановление N 88), от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет».
Образец оформления РКО, составляемого на основании зарплатной ведомости
| РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР | Номер документа | Дата составления |
| 153Должен быть указан в зарплатной ведомости | 10.07.2015Должна быть указана в зарплатной ведомости. При этом дата составления РКО — это дата закрытия зарплатной ведомости, то есть последний день выплаты по ней зарплаты |
На кого выписать РКО при выплате зарплаты по ведомости
Поскольку никаких четких правил касательно того, как оформить РКО при выдаче зарплаты по ведомости, в Указании нет, будем исходить из общих правил. Они таковы. У зарплатной ведомости есть срок действия — максимум 5 рабочих дней . Конкретный срок должен указать в ведомости директор, исходя из того, сколько дней необходимо для выдачи зарплаты всем работникам (с учетом установленных сроков выплаты зарплаты, текущих командировок, отпусков, отгулов и т.п.). В течение этого срока сумма, подлежащая выдаче по ведомости, может храниться в кассе сверх лимита . И до тех пор пока этот срок не истечет либо вся зарплата не будет выплачена раньше окончания этого срока :
- РКО ни на общую указанную в ведомости сумму, ни на суммы, уже выданные по ведомости с начала действия ее срока, не оформляется;
- в кассовой книге не отражаются ни предназначенные для выдачи, ни уже выданные по ведомости работникам деньги.
На конец последнего дня срока действия ведомости кассир подписывает ведомость, помечает в ней депонированные суммы и передает ее в бухгалтерию. Бухгалтер все проверяет и тоже ставит свою подпись. И только после этого, но обязательно в тот же день, бухгалтер составляет РКО на общую фактически выданную работникам сумму , а его номер и дату указывает на последней странице ведомости. Затем кассир регистрирует РКО в кассовой книге .
Примечание
Если ведомостей несколько, например на каждый отдел — своя, то не обязательно составлять отдельный РКО на каждую из них. Можно сделать один РКО на общую сумму выданной зарплаты и приложить к нему все ведомости. Соответственно, во всех ведомостях нужно проставить номер этого РКО.
В обычном, незарплатном, РКО указание получателя и его паспортных данных, а также его подпись нужны, чтобы у организации осталось подтверждение того, что она выплатила определенную сумму определенному человеку, а тот ее получил. И оформляют такой РКО до выдачи денег указанному в нем получателю .
А вот на момент составления РКО на основе зарплатной ведомости:
- деньги уже выданы из кассы работникам по ведомости, причем часть, возможно, в предыдущие дни;
- подтверждение выдачи каждому определенной суммы уже есть — это подписи работников в ведомости.
РКО — бланк для выдачи денег из кассы
В 2019 году оформлять бланки расходных кассовых ордеров (далее по тексту — РКО) обязаны все организации независимо от их организационно-правового статуса и используемой системы налогообложения. Это правило указывается в п.4 ст.346.11, п.5 ст.346.26 НК РФ. Таким образом, определённый порядок учёта и ведения кассовых операций распространяется на:
- Организации, без учёта формы собственности (государственная, частная и т.д.);
- Предприятия и ИП, которые осуществляют работу с кассовой техникой;
- Индивидуальных предпринимателей, которые принимают наличные;
- Организации и ИП, использующие бланки строгой отчётности.
Что такое РКО — расходный кассовый ордер?
Под РКО понимают документ, который составляется для сопровождения выдачи наличных денежных средств.
Он выполняет несколько важных функций:
- Используется в качестве основания для учета выданных средств.
- Служит основанием для проведения рассматриваемой операции.
Стоит учитывать, что подобный документ выполняется на бланке установленного образца. Кроме этого, ему присуждают индивидуальный порядковый номер и регистрируют в книге учета.
При рассмотрении этого вопроса больше всего внимания следует уделить понятию кассы:
- Совокупность бухгалтерских операций, которые связаны с учетом и другими действиями с наличными средствами предприятия.
- Получение денег наличными всегда проводится при оформлении РКО.
Примечание! В документе указывается различная информация, используемая в дальнейшем для отчетности и при проведении других операци .
