Положение о служебных командировках в 2022 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Положение о служебных командировках в 2022 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Поскольку положение о командировках можно отнести к локальным нормативным актам, то обязательным к разработке и использованию оно не является. Однако, если все же решено его применять, то нужно соблюдать определенную процедуру его ввода в действие.

Как устанавливают сроки

Длительность нахождения сотрудника в служебной поездке так же определяет положение о командировках. И здесь важно не забывать про форс-мажорные обстоятельства.

Пример

ООО «Гуру» отправило главного бухгалтера Широкову в командировку. Срок отсутствия согласно приказу – 3 дня (6 – 8 сентября 2022 года). При этом компания отправила ее на самолете, однако обратный рейс задержали. В итоге сотрудница вернулась в город только вечером 10 февраля. То есть фактически командировка длилась 5 дней. А определение сроков поездки таким образом предписано положением о командировках 2022-го года в ООО «Гуру».

Для ситуаций, когда человек добирался к месту командирования на попутном транспорте, не предусмотрено каких-либо четких инструкций. Определение длительности поездки в этом случае происходит на основании приказа руководства, который был составлен для выдачи направления в командировку. Основанием для определения продолжительности отсутствия работника служат:

• даты начала и окончания служебной поездки, согласно данному приказу;
• сопутствующие бумаги (в зависимости от конкретной ситуации).

Законодательство РФ не предусматривает обязательное составление служебной записки в качестве направления в командировку. Вопрос о необходимости данного документа каждое предприятие решает отдельно. Составить ее можно в свободной форме, указав:

• причины командировки;
• задачи, решить которые должен командированный сотрудник.

Бывают ситуации, когда этот служебный документ составляет непосредственно сам работник. К таковым относят:

• использование в период деловой поездки личного, служебного или арендованного автомобиля;
• отсутствие у сотрудника бумаг, подтверждающих трату выделенных средств.

В этих случаях написание служебной записки происходит по возвращении работника из поездки.

Порядок утверждения положения

Проект положения нужно обязательно отправить в профсоюзный орган, имеющийся в компании, и в установленном порядке провести его согласование. Если такой не сформирован, то данный шаг можно опускать.

После этого производится его ввод в действие, это допускается сделать двумя способами:

• Поставить на положении специальный гриф «Утверждаю», с подписью руководящего лица. Если положение также согласовывалось с уполномоченными сотрудниками, то необходимо предусмотреть также графы и для них.
• Издать отдельный распорядительный документ — приказ об утверждении положения о командировках. В нем нужно указать при каких условиях и с какой даты положение начинает действовать. На обложке положения также ставится гриф «Утверждено», и затем записываются сведения о приказе.

Положение о командировках образец бланк (бланк, образец — 2020)

В хозяйственной деятельности многих предприятий и фирм возникает необходимость отправки сотрудников в служебные командировки.

Так как поездки по служебным надобностям несколько выходят за рамки обычной, стандартной трудовой деятельности, потребовались дополнительные разъяснения от законодателя о направлении работников в деловые поездки. Рассмотрим положение Правительства страны о командировках.

Как отправить сотрудника в командировку

Прежде всего, отметим, что то, как будет осуществляться трудовая деятельность работника, должно быть в подробностях оговорено при трудоустройстве. В том числе и возможность направления сотрудника в служебные поездки.

• Если такого пункта в трудовом договоре нет, то придётся каждый раз просить письменного согласия сотрудника на каждую такую поездку.
• Так как командировка – это поездка по служебной необходимости и совершается в интересах работодателя, последний должен своим волевым решением обозначить необходимость командировки – составить и издать приказ о направлении сотрудника в поездку.
• С возникновением интереса в командировке у руководства фирмы, связана и обязанность обеспечить такую поездку, то есть командировка всегда осуществляется за средства работодателя.
• Командировка считается нормальной трудовой деятельностью и не может оплачиваться ниже, чем установленный размер заработной платы командированного сотрудника.
• Кроме того, если на служебные надобности работник в командировке тратить собственные средства, фирма обязана по возвращении возместить затраты сотрудника.
• Работник в командировке

По положению о командировках, направленный в поездку сотрудник обязуется выполнять распоряжения руководителя, представляя интересы компании в пункте назначения поездки. В этом и смысл служебных поездок.