Расходный кассовый ордер (форма КО-2)
Бланк Расходного ордера (РКО) по форме КО-2
Расходный кассовый ордер — один из документов кассовой дисциплины, используемый для оформления каждой выдачи наличных денежных средств из кассы ИП или организации.
РКО формируется в одном экземпляре и подписывается:
— Кассиром, главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — лицо, их заменяющее)
— Получателем денежных средств
Оформленный расходный ордер остаётся в кассе. Но перед тем этим его нужно зарегистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
Исправления и помарки в РКО категорически не допускаются!
ВНИМАНИЕ: с 1 июня 2014 года установлен новый порядок ведения кассовых операций, согласно которому ИП могут не оформлять Приходный и Расходный кассовый ордер, а также не вести кассовую книгу (Указания ЦБ РФ № 3210-У). Строка «Организация»
Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если РКО заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)
Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если РКО заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)
В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет — ставится прочерк.
Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
Поле «Номер документа». Указывается порядковый номер РКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов. По правилам кассовые документы нумеруются по порядку с начала каждого календарного года.
Поле «Дата составления». Указываем дату выдачи денежных средств из кассы! И никак иначе. Дата указывается в формате — ДД.ММ.ГГГГ. Например, 02.06.2018.
ТАБЛИЧНЫЙ БЛОК «ДЕБЕТ» (ИП его не заполняют):
Пишем Код структурного подразделения организации (при наличии), на которое делается РКО.
Графа «Корреспондирующий счет, субсчет». Указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денежных средств из кассы согласно плану счетов бухучёта, например:
• 51 – сдача денежных средств в банк для зачисления на р/с
• 60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками
• 70 – расчеты с персоналом по оплате труда
• 71 – расчеты с подотчётными лицами
• 73 – расчеты с персоналом по прочим операциям
• 75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов
Графа «Код аналитического учета». Отражается соответствующий код по счету, указанному в предыдущей графе (при условии, что в организации предусмотрено наличие таких кодов).
Графа «Кредит. Указывается номер счета, по кредиту которого отражается выдача денежных средств из кассы организации. Обычно это счет 50.1 – «касса». ИП эту графу не заполняют.
Графа «Сумма». Записывается цифрами сумма денег, выдаваемая из кассы.
Графа «Код целевого назначения». Указывается код назначения использования выбывших денежных средств. Эта графа заполняется, только если организация применяет соответствующую систему кодирования.
Строка «Выдать». Указывается в дательном падеже (кому?) ФИО физического лица или наименование организации, которому (ой) выдаются деньги.
В каких случаях заполняется форма расходного кассового ордера
Расходный кассовый ордер заполняется, когда выдаются на руки наличные денежные средства в следующих случаях:
- когда сдается в банк денежная выручка для перечисления на расчетный счет, тогда в строке «Основание» прописывается: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка»;
- при выдаче денег под отчет (подразумевается использование наличности для осуществления предпринимательской деятельности сотрудником компании в целях данного предприятия) деньги выдаются по письменному заявлению получателя (подотчетного лица), документ составляется в произвольной форме, в нем указывается сумма к выдаче и период, на который она выдается;
- при выдаче наличных денег сотруднику компании для личного использования, например, командировочные расходы или материальная помощь. В этом случае в строке «Основание» допустима формулировка — «Для личных нужд»;
- когда необходимы наличные средства для нужд предприятия. В этом случае в документе необходимо указать конкретную цель для выдачи денег. В строке «Основание» можно указать: «Выдача денег для оплаты услуг» или «Наличные средства на приобретение товара».