Бизнес может потребовать присутствия представителя компании на значительном удалении от головного предприятия, при этом, специфика дела требует присутствия не руководителя организации, а конкретного специалиста. Выходом как раз и является направление требуемого работника в командировку.

1. Помимо отчёта о проделанной в ходе поездки работе, сотрудник, вернувшийся из командировки, обязан и отчитаться за денежные средства, выдаваемые на поездку – командировочные.
2. Командировочные – это деньги целевого назначения, значит, тратить их можно только непосредственно на обеспечение поездки (проживание в гостинице, билеты на транспорт, питание).
3. Нецелевая трата командировочных, как и невыполнение задания руководителя, являются нарушениями установленных правил в сфере трудовых отношений и могут повлечь дисциплинарную и материальную ответственность.
4. Если фирма направляет сотрудника в командировку, значит это важно и необходимо, следовательно, и относиться к служебной поездке требуется соответственно.
5. Ниже расположен типовой бланк и образец положения о командировках, вариант которого можно скачать бесплатно.

Постановление Правительства № 749 о командировках

Командировка — это работа штатного сотрудника (пп. 2, 3 Положения, утвержденного Постановлением № 749):

• выполняемая вне места постоянной трудовой деятельности (в том числе если командируемый отправлен в структурное подразделение работодателя в другом городе);
• выполняемая на основании письменного решения работодателя (как правило, оформляемого в виде приказа директора фирмы);
• осуществляемая в рамках определенного срока.

Поездка штатного работника, осуществляющего трудовые функции разъездного характера (например, если человек работает экспедитором в межрегиональной транспортной компании), не признается командировкой вне зависимости от географии работы.

При определении сроков поездки следует иметь в виду, что (пп. 4, 7 Положения):

• Длительность командировки устанавливается работодателем исходя из особенностей служебного задания, которое предстоит решить сотруднику.
• День начала командировки отсчитывается с даты отправления транспортного средства от места штатной работы командированного (города, из которого работник уезжает), а днем ее завершения будет дата прибытия в место штатной работы (с учетом возможного времени на преодоление расстояния между аэропортом, станцией или пристанью и городом).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При этом если командируемый уехал (приехал) до 12 часов ночи, то он считается уехавшим (прибывшим) в текущие сутки. Если после 12, то отсчет командировки начинается со следующего дня.

• То, во сколько командируемый приходит на работу (уходит с нее) в день поездки (возвращения), устанавливается по договоренности с работодателем.
• Точное время отъезда (прибытия) работника устанавливается проездными документами. Если работник ездил в командировку на служебной или своей машине и проездные документы, подтверждающие дату убытия/прибытия, отсутствуют, то срок пребывания работника на месте командировки отражается в служебной записке, дополненной документом, подтверждающим маршрут поездки. Например, это может быть путевой или маршрутный лист. При отсутствии таких документов срок пребывания работника в месте командировки подтверждается гостиничной квитанцией либо ее аналогом. Если подтверждающих документов нет, то сотруднику следует предоставить служебную записку, командировочное удостоверение либо иной документ с отметкой (штампом, печатью при наличии, подписью уполномоченного лица) о дате прибытия и отъезда принимавшей его стороны.

Расходы командируемого за границу покрываются работодателем по тем же основным принципам, что определены Положением для российских командировок, но с учетом следующих особенностей (пп. 17–24 Положения, ст. 168 ТК РФ):

1. Локальным нормативом работодателя устанавливается порядок компенсации расходов командируемых сотрудников в валюте и в рублях — соответственно, при их нахождении на территории России и за границей.