Инструкция по заполнению бланка расходного кассового ордера
- В строку «Организация» вписывается название компании;
- Ниже вы увидите строку «Структурное подразделение». Она используется для указания подразделения, выдающего документ. Во многих компаниях данное подразделение отсутствует, поэтому они ставят прочерк в этой строке;
- Обязательно нужно проставить номер документа и дату его составления. Эта информация должна быть такой же, какая занесена в регистрационный журнал;
- Заполняя графу «Дебет», нужно проставить соответствующие коды. В некоторых организациях они просто отсутствуют. Тогда нужно поставить прочерки;
- В графу «Кредит» заносится номер бухгалтерского счета;
- «Код целевого назначения» является подтверждением того, для каких целей касса выдает наличные. Если компания его не применяет, здесь достаточно поставить прочерк;
- Сумму, которую сотрудник получает на руки, нужно прописать цифрами в соответствующей строке;
- Далее указывается, кому именно выдаются деньги;
- Пункт «Основание» используется для того, чтобы указать, куда именно направляются деньги, к примеру, командировочные расходы, материальная помощь и др.;
- Ниже строка «Сумма». Она предназначена для указания суммы прописью. Она указывается с заглавной буквы с начала строки. Слово «рублей» сокращать нельзя, его нужно написать целиком. Если имеются копейки, они прописываются при помощи цифр. Если копейки отсутствуют, ставится прочерк;
- В «Приложение» нужно вписать данные первичных документов, по которым из кассы выдаются наличные.
Как выписать расходный кассовый ордер
Нельзя просто скачать бесплатно бланк расходно-кассового ордера 2019 года и заполнить его. Для этого должно быть законное основание. Для расходования наличных денег, за исключением заработной платы, и выдачи кассового ордера таким основанием может быть:
- приказ руководителя о выделении средств для нужд организации;
- заявление сотрудника о выдаче подотчет денежных средств;
- выдача наличных на командировочные расходы;
- выдача денег на материальную помощь сотруднику.
Расходный кассовый ордер станет основанием для выдачи наличности из кассы. Получив расходный кассовый ордер, кассир проверяет правильность заполнения (п. 6.1 Указания):
- наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя);
- соответствие сумм, написанных цифрами и прописью, а также соответствие подтверждающим документам.
Перед выдачей наличных денег кассир должен запросить у получателя документ, удостоверяющий личность. После сверки с ним он вписывает в соответствующие графы реквизиты паспорта или другого документа. Затем передает денежные средства получателю. Тот должен их пересчитать и расписаться в расходном кассовом ордере.
ВАЖНО! В Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У были внесены изменения Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 № 4416-У, где сказано, что заявление работника может быть заменено распоряжением руководителя. А расходный кассовый ордер может оформляться в электронном виде с использованием электронной подписи.
Основные правила по оформлению расходно-кассового ордера
Документ не имеет стандартного, единого образца, рекомендованного к применению. Это значит, что предприятия и организации могут самостоятельно разрабатывать его бланк или же использовать один из распространенных шаблонов.
При разработке расходно–кассового ордера всегда нужно учитывать то, что он должен обязательно включать в себя наименование организации, которая его оформляет, сведения о том, на кого он выписывается, а также размер выдаваемой суммы. Кроме того, документ необходимо удостоверять подписью руководителя предприятия, бухгалтера и кассира.
Выписывать документ можно как в рукописном виде (что в последнее время встречается все реже), так и на компьютере. Заполняется «расходник» в одном экземпляре непосредственно тем сотрудником, который занимается выдачей наличности, но некоторые сведения в него вносит получатель финансовых средств.
Следует отметить, что к расходно-кассовому ордеру зачастую прилагаются документы, которые служат основанием для выдачи наличных денег из кассы (приказы, распоряжения руководства, копии договоров и т.п.) при этом, если на приложении есть подпись директора предприятия, то сам ордер удостоверять его подписью уже не обязательно.
Ставить печать на документе не нужно, поскольку он относится ко внутренней документации предприятия и к тому же с 2016 года требование к юридическим лицам о применении в деятельности печатей и штампов отменено.
Расходный кассовый ордер (форма КО-2) в 2019 году
В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ЗАО и т.д.) и наименование организации (например, ООО «Компания»).
В строке «Код по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.
Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).
В поле «Номер документа» указывается порядковый номер РКО (нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново).
В поле «Дата составления» указывается дата выдачи денег из кассы в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.2019). РКО должен быть оформлен в день выдачи денег из кассы, поэтому дата выдачи денег и день формирования ордера совпадают.
- Блок «Дебет»:
- В графе «Код структурного подразделения» указывается код подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).