2. Компенсация расходов в валюте начинается со дня пересечения командируемым границы РФ, который устанавливается:

• по отметкам в паспорте — в общем случае;
• по проездным документам, если сотрудник ездил в государство СНГ, которое в соответствии с соглашением с Россией не проставляет отметки в паспортах граждан РФ (например, Беларусь, Казахстан).

3. При пересечении границы туда и обратно в один день сотруднику выплачивается 50% суточных, установленных локальным нормативом для обычных заграничных командировок.

4. Командированному за рубеж дополнительно компенсируются:

• расходы на получение загранпаспорта, виз и иных документов, необходимых для поездки;
• консульские и иные сборы (например, аэропортовые, транзитные при пользовании автомобильным транспортом);
• страховка (к примеру, обязательная при оформлении европейских виз);
• прочие обязательные платежи.

Статья 166. Понятие служебной командировки

В зарубежных рабочих поездках длительностью в один день компенсация обязательна и начисляется в половинном размере от суммы, указанной руководством командирующей компании во внутренних служебных документах.

Касательно коммерческих предприятий: в разных организациях размер и вид валюты для суточных начислений в зарубежных поездках может варьироваться и зависит от страны, являющейся целью командировки.

Для бюджетных же организаций (согласно Постановлению Правительства РФ 812 от 26.12.2005) суммы суточных в зарубежных служебных поездках определены следующим образом (на примере некоторых стран):

Страна зарубежной командировки

Суточные выплаты (в долларах США)

Австрия

66

Болгария

55

Белоруссия

57

Венгрия

61

Германия

65

Канада

62

В день возвращения из-за рубежа дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. Соответственно, в день отъезда за рубеж дата пересечения границы РФ включается в те дни, за которые денежные средства выплачиваются в инвалюте (п.18 Постановления Правительства РФ 749 от 13.10.2008).

Добавим также, что начисление может устанавливаться работодателем в американских долларах и выплачиваться на руки в рублевом эквиваленте.

Обратите внимание

Компенсация затрат, понесенных сотрудников из-за испоьзования личного транспорта в командировке осущестляется только при предоставлении обязательных документов (путевого листа, копий чеков, авансового отчета и тд) Подробнее читайте в этой статье

• Расходы на аренду или найм жилого помещения. Напомним, что договор аренды заключается, если хотя бы одна из сторон является юридическим лицом, а договор найма в случае, если обе стороны физические лица. Максимальная сумма возмещения по данной статье расходов – 550 рублей в сутки. При отсутствии документов подтверждения, размер выплаты сокращается до 12 рублей за сутки проживания.
• Суточные расходы возмещаются в размере 100 рублей за сутки командировки.
• Возмещение оплаты проезда до места командировки и обратно осуществляется в размере фактических расходов. Обязательно наличие подтверждающих документов установленного образца. При отсутствии проездных документов оплата производится в ином порядке. Рассмотрим возможные варианты более подробно в таблице, приведенной ниже.

Вид транспорта	При наличии проездных документов	При отсутствии проездных документов
Железнодорожный	купейный вагон скорого фирменного поезда	плацкартный вагон пассажирского поезда
Воздушный	салон эконом-класса	————————
Морской	каюта 5 группы	каюта 10 группы
Речной	каюта 2 категории	каюта 3 категории
Паромная переправа	каюта 1 категории	каюта 3 категории
Автомобильный	общего пользования (кроме такси)	автобус общего типа

Возмещение понесенных сотрудником затрат осуществляется организацией, его командировавшей. При этом оплата затрат по нормам, установленным данным постановлением, производится из средств, выделенных на эти цели из федерального бюджета. Возмещение затрат, совершенных сверх установленных норм, проводится за счет экономии средств бюджетной сметы.

Компании, предполагающие осуществление командировок сотрудников в ходе своей деятельности, должны иметь собственное разработанное Положение о командировках.

Это необходимо для того, чтобы были учтены все нюансы функционирования компании. Положение о командировках – это внутренний локальный акт, поэтому единой формы не существует.

Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки

В положении о командировках не лишним будет перечислить все случаи, когда работник имеет право отказаться от командировки, и ситуации, когда запрет на отправку работника в служебную поездку налагается законом. Это позволит сотрудникам отстаивать свои законные права и исключит трудовые конфликты.

Так, ТК РФ запрещает направлять в служебные поездки беременных сотрудниц (ст. 259), работников в период действия ученического договора, если командировки не связаны с ученичеством (абз. 3 ст. 203), а также несовершеннолетних работников фирмы (ст. 268). В отношении последней категории работающих указанной статьей ТК РФ предусмотрены нюансы: не запрещены командировки несовершеннолетних творческих работников согласно перечню, утверждаемому Правительством РФ (постановление от 28.04.2007 № 252).

Другой группе работников позволено выразить отказ или согласиться поехать в служебную поездку. Свою волю в данном случае они могут выразить в письменной форме. Среди таких сотрудников (ст. 259 ТК РФ):

• женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
• матери и отцы, единолично воспитывающие детей в возрасте до 5 лет;
• работники с детьми-инвалидами;
• сотрудники, ухаживающие за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).

Такой же выбор предоставлен опекунам и попечителям несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).

Утверждение положения о служебных командировках: нужен ли приказ

Положение о служебных командировках не относится к обязательной локальной документации, по этой причине оно может в принципе отсутствовать в организации. В связи с этим не урегулирован на законодательном уровне и порядок утверждения и введения в действие такого положения.
Организация может утвердить упомянутый документ одним из следующих способов либо их сочетанием:

• издать приказ об утверждении положения о командировках(в таком распорядительном документе можно сразу указать и введение в действие положения с определенной даты, утрату юридической силы предыдущей редакции положения о командировках с момента вступления в силу настоящей и т. д.);
• разместить на первой странице положения гриф об утверждении документа со всеми необходимыми атрибутами (см. п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Выбор способа утверждения осуществляется в соответствии с требованиями локальной документации и правилами документооборота на предприятии.

Обратите внимание! Указанный приказ можно отнести к группе приказов по основной деятельности, соответственно, он должен храниться на предприятии, по общему правилу, на постоянной основе (п. 19 «Перечня типовых управленческих архивных документов…», утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Вместе с тем приказы о направлении в длительные командировки, в командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда подлежат хранению в течение 75 лет, приказы о направлении в краткосрочные командировки хранятся 5 лет (п. 434 Перечня).

Дополнительно о такой категории документов, как приказы по основной деятельности, читайте в нашей статье по ссылке «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».

Командировочные расходы

Работодателю необходимо определить и зафиксировать перечень и объем затрат, которые компания компенсирует командированному сотруднику.

Например, данный перечень может состоять из следующих расходов:

1. оплата проезда;
2. найма жилого помещения;
3. суточные;
4. затраты на бензин, если командировка согласована на личном транспорте;
5. оплата аэроэкспресса;
6. такси и пр.

Важно обратить внимание, какие из расходов оплачиваются только при условии предоставления первичных документов, а какие — при их отсутствии.

После составления подобного перечня работодатель должен принять решение о размере возможной компенсации и способе ее выплаты, а также описать случаи при потере документов, подтверждающих расходы. Например, в таких ситуациях сотрудник за свой личный счет делает запросы на восстановление утерянных документов (билеты на поезд, билеты на самолет, проживание в гостинице). Если документы были не именные (билеты на автобус, электричку) и восстановить их невозможно, то затраты не принимаются и оплачиваются за счет командируемого сотрудника на основании его письменного согласия посредством взыскания из заработной платы.

Необходимо особое внимание уделить закреплению в положении о командировках затратам по размеру суточных. Размер суточных законодательно не регламентирован, поэтому в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли или УСН, они принимаются в любом самостоятельно установленном работодателем размере.

Также компенсация затрат, в которые входят и размер суточных, может быть установлена в одинаковом размере для всех сотрудников компании или возмещение сумм будет варьироваться в зависимости от занимаемой должности.