- В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денег из кассы в соответствии с планом счетов бухучета:
- 51 – сдача денег в банк для зачисления на расчетный счет;
- 60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками;
- 70 – расчеты с работниками по оплате труда;
- 71 – расчеты с подотчётными лицами;
- 73 – расчеты с работниками по прочим операциям;
- 75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов.
Графа «Код аналитического учета» заполняется только при наличии соответствующих кодов.
В графе «Кредит» указывается номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денег из кассы (как правило, это счет 50.1 – «касса»).
В графе «Сумма» указывается цифрами сумма денежных средств, выдаваемая из кассы.
Как рассчитать размер аванса?
Первая в месяце выплата зарплаты, либо как ее больше называют, аванс, не имеет четких параметров в ТК РФ. Но есть другой документ, который содержит параметры расчета этой выдачи денег работникам. Речь идет о Постановлении № 566 Совмина СССР от 23.05.1957, которое все еще не утратило свою силу и действует в тех частях, что не противоречат основному документу, регламентирующему трудовые отношения. Оно устанавливает размер аванса в сумме не меньшей, чем реально заработанные средства за фактически отработанный отрезок времени согласно тарифной сетке. Этот расчет очень часто применяется для определения авансовых платежей.
Кроме этого допускается вычисление первой выплаты месяца такими способами:
- пропорционально установленному окладу и количеству фактически отработанных дней;
- установленной суммы, которая однажды рассчитывается, как процент от оклада или другим методом.
Но второй вариант достаточно рискован для работодателя и может принести дополнительные хлопоты бухгалтерам. Ведь могут быть случаи, когда работник по тем или иным причинам не сможет отработать выплаченный аванс. К примеру, он пойдет на больничный, отпуск за свой счет и другие варианты.
Такая ситуация ведет к возникновению задолженности работника перед работодателем. Ее удержание довольно непростой процесс для ИП, в основном в документальном порядке, даже если сотрудник готов возместить все переплаты.
Первый вариант намного труднее изначально для бухгалтеров, но во много раз надежней. Это связано с тем, что выплачивается аванс за фактически отработанные дни согласно табелям учета рабочего времени. Переплатить при такой форме расчета аванса практически невозможно. Министерство труда РФ настоятельно рекомендует использовать именно этот способ определения размера аванса.
Еще есть один момент, который следует знать ИП, для проведения правильных выплат зарплаты сотрудникам. Речь идет о требовании извещать каждого работника об этом письмом, в котором необходимо указать:
- об элементах заработной платы за месяц выплаты;
- обо всех дополнительных выплатах в текущем периоде, в том числе за нарушение сроков оплаты труда, больничные, отпускные и другие;
- о суммах списаний и удержаний с начисленного дохода;
- об итоговой сумме, подлежащей к выплате.
Таким письмом является расчетный лист, который устанавливается предпринимателем на основе мнения работников.
Как лучше РКО — в Word или другом формате
Бланк расходного кассового ордера может быть представлен в 2 основных форматах — Word и Excel. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки.
Word-документы открываются в большем количестве программ — в распространенных операционных системах (Windows, Linux, MacOS), как правило, всегда есть предустановленное ПО, способное работать с файлами соответствующего формата.
С Excel-файлами корректно работает относительно немного решений — Microsoft Excel, Open Office Calc и их аналоги, включая «облачные» виды ПО. Как правило, в современных ОС по умолчанию они не установлены.
Если вы решили расходного кассового ордера в формате Excel, то в вашем распоряжении окажется более универсальный файл. Например, когда он создан в одной версии Microsoft Excel, то без проблем распознается в любых других, а в большинстве случаев также и в сторонних программах. В то время как Word-файлы в силу особенностей их структуры не всегда корректно распознаются в программах, отличающихся от тех, в которых были созданы.
Еще один аргумент за то, чтобы РКО в Excel заключается в удобстве его заполнения на компьютере. Структура файлов данного типа такова, что бухгалтеру труднее ошибиться с заполнением нужных данных на ПК, так как ячейки для ввода информации выделены. При заполнении Word-документа есть вероятность по ошибке затронуть иные элементы форматирования документа, вследствие чего его структура может быть нарушена.