Например, в положении о командировках могут быть установлены следующее ранжирование размера суточных:

1. по Москве и Санкт-Петербургу:
   Руководителям отделов и исполняющим обязанности руководителей – 600 руб. в сутки;
2. Остальным сотрудникам – 500 руб. в сутки;
3. по остальным городам:
   Руководителям отделов и исполняющим обязанности руководителей – 500 руб. в сутки;
4. Остальным сотрудникам – 400 руб. в сутки.

Следует заметить, что для целей обложения суточных НДФЛ и страховыми взносами, регулируемыми НК РФ, действует ограничение, обязывающее удерживать налог на доходы и начислять страховые взносы с сумм, превышающих:

• 700 руб. — для командировок по территории России;
• 2 500 руб. — для зарубежных поездок.

В связи с этим чаще всего размер суточных устанавливают именно в этих пределах (как в примере выше).

Документы для оформления командировки

Ранее в нашем блоге мы рассказывали о том, как оформлять деловые поездки, а сегодня подробнее поговорим о том, какие документы нужны для оформления командировки.

В 2021 году перечень документов для оформления командировки выглядит так:

• приказ — этот документ закрепляет сам факт командировки;
• служебное задание — его подписывает руководитель сотрудника, в документе содержится информация о целях поездки и задачах командированного (эти данные можно внести в приказ и не заполнять отдельное задание);
• расходный кассовый ордер — на основании приказа работник получает аванс для покрытия расходов, эту выплату нужно оформить;
• согласие на работу в выходные — если вы знаете, что сотрудник будет выполнять служебное задание в том числе и в выходные, понадобится его письменное согласие (если работа будет идти в обычное время, эта бумага не нужна);
• авансовый отчёт — по возвращению работника из командировки он должен сдать авансовый отчет, к которому прикладываются все документы, подтверждающие затраты.

Рассмотрим необходимые документы подробнее.

До 2015 года российские компании были обязаны отдельно заполнять служебное задание и командировочное удостоверение. Теперь нужно заполнять лишь приказ. Причем компания вправе разработать форму документа самостоятельно, также можно воспользоваться унифицированной формой Т-9.

Подробно составление этого документа мы рассматривали в нашей статье. Вкратце, он должен содержать следующие сведения:

• полное наименование организации;
• ФИО сотрудника, его должность и код подразделения;
• место назначения;
• длительность командировки;
• цель поездки и ее основание (служебное задание)

В настоящий момент заполнение отдельного служебного задания — не обязательно. Входящие в него данные могут быть внесены сразу в приказ, однако часто для облегчения отчетности специалисты по кадровому администрированию предпочитают использовать бланк служебного задания.

Для этого документа также существует унифицированная форма Т-10а. Заполнять её нужно в два этапа. Первый из них осуществляется ещё до старта командировки: в документ вносится информация об организации, бланку присваивается порядковый номер, данные о работнике и его отделе, параметры командировки. Обычно всю эту информацию заполняет сам сотрудник.

После его возвращения из поездки уже его руководитель завершает заполнение служебного задания. Он перечисляет выполненные в ходе поездки задачи и вносит резюме об итогах в специальную графу.

Все командировочные расходы компенсируются работнику на основании авансового отчета. Авансовый отчет может заполняться от руки или в электронном виде. Мы перечислим все случаи компенсации затрат и расскажем, как оплачивается командировка в РБ.

Итак, согласно актуальной версии Трудового кодекса, работнику авансом возмещаются расходы:

• на проезд;
• на проживание (аренду жилья);
• суточные расходы – о них подробнее расскажем ниже;
• некоторые другие расходы – например, визы, страховки.

Правила внутреннего трудового распорядка – локальный акт, то есть документ, составленный работодателем. Это может быть самостоятельный документ или приложение к коллективному трудовому договору. По сути, ПВТР – это набор инструкций, регулирующих вопросы, которые в соответствии с Трудовым кодексом должен решать наниматель. Например, какой установить в компании режим работы, чем поощрить сотрудников, назначать ли испытательный срок при найме.

Законодательство не устанавливает какой-либо определённой формы или структуры для ПВТР, поэтому составить документ можно произвольно. Далее он утверждается приказом руководителя или ИП. Правила обязательны для применения всеми сотрудниками, поэтому каждого нанимаемого необходимо знакомить с ними под подпись ещё перед заключением трудового договора.

Разработать и утвердить ПВТР должны все наниматели – организации и индивидуальные предприниматели.

Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку

В некоторых случаях согласия работника недостаточно для составления приказа. Для некоторых категорий граждан командирование под запретом — беременные женщины (ст. 259 ТК РФ), несовершеннолетние (ст. 268).

Перед тем как отправить сотрудника в командировку, нужно также удостовериться, что отсутствуют ограничения медицинского характера. Также важно, чтобы работник не проходил через индивидуальный план реабилитации или был оформлен по ученическому договору.

Обязательное согласие на командирование требуется:

• для одиноких родителей с детьми до 5 лет;

• для опекунов детей до 5 лет;

• для лиц, ухаживающих за больным родственником (на основе медицинского заключения) или за ребенком с инвалидностью.

Положение о командировках: каким должен быть образец 2021 года

Документ, регламентирующий процедуру возмещения сотрудникам расходов во время служебных отъездов (траты на жилье, проезд, суточные), обычно называется – положение о командировках (образец 2021 года будет в конце статьи). Этим же положением определяют перечень действий обоих сторон – работника и нанимателя – при возникновении в командировке нестандартных ситуаций.

Для каждого предприятия должен быть свой документ, в котором четко расписаны все характерные для него нюансы служебных поездок.

Обычно положение о командировках включает несколько разделов. Один из основных – о порядке предоставления отчетности, связанной с направлением в служебную командировку. И чаще всего устанавливают такое правило:

Командированный работник в течение 3-х рабочих дней после возвращения обязан предоставить документы, подтверждающие целевое расходование выданных для поездки средств.

При составлении положения необходимо конкретизировать статьи командировочных трат, которые организация компенсирует сотруднику.

Если командировка – однодневная, то есть работник к ночи возвращался домой, организация обязана компенсировать все затраты по проезду и провозу необходимого для работы багажа (если таковой есть). А вот суточные при такой командировке не положены.

Приказ об утверждении положения о командировках

Если в этом возникает необходимость, то подписывается приказ об утверждении положения о командировках. Именно этот документ придает локальному нормативному акту организации юридическую силу, хотя существуют и альтернативные методы утверждения.

Стоит отметить, что положение о командировках не является обязательной бумагой для всех компаний. В ряде организаций, особенно небольших и осуществляющих свою деятельность в пределах одного населенного пункта, такая документация будет излишней.

Но если сотрудники организации посещают другие города в рабочих целях, а тем более проводят в командировках значительное количество времени, то положение и его продолжение в виде приказа будут жизненно важны для соблюдения норм документооборота и нормальной работы бухгалтерии.

Главный функционал Положения – документально оформить расходы, естественно возникающие при командировочных процессах, а также предупредить возможные спорные ситуации.

Как отчитаться об использовании суточных в командировке

Независимо от того, сколько суточные в командировке, отчитываться за них не нужно. Сумма предназначена для питания и передвижения по месту проведения командировки, может быть потрачена на усмотрение сотрудника. Документально подтверждать второстепенные затраты не нужно. Это прописано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Но для обоснования расходов в налоговом и бухгалтерском учете, суточные нужно включать в авансовый отчет.

Авансом выплачивают только суточные, которые указаны в законодательстве фиксированными суммами. Авансовый отчет предоставляет сотрудник не позже трех дней с момента возвращения. Заполнение документа осуществляют по образцу. Суточные списывают в день утверждения авансового отчета. Вычет НДС возможен только в случае поездок за границу.

Похожие записи:

• Налоговый вычет при покупке дома
• С какими долгами выпускают за границу в 2023 году
• Актуарная оценка и аудиторская проверка деятельности фонда